Mac-Rechnungsprogramme: Die besten Lösungen im Vergleich

Für Händler oder Dienstleistungsanbieter gehört das Verfassen von Angeboten, Rechnungen und Zahlungserinnerungen zum Pflichtprogramm. Je mehr dieser Schreiben es pro Monat anzufertigen gilt, desto lästiger und komplizierter wird diese Aufgabe allerdings, weshalb viele Unternehmer schon seit Jahren auf Textverarbeitungsprogramme und Tabellenkalkulationen wie Word und Excel zurückgreifen, um die täglichen Herausforderungen der Angebots- und Rechnungserstellung zu meistern. Wer jedoch langfristig und auch bei wachsender Kundschaft für den Umgang mit Rechnungsbeträgen und Kontaktdaten gerüstet sein will, der greift stattdessen besser zu einer professionellen Rechnungssoftware. Warum solche Spezialtools zu empfehlen sind und welche Rechnungsprogramme Mac-Nutzer unbedingt ausprobieren sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Welche Vorteile bietet ein Rechnungsprogramm für Mac?

Word-Mustervorlagen und Excel-Tabellen stellen kostengünstige und naheliegende Lösungen dar, wenn es darum geht, Rechnungen, Angebote und Zahlungserinnerungen zu erstellen und alle relevanten Daten zu Kunden, Lieferanten und Waren bzw. Dienstleistungen zu erfassen. Dokumente dieser Art bieten allerdings nur wenig Automatismen und erfordern darüber hinaus einen hohen Pflegeaufwand. Nutzen Sie stattdessen aber ein professionelles Rechnungsprogramm für Mac, Windows und Co., verhält sich die Situation gänzlich anders: Dank intuitiver Benutzeroberflächen, individuell gestaltbaren Kunden-, Partner- und Produktdatenbanken, integrierter Versand- und Exportfunktionen sowie Schnittstellen zu verschiedensten Drittanwendungen wie Onlineshops, Warenwirtschaftssystemen oder CRM-Tools sparen Sie sich bei der Regelung Ihrer finanziellen Geschäftsangelegenheiten eine Menge Arbeit.

Dabei unterstützt Rechnungssoftware Sie häufig nicht nur bei der Kommunikation mit Ihren Kunden und Partnern, sondern hilft Ihnen auch dabei, alle steuerrechtlichen Daten zu erfassen und an Ihren Steuerberater bzw. das Finanzamt zu übermitteln: So bieten die meisten Programme die Möglichkeit, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) zu erstellen, die Umsatzsteuervoranmeldung zu erledigen oder Daten via DATEV zu exportieren.

Tipp

In unserem Artikel erfahren Sie, welche Bestandteile und Pflichtangaben in einer ordnungsgemäßen Rechnung auf keinen Fall fehlen dürfen und welche Sonderregelungen es bei der Erstellung einer Rechnung zu beachten gilt.

Das sind die besten Mac-Rechnungsprogramme

Wie bei anderer Software gibt es natürlich auch bei Rechnungssoftware Unterschiede zwischen den verschiedenen Vertretern auf dem Markt, die eine Lösung mal mehr, mal weniger passend für die eigenen Ansprüche und Wünsche machen. Am deutlichsten äußert sich dies vermutlich in der Benutzeroberfläche, deren Beurteilung sehr stark vom Geschmack des einzelnen Nutzers abhängt. Doch auch der Funktionsumfang spielt eine wichtige Rolle: Wenn Sie beispielsweise bestimmte Features unbedingt für Ihren Geschäftsprozess benötigen und diese nicht in einem Programm enthalten sind, ist dies ein deutliches Ausschlusskriterium.

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Ein weiterer Punkt, den es beim Kauf berücksichtigen zu gilt, ist die Kompatibilität der Software. Viele Anbieter setzen auf eine zentrale webbasierte Anwendung, die sich mit jedem gängigen Browser nutzen lässt. Ist dies nicht der Fall oder wollen Sie in jedem Fall mit einer installierbaren Anwendung arbeiten, sollten Sie im Vorhinein sicherstellen, dass eine Desktop-Variante bzw. App für Ihr System zur Verfügung steht.

In diesem Artikel soll es speziell um Rechnungsprogramme für Mac-Nutzer gehen, die also auf dem Apple-Betriebssystem macOS und damit auf Endgeräten wie dem iMac oder MacBook laufen.

sevDesk

Mit sevDesk schickt die in Deutschland ansässige SEVENIT GmbH ein webbasiertes Rechnungsprogramm für Mac, Windows und Linux ins Rennen, das bereits von mehr als 65.000 Kunden in über 15 Ländern genutzt wird. Zusätzlich zur Webanwendung, die sich bequem mit Safari oder einem anderen Browser öffnen und nutzen lässt, stellt die deutsche Software-Schmiede mit sevDesk Go auch eine mobile App für iPhone, iPad und iPod touch (iOS 11.0+) zur Verfügung, mit der Sie Rechnungen, Angebote und Zahlungserinnerungen von unterwegs aus erstellen und verwalten können. Die Kernfunktionen und Stärken des Mac-Rechnungsprogramms lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:

  • große Auswahl an Vorlagen (aber auch individuelles Rechnungsdesign möglich)
  • automatischer Bankabgleich
  • integriertes Mahnwesen
  • Rechnungsversand per Mail oder per Post via Schnittstelle
  • übersichtliches Kundenmanagement
  • GoBD-konform

Voraussetzung für die Nutzung von sevDesk ist der Abschluss eines kostenpflichtigen, monatlichen Abonnements. Sofern Sie keine umfangreichen Features für die Buchhaltung und Warenwirtschaft benötigen, sind Sie mit dem kostengünstigen Paket „Rechnung“ (ab 6,50 Euro pro Monat) aber bestens versorgt.

