Per E-Mail wegen Bewerbung nachfragen: Formulierung und Muster

Nach einer Bewerbung keine Rückmeldung zu erhalten, kann frustrierend sein. Dennoch sollten Sie dem jeweiligen Unternehmen ausreichend Zeit einräumen, Ihre Bewerbung zu sichten. Schließlich kann es vielerlei Gründe geben, warum die Bewerbung noch nicht bearbeitet wurde oder man Sie noch nicht informiert hat. Indem Sie per E-Mail nach Ihrer Bewerbung fragen, können Sie den Personalverantwortlichen an die eigene Bewerbung erinnern und so möglicherweise den Entscheidungsprozess beschleunigen. Dabei gibt es jedoch einige Punkte zu beachten.

Je nach Unternehmen kann ein Bewerbungsprozess unterschiedlich lange dauern – von zwei Wochen bis hin zu zwei Monaten. Dabei hängt die Länge des Prozesses in der Regel von der Größe und Personalsituation des Unternehmens ab. In kleineren Unternehmen dauert es meistens weniger lang, weil hier die Wege kürzer und die Verantwortlichkeiten weniger stark verteilt sind als in größeren Unternehmen. Dennoch kann es immer sein, dass Bewerbungen aufgrund dringender Aufträge oder anderer Gründe liegen bleiben. Wenn Sie wegen Ihrer Bewerbung nachfragen, sollten Sie diese Möglichkeiten nicht außer Acht lassen.

Warum haben Sie noch keine Rückmeldung erhalten?

• Der Bewerbungsschluss ist noch nicht erreicht.
   
• Die verantwortlichen Mitarbeiter sind krank oder im Urlaub.
   
• Die verantwortlichen Mitarbeiter sind mit dringlicheren Aufgaben ausgelastet.
   
• Es haben sich mehr Kandidaten auf die Position beworben als erwartet.
   
• Die Auswahl der Kandidaten nimmt mehr Zeit in Anspruch als geplant.
   
• Die Entscheidung des präferierten Kandidaten steht noch aus.
   
• Aufgrund von internen Entscheidungen im Unternehmen wird die Stelle doch nicht besetzt.

Das Nachfassen per E-Mail oder Telefon erfordert ein gewisses Fingerspitzengefühl. Dazu zählt auch, den richtigen Zeitpunkt zu wählen. Grundsätzlich gibt es hier keine Richtlinie. Wann der ideale Zeitpunkt fürs Nachfragen bei einer Bewerbung ist, hängt von zahlreichen Faktoren ab, die Sie als Bewerber in der Regel nicht beeinflussen können. Denn Sie wissen normalerweise nicht, wie die Abläufe innerhalb des Unternehmens aussehen und wie dort gerade die Lage ist. Daher gilt: Erkundigen Sie sich nach dem Stand der Bewerbung, sobald Sie dies für sinnvoll halten – jedoch frühestens ein bis zwei Wochen, nachdem Sie sich beworben haben. Sie unterstreichen dadurch auch Ihr Interesse, was für Arbeitgeber ein positives Signal sein kann.

Im Rahmen einer Umfrage des Unternehmens Accountemps aus dem Jahr 2017 wurden Personalmanager gefragt, wie lange Bewerber bis zum Nachfassen per E-Mail oder Telefon warten sollten. Ein Ergebnis: 43 Prozent der Personalverantwortlichen empfehlen Bewerbern, ein bis zwei Wochen nach Eingang wegen ihrer Bewerbung nachzufragen.

Alle Ergebnisse der Umfrage: Wann sollten Kandidaten wegen ihrer Bewerbung nachfragen?

• Weniger als eine Woche: 19 %
• 1–2 Wochen: 43 %
• 2–3 Wochen: 30 %
• 3 Wochen oder mehr: 8 %
• Bewerber sollten nicht nach ihrer Bewerbung fragen: 0 %

Dies zeigt auch, dass ein Nachfragen in aller Regel nicht negativbewertet wird. Sie sollten also auf keinen Fall davor zurückschrecken – solange Sie nicht zum wiederholten Mal fragen. Sollten Sie keine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten, können Sie es per Telefon versuchen. Meist werden Sie auf die freundliche Frage nach Ihrer Bewerbung hin mit der zuständigen Person verbunden. Für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter ist die Personalverwaltung verantwortlich.

Mit einer auf die Bewerbung folgende E-Mail können Sie beim Personalverantwortlichen Pluspunkte sammeln – wenn Sie dabei ein paar Regeln beachten. Daran sollten Sie sich halten, wenn Sie bezüglich Ihrer Bewerbung nachfragen:

Für das Formulieren der E-Mail gibt es ein paar Empfehlungen, an die Sie sich halten sollten. Welche sind das?

