Je länger man wartet, desto mehr verblassen die Erinnerungen zu einem bestimmten Ereignis. Man kann sich kaum noch an Details oder an den Ablauf einer Situation erinnern. Später bereut man womöglich, dass man sich nichts notiert hat. Dies kann sich nämlich sogar nachteilig für Sie auswirken, sollten diese Informationen beispielsweise für die Versicherung wichtig sein. Um Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich daher, ein Gedächtnisprotokoll anzufertigen.
Ein Gedächtnisprotokoll ist eine subjektive Darstellung der eigenen Gedanken nach einem wichtigen Vorfall. Es basiert auf Erinnerungen und Notizen. Diese Form des Protokolls dient primär privaten Zwecken und ist nicht zur Weitergabe an andere gedacht. Daher unterliegt ein Gedächtnisprotokoll auch keinen Regeln oder Normen.
Es ist immer eine große Hilfe, nach einem Zwischenfall (z. B. einem Autounfall), mündlich getroffenen Vereinbarungen oder einem Vorgang bei den Behörden ein Gedächtnisprotokoll (auch „Erinnerungsprotokoll“ genannt) zu schreiben. Dieses Protokoll kann als Gedächtnisstütze jederzeit wieder herangezogen und durchgelesen werden. Daher sollten Sie sich angewöhnen, besonders nach einem negativen Vorfall, ein Gedächtnisprotokoll anzulegen. So beugen Sie dem Vergessen von wichtigen Details vor.
Ein Gedächtnisprotokoll anzufertigen, ist allerdings nicht nur für einen negativen Zwischenfall sinnvoll. Auch um Vorkommnisse im Arbeitsalltag für sich persönlich festzuhalten oder getroffene Abmachungen im Familienalltag nicht zu vergessen, kann ein Gedächtnisprotokoll eine gute Erinnerungsstütze darstellen. So lässt sich Gesagtes später nochmal ins Gedächtnis rufen. Auch bei ganz privaten Anliegen hilft ein solches Protokoll: Bei wiederkehrenden Schmerzen kann ein entsprechendes Protokoll die ärztliche Diagnose vereinfachen.
Das Gedächtnisprotokoll dient als schriftliche Erinnerung. Dabei gibt es keine festen Regeln, die man einhalten muss. Doch ein paar Grundsätze sollten Sie dennoch beachten, um auch zu einem späteren Zeitpunkt noch vom Gedächtnisprotokoll zu profitieren: Je zeitnäher Sie dieses Protokoll verfassen, desto exakter ist es, denn Ihre Erinnerungen sind noch frisch. Des Weiteren ist es wichtig, so viele Details wie möglich (und nötig) im Protokoll unterzubringen. Sprachnotizen, Fotos und Videos können als wichtige Ergänzung dienen. Aber wie bauen Sie ein Gedächtnisprotokoll auf, wenn es keinen formellen Richtlinien unterliegt?
Zunächst tragen Sie sämtliche Aufzeichnungen, Fotos, Belege, Videomaterial, Sprachnachrichten etc. zusammen, die mit dem Vorfall zu tun haben, sofern solche vorhanden sind. Nun beginnen Sie damit, sämtliche Erinnerungen zu notieren. Dabei reichen auch Stichworte oder Satzfragmente. Diese können Sie zu einem späteren Zeitpunkt immer noch ausformulieren. Anschließend bringen Sie alles in die richtige Reihenfolge. Vergessen Sie dabei nicht, das Datum, die ungefähre Uhrzeit und den Ort zu notieren. Schreiben Sie auch auf, was auf Fotos oder Videomaterial zu sehen ist, und fassen Sie zusammen, was in Sprachnachrichten gesagt wurde. Dies ist wichtig, falls Dateien unabsichtlich gelöscht werden oder eine Festplatte versagt.
Beginnen Sie nun damit, komplette Sätze zu formulieren, daraus einen Text zu verfassen und dabei die Stichpunkte zueinander in Bezug zu setzen. Sie können am Ende des Protokolls auch ein Ergebnis oder eine Zusammenfassung formulieren, sollte es sich bei dem Gedächtnisprotokoll um eine Erinnerung für eine Vereinbarung oder etwas aus dem Arbeitsalltag handeln. In diesem letzten Teil halten Sie auch fest, ob weitere Termine oder Ideen vereinbart wurden oder ob Sie neue Verpflichtungen übernommen haben.
