Reisekostenabrechnung: So funktioniert die korrekte Erstattung von Reisekosten

Dienstreisen gehören in vielen Berufszweigen zur Tagesordnung. Die durch sie entstehenden Kosten übernimmt in vielen Fällen der Arbeitgeber, der grundsätzlich aber nicht dazu verpflichtet ist. Erstattet der Arbeitgeber die Kosten, dann kann er sie steuerlich absetzen. Entscheidend für die Erstattung ist immer, wie die arbeitsvertragliche Regelung aussieht. Müssen Arbeitnehmer die Reisekosten laut Vertrag selbst tragen, können sie sie als Werbungskosten im Rahmen ihrer Steuererklärung angeben. Schließlich handelt es sich um Aufwendungen zur Sicherung und Erhaltung ihrer Einnahmen. Voraussetzung ist eine vollständige Reisekostenabrechnung, in der alle betrieblichen Reiseausgaben eindeutig nachgewiesen werden.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Bei einer Reisekostenabrechnung handelt es sich um eine Aufstellung aller Kosten, die im Zuge einer Dienstreise entstanden sind. Der Begriff „Reise“ bezeichnet in diesem speziellen Zusammenhang die gleichzeitige Abwesenheit von Wohnung und Arbeitsplatz, die aus beruflicher Auswärtstätigkeit resultiert. Auf Basis einer entsprechenden Abrechnung können Arbeitnehmer angefallene Reisekosten, die nicht vom Arbeitgeber erstattet wurden, als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung angeben. Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten, benötigt er die Reisekostenabrechnung, um die Ausgaben als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen zu können.

Die Ausgaben sind in der Reisekostenabrechnung in folgende vier Kategorien zu unterteilen:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

Grundsätzlich sind alle Ausgaben durch Rechnungen, Quittungen, Tickets oder Ähnliches nachzuweisen. Zur Vereinfachung kann man in der Reisekostenabrechnung auf verschiedene Pauschalen zurückgreifen, z. B. die Kilometer- und die Verpflegungspauschale. Diese definieren bestimmte, jährlich neu festgelegte Pauschalbeträge (auch Pauschbeträge), die für die Berechnung der Kosten angewandt werden dürfen. Auf diese Weise können Sie auf die häufig sehr aufwändige, individuelle Ermittlung der tatsächlichen Ausgaben für Dienstreisen verzichten.

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Reisekostenabrechnung: Wie werden die einzelnen Kostenpunkte berechnet?

Wenn Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen, müssen Sie sich zunächst für eine von zwei Variante entscheiden:

1. Wollen Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben ansetzen? (was bedeutet, dass Sie sämtliche Belege aufbewahren müssen)

2. Wollen Sie auf die gesetzlichen Pauschalen für die Reisekostenabrechnung nutzen? (möglich bei den Fahrt-, Übernachtungs-, und Verpflegungskosten)

Um Fehler bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung sowie daraus resultierende Konflikte mit Finanzamt bzw. Arbeitgeber zu vermeiden, sollten Sie sich schon vor Antritt der Reise für eine Variante entscheiden und sich mit den Besonderheiten der einzelnen Kostensäulen auseinandersetzen.

Fahrtkosten

Zu den Fahrtkosten, die Sie im Rahmen einer Reisekostenabrechnung aufführen müssen, zählen einerseits die Aufwendungen für Hin- und Rückfahrt, andererseits auch Fahrten am Reiseziel selbst sowie Zwischenheimfahrten. Dabei ist es für die Reisekostenabrechnung von Bedeutung, ob diese Fahrten mit dem eigenen Auto, mit einem Dienst- oder Mietwagen oder mit einem öffentlichen Verkehrsmittel gemacht werden. So gilt für die Nutzung von Flugzeug, Bahn, Bus und Co. sowie für die Nutzung eines Mietwagens, dass die Kosten immer in der tatsächlichen Höhe erstattet werden können, sofern sie verhältnismäßig sind und sich durch entsprechende Belege (Ticket, Vertrag, Quittung) nachweisen lassen.

Hinweis

Auch die Kosten für Fahrten zur sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“ – also für Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz, an dem sie laut Arbeitsvertrag tätig sind – zählen als Fahrtkosten. Es handelt sich zwar nicht um Reisekosten, aber Sie können diese Kosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Grundlage für die Berechnung ist die gesetzlich vereinbarte Entfernungspauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer.

