Homeoffice einrichten – sicher und effizient arbeiten

Mehr Flexibilität, keine Arbeitswege und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie – viele Gründe sprechen für das Arbeiten im Homeoffice. Und auch Unternehmen profitieren: etwa dadurch, dass es weniger regionale Beschränkungen gibt und sie aus einem größeren Pool von Bewerbern wählen können. Um auch zu Hause effizient, effektiv und sicher arbeiten zu können, empfiehlt es sich jedoch, einige Dinge zu beachten. Wir geben Ihnen Tipps an die Hand, wie Sie Ihr Homeoffice einrichten.

Abgrenzung Homeoffice: Büro einrichten bei Tele- und mobiler Arbeit

In Deutschland besteht kein grundsätzliches Recht auf Homeoffice. Einigen Sie sich mit Ihrem Arbeitgeber einvernehmlich, müssen jedoch gewisse Rechte und Pflichten berücksichtigt werden. Diese basieren u. a. auf dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Die rechtlichen Grundlagen gelten allerdings nicht für jede Art der Heimarbeit:

  • Telearbeit: Laut ArbStättV muss der Arbeitgeber einen festen Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Arbeitnehmers für Tätigkeiten im Homeoffice einrichten. Die wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung werden im Arbeitsvertrag oder in einer schriftlichen Vereinbarung festgehalten. Ein Telearbeitsplatz muss vom Arbeitgeber oder einer von ihm beauftragten Person ausgestattet werden. Das betrifft Möbel und Arbeitsmittel wie Computer und Telefon. Zudem muss der Arbeitgeber alle Pflichten des Arbeitsschutzes erfüllen, die in den Büroräumen des Unternehmens eingehalten werden müssen.
     
  • Mobile Arbeit: Anders als die Rahmenbedingungen der Telearbeit sind die des mobilen Arbeitens nicht gesetzlich definiert. Mobile Arbeit oder Remote Work ist weder an das Büro, noch an den Arbeitsplatz zu Hause gebunden. Mitarbeiter gehen mithilfe von Laptop, Tablet oder Smartphone an einem beliebigen Ort ihrer Tätigkeit nach. Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, den Arbeitsplatz auszustatten. Auch bezüglich Arbeitszeit sowie Arbeits- und Datenschutz gelten andere Bedingungen.

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Arbeitsschutzmaßnahmen für die Telearbeit

Grundsätzlich sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, für den Gesundheitsschutz und die Sicherheit der Angestellten zu sorgen – im Büro und am Telearbeitsplatz. Die entsprechenden Maßnahmen sind in der ArbStättV festgehalten. Haben Sie sich für Telearbeit entschieden und möchten Ihr Homeoffice einrichten, muss eine Gefährdungsbeurteilung erstellt und im Anschluss die Wirksamkeit der Maßnahmen kontrolliert werden.

  1. Gefährdungsbeurteilung: Die Umstände, die die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz beeinflussen, werden dargelegt und entsprechende Arbeitsschutzmaßnahmen abgeleitet.
     
  2. Wirksamkeitskontrolle: Überprüfung der Wirksamkeit der Arbeitsschutzmaßnahmen; fehlt etwa eine ausreichende Beleuchtung, muss Ihr Arbeitgeber Ihnen diese zur Verfügung stellen. Das gilt z. B. auch für ergonomische Büromöbel.
Hinweis

Die Kontrolle muss der Arbeitsschutzbeauftragte des Unternehmens nicht unbedingt vor Ort übernehmen. Um die Gegebenheiten Ihres heimischen Arbeitsplatzes zu prüfen und zu dokumentieren, kann sich Ihr Arbeitgeber auch digitale Fotoaufnahmen schicken lassen.

Homeoffice einrichten: Ideen und Tipps

Wer über einen längeren Zeitraum oder regelmäßig von zu Hause aus arbeitet, sollte sich dort ein festes Homeoffice einrichten. Was gibt es dabei zu beachten?

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Homeoffice in Corona-Zeiten: Effizientes Arbeiten von zu Hause

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Arbeitsbereich festlegen

Natürlich ist es nicht immer möglich, ein separates Büro für die tägliche Arbeit einzurichten. Das ist auch nicht unbedingt notwendig. Es ist jedoch zu empfehlen, ausreichend Platz einzuplanen. Für die Einhaltung ergonomischer Anforderungen und ausreichend Bewegungsfreiraum empfiehlt die deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) eine Grundfläche von acht bis zehn Quadratmetern. Bewegungsflächen, die eine wechselnde Arbeitshaltung und Ausgleichsbewegungen ermöglichen, sollten mindestens 1,5 Quadratmeter groß sein.

Um Arbeits- und Privatleben gut voneinander zu trennen, ist auch eine räumliche Abgrenzung zwischen Arbeits- und Wohnbereich ratsam. Hilfreich sind Raumtrenner, wie Regale oder Pflanzen. Zudem sollte bei der Platzierung des Arbeitsbereichs die Lage der Fenster berücksichtigt werden. Im Idealfall wird der Arbeitsplatz parallel zur Fensterfront angeordnet, um durch Tageslicht verursachte Blendungen und Spiegelungen auf dem Bildschirm zu vermeiden.

Tipp

Unter gewissen Umständen kann man den Arbeitsplatz im Homeoffice von der Steuer absetzen. Dabei sind die Regelungen für den Werbungskostenabzug zu berücksichtigen.

Arbeitsplatz gestalten

Die Ergonomie am Arbeitsplatz muss ebenfalls berücksichtigt werden, wenn man ein Homeoffice einrichten möchte. Ziel ist es, die körperliche und psychische Gesundheit zu gewährleisten und gleichzeitig eine effiziente und fehlerfreie Ausführung der Tätigkeit zu ermöglichen. Dabei sind auch individuelle körperliche Faktoren wie die Körpergröße und das -gewicht zu berücksichtigen.

