Es gibt kein festgelegtes Format für die BWA. Prinzipiell können Sie die Auswertung so aufstellen, wie Sie es für richtig erachten. Damit der Bericht aber möglichst viel Aussagekraft hat, sollte er bestimmte Kennzahlen enthalten. Auch der Aufbau sollte Sinn ergeben. Es ist praktikabel, sich beim Erstellen der BWA am Aufbau der Gewinn-und-Verlust-Rechnung zu orientieren. Führen Sie zunächst die positiven Posten auf, die Umsatzerlöse, bereinigen Sie diese im nächsten Schritt um die Bestandsveränderungen und um den Materialeinsatz und addieren Sie dann die sonstigen Erträge. Damit haben Sie den Rohertrag ermittelt.
Nachfolgend werden sämtliche Kosten aufgeführt und anschließend summiert. Subtrahieren Sie diesen Betrag vom betrieblichen Rohertrag, erhalten Sie das schließlich Betriebsergebnis – das Ergebnis vor Abzug von Zinsen und Steuern. Diese beiden Posten werden nun im nächsten Schritt berücksichtigt und Sie erhalten das vorläufige Ergebnis – den Gewinn dieses Monats.
Das allein gibt schon einen guten Überblick über die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens. Damit Sie aber weitere Informationen aus den enthaltenen Zahlen ableiten können, lohnen sich zusätzliche Angaben: Zum einen ist es interessant, wie sich die Werte entwickeln. Haben Kosten und Umsätze im Vergleich zum Vormonat zu- oder abgenommen? Fügen Sie daher Werte aus vergangenen Monaten oder Jahren in die BWA ein. Zusätzlich geben Quoten Auskunft darüber, wie sich Gewinne oder Kosten zusammensetzen, z. B. welchen Anteil der Gesamtleistung Sie für Personalkosten aufwenden mussten. Wenn Sie Vorjahreswerte und Quoten zusätzlich durch Diagramme visualisieren, erfahren Sie die wichtigsten Informationen bereits mit nur einem Blick.