Wo Menschen aufeinandertreffen, entstehen oft kleinere oder größere Konflikte. Selbst wenn man nicht mit bösen Absichten in eine Diskussion einsteigt, können unerwartet Faktoren zu Tage kommen, die eine eigentlich harmlose Situation eskalieren lassen. Häufig entstehen Konfrontationen auch dann, wenn eigentlich keine Gründe vorliegen, sondern Streitigkeiten aufgrund von Missverständnissen entstanden sind. Solche Kommunikationskonflikte sind keineswegs selten. Um sie zu lösen, gilt es, die Kommunikationsfehler aufzudecken.
Anders sieht es aus, wenn es keinerlei rational nachvollziehbaren Gründe für den Konflikt gibt: Beispielsweise, wenn sich zwei Mitarbeiter sprichwörtlich „einfach nicht riechen können“. Manchmal entstehen Konflikte schlicht dadurch, dass unterschiedliche Persönlichkeiten aufeinanderprallen, die nicht problemlos miteinander agieren können. Solche Beziehungskonflikte liegen in der Natur des Menschen und lassen sich nur schwer vermeiden. Umso wichtiger ist es, mit einem sinnvollen Konfliktmanagement zu arbeiten, wenn zwei unterschiedliche Persönlichkeiten aufeinanderprallen.
Wenn es nicht die Persönlichkeiten sind, sind es oftmals Rollen der Beteiligten, die einen Konflikt verursachen. In einer Gruppe von Menschen, und deshalb auch in einem professionellen Team, nimmt man ganz automatisch verschiedene Rollen ein – geplant oder ungeplant. Dabei passiert es von Zeit zu Zeit, dass man in eine Rolle gedrängt wird, die einem eigentlich nicht passt (Beispiel: Aufgrund der Betriebserfahrung sieht die Geschäftsführung jemanden künftig in der Rolle eines Abteilungsleiters, der Mitarbeiter selbst misst sich aber nicht ausreichend Führungskompetenz zu). Der Mitarbeiter sieht sich selbst in einer anderen Rolle, als ihm zugeordnet wird – ein Person-Rollen-Konflikt entsteht.
Eine andere Art von Rollenkonflikt besteht darin, dass unterschiedliche Personengruppen jemanden in unterschiedlicher Rolle sehen – der Mitarbeiter kann aber nicht alle Erwartungen erfüllen, weil sich die Rollen widersprechen (Beispiel: Von einem Mitarbeiter im Kundenservice erwarten die Anrufer die bestmögliche Beratung. Der Geschäftsführer erwartet aber, dass der Angestellte unabhängig vom Kundenproblem möglichst kostenintensive Unternehmensleistungen anbietet). Auch dann besteht ein Konfliktpotenzial.
Ähnlich verhält es sich auch bei einem Machtkonflikt: Dieser entsteht oft, wenn Mitarbeiter in ähnlich hoher Position auf einmal zusammenarbeiten müssen. Es kommt zu einem Konflikt, da einer der Meinung ist, er würde hierarchisch weiter oben stehen als der andere. Diese andere Person sieht aber sich selbst als Höhergestellten. Es geht also um Einfluss, den keiner der beiden abgeben möchte.
Es können aber auch ganz rationale Gründe für einen Konflikt vorliegen. Sowohl im Freundeskreis als auch im Berufsleben können sich die Ansichten innerhalb einer Gruppe unterscheiden. Oftmals ist das Problem durch unterschiedliche Perspektiven begründet. Ein Sachkonflikt tritt also dann auf, wenn man beispielsweise unterschiedliche Lösungswege oder Ziele verfolgen möchte.
Bei einem Wertekonflikte geht es hingegen um Einstellungen und Überzeugungen der Beteiligten. Sie können oft aus Fragen wie den folgenden resultieren: Wie ist mit Situationen umzugehen? Welche Maßnahmen sind angemessen? Wenn bei der Beantwortung solcher Fragen unterschiedliche Überzeugungen zum Vorschein kommen, führt das mitunter zu Konflikten – denn niemand gibt gern seine Wertvorstellungen auf. Das macht Kompromisse schwierig. Konfliktmanagement muss in solch einem Fall eingreifen, damit die Situation nicht eskaliert.