Treten Sie die Dienstreise mit einem privaten Fahrzeug an, gibt es drei verschiedene Optionen zur Berechnung der Fahrtkosten:

Achten Sie beim Fahrtenbuch auf Sorgfältigkeit und Vollständigkeit. Ein lückenhaftes Fahrtenbuch wird der Kontrolle durch das Finanzamt nicht standhalten.

  1. Tatsächliche Aufwendungen: Bei der Abrechnung werden sämtliche Fahrzeugkosten eines Jahres berücksichtigt (Abschreibung, Finanzierungskosten, Leasinggebühren, Benzin, Kfz-Steuer, Versicherungen, Garagenmiete, Reparatur etc.). Diese jährlichen Pkw-Kosten werden addiert und durch die insgesamt im Laufe des Jahres gefahrenen Kilometer geteilt. Das Ergebnis ist der Kilometersatz dieses Fahrzeugs.

    Um zu ermitteln, wie viele Kilometer privat und wie viele dienstlich gefahren wurden, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen, das detailliert über die einzelnen Fahrten informiert. Entscheidend ist, dass Sie Folgendes aufzeichnen:
     
    • Fahrtdatum
    • Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
    • Kilometerstand am Ende der Fahrt
    • Reiseziel
    • Route
    • Zweck der Fahrt
       
    Achten Sie beim Fahrtenbuch auf Sorgfältigkeit und Vollständigkeit. Ein lückenhaftes Fahrtenbuch wird der Kontrolle durch das Finanzamt nicht standhalten.
  1. Fahrzeugindividueller Kilometersatz: Ändern sich die ermittelten Gesamtkosten eines Pkws nicht wesentlich, kann auch in den Folgejahren dieser Kilometersatz angewendet werden, ohne dass man die Gesamtkosten jedes Mal neu berechnen muss. Die dienstlich gefahrenen Kilometer müssen Sie allerdings weiterhin mit einem Fahrtenbuch nachweisen. Tritt eine wesentliche Änderung ein (entfällt beispielsweise die Leasingbelastung), müssen die Gesamtkosten neu berechnet werden.
     
  2. Kilometerpauschale: Am einfachsten ist die Abrechnung mit der Kilometerpauschale. Mit ihr müssen Sie bei Ihrer Dienstreise lediglich die zurückgelegten Kilometer verzeichnen. Pro gefahrenem Kilometer können Sie dann Kosten in Höhe von 30 Cent (Pkw) bzw. 20 Cent (Motorrad, Motorroller, Moped) ansetzen. Diese Methode ist mit Abstand die einfachste, allerdings auch die ungenauste (exakte Benzinkosten und Fahrzeugverschleiß bleiben unberücksichtigt).

Fahren Sie mit einem Dienstwagen, sind die Ausgaben automatisch Teil der Unternehmenskosten, weshalb für Arbeitnehmer die Möglichkeit entfällt, diese Kosten in der Steuererklärung als Werbungskosten abzusetzen.

Fahrtkosten-Beispiel: Individueller Kostensatz und Kilometerpauschale im Vergleich

Bevor Sie sich für eine Variante der Fahrtkostenerstattung entscheiden, sollten Sie prüfen, ob sich der individuelle Satz im Vergleich zur Pauschale im Rahmen der Reisekostenabrechnung für Sie lohnt. Zur Verdeutlichung soll folgendes Beispiel dienen:

Herr Meier ist im vergangenen Kalenderjahr 30.000 Kilometer mit seinem privaten Fahrzeug gefahren – davon 20.000 Kilometer dienstlich und 10.000 Kilometer privat. Für die Berechnung der Fahrtkosten möchte er den fahrzeugindividuellen Kilometersatz anwenden, weshalb er über sämtliche Fahrten und Fahrzeugkosten Buch geführt hat. Für den kompletten Unterhalt des Wagens hat er 12.000 Euro gezahlt, woraus sich folgender Kostensatz und folgende abzugsfähige Werbungskosten-Summe ergeben:

Fahrtkostenberechnung mit individuellem Kilometersatz
12.000 Euro : 30.000 Kilometer = 0,40 Euro (pro Kilometer)
0,40 Euro x 20.000 Kilometer = 8.000 Euro

Herr Meier kann nach dem individuell berechneten Kostensatz für die dienstlich zurückgelegten 20.000 Kilometer also 8.000 Euro als Werbungskosten absetzen.