Wenn Sie nicht genau wissen, wie Sie anfangen sollen, beantworten Sie die W-Fragen: Was ist passiert? Wann? Warum? Was war der Auslöser? Welche Folgen hat diese Begebenheit? So fällt Ihnen der Einstieg leichter und Sie haben etwas, woran Sie sich orientieren können.
Achten Sie darauf, all Ihre Notizen zu einem Vorfall gesammelt an einem Ort aufzubewahren und zu kennzeichnen, sodass Sie zu einem späteren Zeitpunkt leicht auf diese zurückgreifen können. Bei Bedarf können Sie so jederzeit ein bestimmtes Ereignis nachvollziehen.
Da Sie ein Gedächtnisprotokoll zunächst nur für sich selbst anfertigen, unterliegt es keinen Richtlinien. Sie können Ihr Gedächtnisprotokoll demnach gestalten, wie Sie es möchten und wie es Ihrem Gedankenfluss entgegenkommt. Es empfiehlt sich allerdings, eine gewisse Ordnung bzw. Struktur einzuhalten, um das Protokoll übersichtlich zu halten.
Wenn Sie möchten, dass Ihr Protokoll auch von anderen gelesen werden soll, sollten Sie auf eine sachliche Schilderung des Zwischenfalls achten. Es ist Ihnen überlassen, ob Sie erst ein Protokoll für sich privat schreiben und mithilfe dieses Dokuments dann ein weiteres für jemand anderen erzeugen oder ob Sie direkt eine Reinschrift anfertigen. Oft aber hilft die erste Methode, um das zweite Protokoll neutraler auszudrücken.
Anhand dieser Leitfragen und Ihrer Notizen können Sie die Erinnerungen zu Protokoll bringen. So könnte ein fertiges Gedächtnisprotokoll zum Beispiel aussehen:
Ein Gedächtnisprotokoll kann eine hervorragende Stütze sein, um sich an ein Ereignis oder ein Gespräch auch später noch erinnern zu können. Haben Sie viele Details aufgeschrieben, werden Sie sich diese beim Lesen auch wieder ins Gedächtnis rufen können. Dies hilft, die Begebenheit noch einmal zu rekapitulieren. Es kann allerdings auch passieren, dass man bereits beim Notieren Fehler macht und falsche oder unwichtige Details aufschreibt. So könnte das Gedächtnisprotokoll beim Erinnern sogar hinderlich sein oder – schlimmer noch – falsche Erinnerungen manifestieren.
Zusätzliches Material kann gegen ein lückenhaftes Gedächtnis helfen. Bei Fotos und Videos gibt es jedoch das Problem, dass Dateien aus Versehen gelöscht werden, nicht wiederzufinden oder nicht mehr zu öffnen sind. Auch durch einen Schaden an der Festplatte kann es passieren, dass Ihre Daten verloren gehen. Daher sollten Sie alle entscheidenden Informationen aus Bildern, Sprachnotizen oder Videos ebenso mit in Ihre schriftlichen Notizen aufnehmen – als doppelte Sicherheit. Vor allem bei Vorfällen, die für die Versicherung interessant sind, ist dies wichtig.
Hier noch einmal die Vor- und Nachteile auf einen Blick:
Vorteile | Nachteile |
Gute Gedächtnishilfe | Ruft bei fehler- oder lückenhaften Notizen getrübte Erinnerungen hervor |
Fotos, Video- und Sprach-Dateien als zusätzliche Erinnerungsstützen | Digitale Daten können leicht verloren gehen (z. B. durch versehentliches Löschen) |
Kein festes Format | Es ist kein offizielles Dokument |
Hilft in privaten wie beruflichen Situationen |
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Vor allem bei negativen Vorfällen sollten Sie sich angewöhnen, ein Gedächtnisprotokoll zu schreiben. Auch wenn Sie zunächst nur Stichworte notieren, können Ihnen diese später dazu dienen, Ihre Erinnerungen wiederherzustellen. Mit einer strukturierten und chronologischen Protokollierung wird Ihnen das Gedächtnisprotokoll eine große Hilfe sein, sollten Sie ein Geschehnis anzeigen oder zur Sprache bringen wollen.
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