Ein Protokoll wird auch „Niederschrift“ genannt, da man darin den Verlauf eines Gesprächs oder eines Meetings niederschreibt und auf diese Weise dokumentiert.
Es kann die unterschiedlichsten Zwecke erfüllen: zum Beispiel dem Chef die Entscheidungsfindung, erleichtern, einen verbindlichen Nachweis für getroffene Beschlüsse bilden, den Gesprächsteilnehmern als Erinnerungshilfe dienen oder Dritten, die nicht bei einer Sitzung anwesend waren, eine übersichtliche Zusammenfassung aller besprochenen Inhalte bieten. Das Protokoll ist somit ein nützliches Werkzeug für die Organisation und Kommunikation im Betrieb und erleichtert zugleich die Steuerung von Prozessen und Projekten – was erklärt, warum die Protokollierung in vielen Unternehmen längst zum Arbeitsalltag gehört.
Jeder Art von Protokoll ist dabei gemein, dass es zeitnah zum protokollierten Ereignis verfasst wird, idealerweise noch während eine Besprechung oder Tagung im vollen Gange ist (also in Echtzeit). Bei der Schilderung sämtlicher Gesprächsinhalte und Ereignisse ist Objektivität stets das höchste Gebot. Als Zeitform wird üblicherweise das Präsens verwendet.
Im Gegensatz dazu wird der sogenannte Bericht immer erst im Nachhinein geschrieben und im Präteritum formuliert – in ihm darf man auch subjektive Eindrücke miteinbringen. Das sogenannte Gedächtnisprotokoll, das in einigen Bereichen eher einem Bericht ähnelt, kann bei einer sehr strengen Auslegung daher nicht zu den Protokollarten gezählt werden. Ähnliches gilt für das sogenannte A-priori-Protokoll, das zur Planung zukünftiger Projekte und Konzepte dient.