Hätte er stattdessen die Kilometerpauschale angewandt, wäre die Summe mit 6.000 Euro deutlich geringer ausgefallen:

Fahrtkostenberechnung mit Kilometerpauschale
0,30 Euro x 20.000 Kilometer = 6.000 Euro

Übernachtungskosten

Übernachten Sie im Rahmen Ihrer Dienstreise in einem Hotel, einem Gästehaus oder Ähnlichem, können Sie die Kosten ebenfalls im Rahmen der Reisekostenabrechnung von der Steuer absetzen. Auch bei den Übernachtungskosten haben Sie dabei die Wahl zwischen exakter Abrechnung, für die Sie die entsprechende Belege vorweisen müssen, und der Abrechnung auf Basis festgelegter Pauschalbeträge. Entscheidend ist außerdem, ob es sich um eine Inlands- oder eine Auslandsreise handelt, denn bei beiden unterscheidet sich nicht nur die Höhe der Pauschbeträge, sondern auch deren Anwendbarkeit.

Hinweis

Sind im Übernachtungspreis die Frühstückskosten enthalten, müssen Sie einen Nachweis über deren Höhe erbringen und sie vom Gesamtpreis abziehen. Schließlich werden die Verpflegungskosten über den Verpflegungsmehraufwand abgedeckt. Ist es nicht möglich, einen Einzelnachweis für die Frühstückskosten zu erbringen, müssen Sie von der Rechnung für die Übernachtung bei Inlandsreisen 4,80 Euro (pro Übernachtung) bzw. bei Auslandsreisen 20 Prozent abziehen.

Übernachtungskosten Inlandsreise

Übernachtungskosten, die aus Dienstreisen im Inland resultieren, können grundsätzlich in unbegrenzter, tatsächlicher Höhe geltend gemacht werden. Voraussetzung ist der Einzelnachweis der Kosten in Form der Quittung.

Hinweis

Sind sie längerfristig auswärts tätig, dann können Sie 48 Monate lang die tatsächlichen Kosten für die Übernachtung an der auswärtigen Tätigkeitsstätte geltend machen. Nach Ablauf der vierjährigen Frist können Sie nur noch bis zu 1.000 Euro pro Monat steuerlich absetzen.

Alternativ gilt für die Abrechnung der Übernachtungskosten im Inland ein Pauschbetrag von 20 Euro pro Nacht, den Sie anwenden können, wenn entsprechende Belege fehlen. Hat Ihr Arbeitgeber die Übernachtungsgelegenheit allerdings unentgeltlich zur Verfügung gestellt, fällt diese Möglichkeit in der Reisekostenabrechnung selbstverständlich weg.

Übernachtungskosten Auslandsreise

Auch Ausgaben für Übernachtungen im Ausland lassen sich in exakter Höhe als Werbungskosten absetzen, wenn Sie die Quittungen aufheben und in Ihrer Reisekostenabrechnung vorweisen. Außerdem gibt es auch für Auslandsübernachtungen fixe Pauschalbeträge, die das Bundesfinanzministerium jedes Jahr in Absprache mit den Finanzbehörden festlegt. Diese Pauschbeträge sind jedoch nicht für den Werbungskostenabzug, sondern nur bei der Erstattung der Kosten durch den Arbeitgeber anwendbar.

Abhängig von dem Reiseziel (Land und z. T. Stadt) gelten verschiedene Pauschalen: So wurde der Pauschbetrag für das Jahr 2019 für Übernachtungskosten in Finnland beispielsweise auf 136 Euro festgelegt, während Sie für Dienstreisen-Übernachtungen in Norwegen 182 Euro pro Nacht berechnen können. Haben Sie in Italien übernachtet, sind pauschal 135 Euro abrechenbar. Ausnahmen bilden Übernachtungen in Mailand (158 Euro).

Eine vollständige Auflistung der Auslands-Übernachtungspauschalen für 2019 finden Sie im Download-Center des Bundesministeriums der Finanzen.