Ergonomische Gesichtspunkte umfassen beispielsweise:

  • Anordnung von Arbeitsmitteln wie Schreibtisch und Stuhl
  • Nutzerfreundlichkeit von Hard- und Software
  • Äußere Einflüsse wie Luft, Licht und Geräuschkulisse

Beispiel dynamisches Sitzen:

Der Arbeitsplatz ist richtig eingestellt, wenn Ober- und Unterarm sowie Ober- und Unterschenkel im 90-Grad-Winkel zueinander stehen. Die Füße sollten fest und parallel zueinander auf dem Boden stehen. Ist das nicht möglich, hilft ein Fußhocker. Handflächen und Ellenbogen liegen mit Maus und Tastatur auf einer Ebene. Der Abstand zum Monitor beträgt mindestens 50 Zentimeter. Die Höhe des Bildschirms sollte so eingestellt sein, dass die obere Bildschirmzeile leicht unterhalb der Sehachse liegt.

Beleuchtung optimieren

Ein ergonomisches Homeoffice berücksichtigt nicht nur einen auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmten Schreibtisch und Schreibtischstuhl sowie eine entsprechende Anordnung der Arbeitsgeräte. Ein Aspekt, der oft vernachlässigt wird, ist die Arbeitsplatzbeleuchtung. Eine ergonomische Beleuchtung setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Neben einem möglichst hohen Anteil an Tageslicht sollte der Arbeitsplatz über eine helle und gleichmäßige Deckenbeleuchtung verfügen. Diese lässt sich auch durch eine indirekte Beleuchtung optimieren, etwa an der Wand. Eine zusätzliche Schreibtischbeleuchtung ermöglicht die gezielte Ausleuchtung der Arbeitsfläche. Letztere sollte mindestens eine Beleuchtungsstärke von 500 Lux bieten.

Risiken minimieren

Wer sich für das Arbeiten im Homeoffice ein Büro einrichtet, sollten auch mögliche Gefahrenquellen im Blick behalten. Mit einem durchdachten Kabelmanagement wird etwa die Stolpergefahr im Büro zu Hause minimiert. Kabel sollten nicht unbefestigt auf dem Boden liegen. Mit Kabelbindern oder in Kabelkanälen lassen sich mehrere zusammenfassen. In einer unter dem Schreibtisch befestigten Kabelwanne können Netzteile, Mehrfachsteckdosen und Kabelbündel verstaut werden.

Langes Sitzen und eintönige Bewegungsabläufe stellen ebenfalls ein Risiko dar. Um den Kreislauf anzuregen, Muskelgruppen zu entlasten und Verspannungen vorzubeugen, sollte man auch zu Hause für ausreichend Bewegung am Arbeitsplatz sorgen. Optimale Voraussetzungen werden etwa durch einen höhenverstellbaren Schreibtisch geschaffen. So kann man zwischen Arbeitsphasen im Sitzen und Stehen wechseln. Alternativ kann man das Homeoffice so einrichten, dass Hilfsgeräte nicht direkt auf dem Schreibtisch stehen. So ist man etwa gezwungen aufzustehen, um zu telefonieren, Dokumente auszudrucken oder zu scannen. Generell ist alles, was Abwechslung in die Bewegungsabläufe bringt, sinnvoll und willkommen.

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Checkliste: Homeoffice einrichten

Digitale Voraussetzungen schaffen

Zu einem gut ausgestatteten Homeoffice gehören auch die Soft- und Hardware sowie die Kommunikationsmöglichkeiten mit Kollegen und ein reibungsloser Zugriff auf den Unternehmensserver. Spezielle Office-Lösungen wie die Microsoft 365 bieten ein umfassendes Spektrum an Funktionen für die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen. So stehen gängige Office-Anwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen allen Mitarbeitern zur Verfügung – unabhängig vom Standort.

Viele Unternehmensdaten sind äußerst sensibel. Um auch aus dem Homeoffice sicher auf diese zugreifen zu können, ist ein Virtual Private Network (VPN) eine gute Option. Das virtuelle Kommunikationsnetz ermöglicht durch spezielle Verschlüsselungs- und Authentifizierungsverfahren die sichere Datenübertragung über eine öffentliche Leitung. Einmal eingerichtet, ist die Nutzung unkompliziert. Sicher bietet auch die IT ihre Hilfe an, wenn Sie die Software für das Homeoffice einrichten.

Bei der Arbeit im Gemeinschaftsbüro werden kleine Dinge schnell persönlich besprochen. Auch eine gemeinsame Mittagspause wird oft genutzt, um Geschäftliches zu klären. Damit die Kommunikation mit Kollegen auch im Homeoffice reibungslos funktioniert, sind Kommunikationsplattformen und -dienste essenziell. Für die Organisation der Zusammenarbeit ist eine gute Projektmanagement-Software zu empfehlen.

Um große Datenmengen zu speichern und einer ausgewählten Personengruppe zur Verfügung zu stellen, sind Cloud-Lösungen ideal. Sie können in dezentralen Teams und von überall aus auf Dateien zugreifen und diese bearbeiten. Durch Funktionen wie eine automatische Synchronisation sind die Daten auf verschiedenen Endgeräten immer auf dem neuesten Stand. Wenn sich wie beim HiDrive Cloud Speicher verschiedene Konten anlegen und verwalten lassen, erhalten Sie im Homeoffice auf Ihre Tätigkeit abgestimmte Lese- und Schreibrechte.

Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.


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