1. Seien Sie höflich: Mit Ihrer E-Mail möchten Sie einen professionellen Eindruck vermitteln – dafür ist eine höfliche BegrüßungPflicht. Nennen Sie den Personalverantwortlichen beim Namen. Bedanken Sie sich, wenn Sie z. B. eine Empfangsbestätigung erhalten haben.

2. Halten Sie sich kurz: Schildern Sie Ihr Anliegen möglichst kurz und präzise. So kann der entsprechende Personalmanager dieses schnell verstehen und bearbeiten.

3. Formulieren Sie eine präzise Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte die Position beinhalten, für die sich beworben haben sowie Ihren Namen. So kann der Personalverantwortliche Ihre E-Mail leichter zuordnen.

4. Machen Sie Ihr Interesse deutlich: Wenn Sie ein starkes Interesse an der Arbeitsstelle haben, ist das Ihr Antrieb, wegen der Bewerbung nachzufragen. Erinnern Sie Ihren potenziellen Arbeitgeber daran, dass gerade Sie die Stelle optimal besetzen würden. Holen Sie dabei jedoch nicht unnötig weit aus.

5. Stellen Sie eine Frage: Formulieren Sie ein konkretes Anliegen, etwa in Form einer Frage. Wann können Sie mit einer Rückmeldung rechnen? Wie wird der weitere Bewerbungsprozess ablaufen?

6. Signalisieren Sie, dass Sie für ein Gespräch zur Verfügung stehen: Sie können in Ihrer E-Mail mitteilen, wann Sie für ein Kennenlernen vor Ort verfügbar wären. Generell sollten Sie sich offen für eine Kontaktaufnahme zeigen.

7. Überprüfen Sie die E-Mail: Nicht nur durch Ihre Bewerbungsunterlagen, sondern auch durch Ihre E-Mail haben Sie die Möglichkeit, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Dafür sollte der Text unbedingt fehlerfrei sein. Überprüfen Sie ihn daher zum Schluss noch einmal auf Grammatik und Rechtschreibung. Vergewissern Sie sich außerdem, dass Sie den Adressaten korrekt benannt haben, bevor Sie die Mail abschicken.

E-Mail-Vorlagen können Ihnen dabei helfen, Ideen für mögliche Formulierungen zu sammeln. Jedoch müssen Sie die E-Mail immer an den jeweiligen Job anpassen, für den Sie sich beworben haben. Diese beiden Vorschläge können Sie als Muster verwenden:

Eine weitere Möglichkeit, um Ihren Bewerbungsstand zu erfragen, ist die Kontaktaufnahme per Telefon. Worin unterscheiden sich E-Mail und Telefon hierbei?

Darüber hinaus sind viele Personaler auf professionellen Social-Media-Plattformen wie Xing oder LinkedIn aktiv. Auch hierüber ist eine Rückfrage möglich. Es gelten prinzipiell die gleichen Standards wie bei einer E-Mail. Der Vorteil: Klickt die Kontaktperson Ihr Profil an, können Sie womöglich gleich damit punkten – natürlich, sofern es seriös und ansprechend gestaltet ist.

Wie informiert man sich nach dem Vorstellungsgespräch über den aktuellen Stand im Bewerbungsprozess? Wurde vielleicht schon eine Entscheidung getroffen? Mit einigen einfachen Maßnahmen machen Sie sich das Leben leichter und bleiben den Personalverantwortlichen positiv im Gedächtnis.

• Erkundigen Sie sich – z. B. bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch – über die Namen Ihrer Ansprechpartner und deren Funktion im Unternehmen.
   
• Bitten Sie Ihre Gesprächspartner um eine Visitenkarte.
   
• Fragen Sie zum Ende des Gesprächs nach dem weiteren Verlauf.
   
• Bedanken Sie sich nach dem Bewerbungsgespräch noch einmal per E-Mail – damit bestärken Sie Ihr Interesse an einer Mitarbeit.

Ist trotz allem bereits einige Zeit seit dem Vorstellungsgespräch verstrichen, haben Sie das gute Recht, nachzufragen. Bleiben Sie auch dabei stets freundlich und höflich und machen Sie weder Druck noch Vorwürfe. Bekunden Sie Ihr Interesse und fragen Sie den Personalverantwortlichen, wann in etwa eine Entscheidung getroffen wird.

Liegt Ihnen bereits ein weiteres Jobangebot vor und müssen Sie daher eine Entscheidung treffen, schildern Sie Ihre Situation sachlich: Weisen Sie z. B. auf die bald auslaufende Kündigungsfrist bei Ihrem jetzigen Arbeitgeber oder das vorliegende Angebot eines anderen Unternehmens hin, das Sie alternativ annehmen würden. Achtung: Wenn Sie gleich mehrere andere Optionen erwähnen, könnte das so wirken, als sei Ihnen die Stelle bei diesem Unternehmen nicht wichtig.