Verpflegungsmehraufwand

Auch auf einer Dienstreise müssen Sie natürlich essen und trinken. Die Kosten für Ihre Verpflegung können Sie ebenfalls im Rahmen der Reisekostenabrechnung als Werbungskosten absetzen. Diese Kosten können jedoch – anders als Fahrt- und Übernachtungskosten – nicht in tatsächlicher Höhe abgerechnet werden, weshalb Sie auch keine Einzelnachweise Ihrer Mahlzeiten liefern brauchen. Für die Abrechnung der Kosten sind Pauschalbeträge, der sogenannte Verpflegungsmehraufwand, festgelegt. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands ist abhängig von der Dauer der Auswärtstätigkeit und davon, ob es sich um eine Inlands- oder Auslandsreise handelt (es gelten länderspezifische Pauschalen).

Ihr Arbeitgeber darf Ihnen nur die Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten. Erstattet er Ihnen die tatsächlichen Aufwendungen für Essen und Trinken, ist die Erstattung lohnsteuerpflichtig.

Hinweis

Leiharbeiter, die kurzfristig bei einer Firma beschäftigt sind, haben keine feste Arbeitsstätte. Sie können deshalb entstehenden Verpflegungsaufwand als Werbungskosten geltend machen.

Verpflegungspauschalen im Inland

Dauer der Abwesenheit Pauschale
eintägige Auswärtstätigkeit, die weniger als 8 Stunden in Anspruch nimmt 0 Euro
eintägige Auswärtstätigkeit, die mehr als 8 Stunden in Anspruch nimmt 12 Euro
mehrtägige Auswärtstätigkeit: An- und Abreisetag, jeweils 12 Euro
mehrtägige Auswärtstätigkeit: jeder volle 24- Stunden-Tag, jeweils 24 Euro

Verpflegungspauschalen im Ausland

Wie die Übernachtungspauschale werden die länderspezifischen Verpflegungspauschalen jährlich vom Bundesministerium der Finanzen in Zusammenarbeit mit den Finanzbehörden vorgegeben. Einige Verpflegungspauschalbeträge für das Jahr 2019 (Ausland) liefert die folgende Tabelle:

Land Pauschbetrag für An- und Abreisetag oder eine Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden Pauschbetrag bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden
Belgien 28 Euro 42 Euro
Dänemark 39 Euro 58 Euro
Frankreich 29 Euro 44 Euro
Frankreich (Paris) 39 Euro 58 Euro
Italien 27 Euro 40 Euro
Italien (Mailand) 30 Euro 45 Euro
Luxemburg 32 Euro 47 Euro
Niederlande 31 Euro 46 Euro
Norwegen 53 Euro 80 Euro
Österreich 27 Euro 40 Euro
Polen 20 Euro 29 Euro
Schweiz 41 Euro 62 Euro
Spanien 23 Euro 34 Euro
Spanien (Madrid) 27 Euro 40Euro
Tschechische Republik 24 Euro 35 Euro
USA 34 Euro 51 Euro

Die komplette Auflistung der länderspezifischen Pauschalen für Ihre Reisekostenabrechnung (2019) finden Sie in dem bereits erwähnten Schreiben des Bundesfinanzministeriums.

Verpflegungsmehraufwand: Beispiel für Inlandsreise (mit Hotelfrühstück)

Herr Meier tritt eine mehrtägige Dienstreise im Inland an, die mit zwei Übernachtungen in einem Hotel verknüpft ist. An zwei Tagen nimmt er das vor Ort angebotene Frühstück in Anspruch.

Auf Basis der geltenden Verpflegungspauschalen ergibt sich daher folgender Rechenweg:

Tag

Verpflegungspauschale

Abzüge

Tag 1: Anreisetag

12,00 Euro

keine

Tag 2: Ganztägiger Aufenthalt

24,00 Euro

4,80 Euro (Frühstück)

Tag 3: Abreisetag

12,00 Euro

4,80 Euro (Frühstück)

Gesamtsumme:

48,00 Euro

9,60 Euro

Den Verpflegungsmehraufwand kann Herr Meier in seiner Reisekostenabrechnung also in Höhe von 38,40 Euro (48,00 Euro abzüglich der 9,60 Euro Frühstückskosten) als Werbungskosten absetzen.

Verpflegungsmehraufwand: Beispiel für Auslandsreise (mit Hotelfrühstück)

Herr Meier reist geschäftlich nach Mailand. Im Rahmen dieser Reise verbringt er zwei Nächte in einem Hotel vor Ort, wo er an Tag 2 und am Abreisetag auch frühstückt.

Für die Reisekostenabrechnung hat dies folgende Auswirkungen:

Tag

Verpflegungspauschale

Abzüge

Tag 1: Anreisetag

30,00 Euro

keine

Tag 2: Ganztägiger Aufenthalt

45,00 Euro

9 Euro (Frühstück)

Tag 3: Abreisetag

30,00 Euro

6 Euro (Frühstück)

Gesamtsumme:

105,00 Euro

15,00 Euro

Insgesamt kann Herr Meier in diesem Beispiel 90,00 Euro (105,00 Euro abzüglich 15,00 Euro Frühstückskosten) als Verpflegungskosten absetzen. Die Frühstückskosten werden mit 20 % der Pauschale berechnet.

Reisenebenkosten

Aufwendungen, die im Rahmen einer Dienstreise entstanden sind und nicht den Fahrt-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten zugeordnet werden, können Sie als Reisenebenkosten ebenfalls in der Reisekostenabrechnung geltend machen. Voraussetzung ist, dass diese Ausgaben im Rahmen der dienstlichen Tätigkeiten entstehen und nicht privater Natur sind. So tragen Sie etwa die Kosten für Getränke aus der Minibar, Pay-TV auf dem Hotelzimmer oder für freizeitliche Beschäftigungen wie Museumsbesuche und Stadtrundfahrten in jedem Fall selbst.

Zu den Reisenebenkosten, die Sie in der Reisekostenabrechnung aufführen können, zählen unter anderem:

  • Gepäckkosten (Beförderung, Aufbewahrung, Reisegepäckversicherung)
  • Telefongespräche bzw. Schriftverkehr beruflichen Inhalts
  • Straßenbenutzungskosten (Mautgebühren, Parkplatzkosten, Fährkosten)
  • Schadensersatz- und Reparaturkosten bei Verkehrsunfällen
  • Trinkgelder
  • Eintrittsgelder für Veranstaltungen mit beruflichem Hintergrund (Seminare, Workshops, Messen)
  • Wertverlust, der durch Diebstahl bzw. Beschädigung mitgeführter Gegenstände entstanden ist
Tipp

Sind Sie länger als eine Woche auf Dienstreise, dürfen Sie auch die Kosten für ein 15-minütiges Telefongespräch pro Woche mit Ihrer Familie als Reisenebenkosten absetzen!

Reisenebenkosten lassen sich ausschließlich in exakter Höhe von der Steuer absetzen, weshalb Sie sämtliche Belege für die anfallenden Kosten aufheben müssen – Pauschalen existieren für diesen Kostenpunkt nicht.

Was gibt es bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung zu beachten?

Die Reisekostenabrechnung ist formlos, weshalb Sie grundsätzlich eine Menge Freiheiten bei der Erstellung haben. Dennoch sollten Sie sich darum bemühen, dass Ihre Kostenaufstellung möglichst übersichtlich und vor allem vollständig ist, damit Ihr Arbeitgeber bzw. das zuständige Finanzamt die Kosten am Ende auch wie gewünscht erstattet bzw. berücksichtigt. Hierfür gilt es nicht nur, alle relevanten Belege parat zu haben, sondern auch die involvierten Geschäftspartner, Reiseziele sowie Hintergrund, Datum und Dauer der Tätigkeiten schriftlich festzuhalten. Wichtig ist, dass Sie die Rechnungen und Quittungen nicht verändern – so kann auch ein Aufkleben oder Zerschneiden dazu führen, dass die Belege nicht anerkannt werden.

Hinweis

Haben Sie für eine geleistete Zahlung, die für die Reisekostenabrechnung relevant ist keinen Beleg erhalten, können Sie diese Aufwendung mit einem Eigenbeleg nachweisen. Dieser sollte mindestens über den entrichteten Betrag (auf den Cent genau), Name und Adresse des Zahlungsempfängers, Zahlungszweck sowie das Datum der Zahlung und des Belegs informieren. Auch Ihre Unterschrift darf auf dem Eigenbeleg nicht fehlen.

Ein weiterer Punkt, den Sie bei der Aufstellung Ihrer dienstlichen Reisekosten unbedingt beachten sollten, betrifft die verschiedenen, zur Sprache gekommenen Pauschbeträge: Behalten Sie im Hinterkopf, dass sich diese Beträge Jahr für Jahr ändern können. Während die in diesem Artikel genannten Werte also beispielsweise für die Reisekostenabrechnung 2019 verpflichtend sind, ist ihre Gültigkeit für die Folgejahre keineswegs sicher.

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