Vorteile Nachteile
automatisiertes Mahnwesen Rechnungspaket bietet nur einem Nutzer Zugang zur Software
mit passendem Abonnement auch als Buchhaltungssoftware oder Warenwirtschaftssystem nutzbar  

GrandTotal

2008 veröffentlichte die Schweizer Software-Firma Media Atelier die erste Version des Mac-Rechnungsprogramms GrandTotal. Heute zählt die Software für macOS (ab 10.9) auch dank zahlreicher Verbesserungen und Erweiterungen zu den besten nativen Rechnungslösungen für Apple-Geräte. Dabei überzeugt GrandTotal durch die große Unterstützung von Drittanbieter-Tools – insbesondere von Programmen aus den Sparten Arbeitszeiterfassung, Buchhaltung, BankingundMailing. Die Features der Rechnungssoftware im Überblick:

  • nutzerfreundlicher Layout-Editor zur Rechnungs- und Angebotserstellung
  • automatische Berechnung von Summen, Mehrwertsteuer und Rabatten
  • Dokumentversand per E-Mail
  • Datenbank für wiederkehrende Positionen
  • flexible Export-Optionen
  • GoBD-konform

Sie können GrandTotal jederzeit unverbindlich gratis testen. Im Anschluss ist jedoch der Kauf einer Lizenz (119 Euro) erforderlich, die allerdings zeitlich uneingeschränkt für einen Benutzer und eine GrandTotal-Version gültig ist. Größere Updates erhalten Sie dann für einen reduzierten Upgrade-Preis.

Vorteile Nachteile
speziell für macOS entwickelt und optimiert Upgrade auf neue Hauptversionen ist kostenpflichtig
großer Funktionsumfang keine App für mobile Geräte verfügbar

Totals

Die türkische Entwicklerfirma Kedisoft hat sich seit 2007 der Entwicklung kaufmännischer Software für Apple-Geräte verschrieben. Mit Totals hat das Team unter anderem auch eines der besten Rechnungsprogramme für den Mac (ab macOS 10.12) im Sortiment. Egal, ob Sie Rechnungen, Angebote oder Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen erstellen oder verschicken wollen – die Desktop-Anwendung stellt Ihnen erstklassige Vorlagen zur Verfügung, die sich bequem mit Kunden- und Inventardaten aus der programminternen Datenbank füllen lassen. Dabei werden verschiedene Steuermodelle ebenso unterstützt wie alle wichtigen Währungen. Die Totals-Features in der Zusammenfassung:

  • benutzerdefinierte Layouts
  • ausführliche Berichte zu Zahlungen, Dokumenten und Lagerbestand (sofern eingebunden)
  • Support diverser Währungen und Steuermodelle
  • automatische Gewinnkalkulation
  • Rechnungsexport als PDF oder E-Mail
  • Import und Export von Produkten in CSV-Dateien

Totals zählt zu den kostenpflichtigen Mac-Rechnungsprogrammen. Um es nutzen zu können, müssen Sie einmalig eine Lizenz (Kosten: rund 150 Euro) erwerben. Für künftige Updates der Anwendung behält sich der Entwickler allerdings vor, weitere Kosten zu berechnen.

Vorteile Nachteile
für macOS optimiert mühsamer Einstieg
gewährt eine sehr gute Übersicht über Zahlungen, Lagerbestand und Co. keine Version/App für mobile Geräte verfügbar

Fakturama

Fakturama ist ein Rechnungsprogramm für Mac, das Sie kostenlos herunterladen und nutzen können. Die Open-Source-Lösung (Eclipse Public License 1.0), deren erste Version bereits im Jahr 2010 veröffentlicht wurde, ist nicht nur für macOS, sondern auch für Linux und Windows verfügbar. Entsprechende Installationsdateien für die aktuelle Version der Software finden Sie im Download-Center der offiziellen Homepage. Dabei veröffentlicht Fakturama in regelmäßigen Abständen überarbeitete Editionen der Rechnungssoftware, die neue Features und Funktionen enthalten. Außer durch die frei konfigurierbare Webshop-Schnittstelle, die die Anbindung der bekanntesten Shopsysteme ermöglicht, zeichnet sich das Mac-Rechnungsprogramm insbesondere durch folgende Eigenschaften aus:

  • umfassende Dokumentenerstellung (Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen)
  • integrierte Produktverwaltung
  • einfache Erfassung von Einnahmen- und Ausgabenbelegen
  • übersichtliches Datenmanagement dank LibreOffice-Calc-Format
  • Dokumenten-Export im PDF/A- (alle) und ZUGFeRD-Format (Rechnungen)
  • Paketdienst-Schnittstelle

Da Fakturama auf Java basiert, ist es für die Nutzung des Mac-Rechnungsprogramms erforderlich, dass Sie Java (8+) auf Ihrem System installiert haben. Sie können die Laufzeitumgebung der Programmiersprache aber jederzeit kostenfrei über die Website von Oracle herunterladen.

Vorteile Nachteile
Open Source und kostenfrei kein Multi-User-Zugang
frei konfigurierbare Webshop-Schnittstelle keine mobile Version/App

MonKey Office

Seit 2001 unterstützt die aus Cottbus operierende Firma ProSaldo Selbstständige, Freiberufler und KMU durch maßgeschneiderte kaufmännische Software-Lösungen. Hierzu zählt mit MonKey Office unter anderem auch ein Rechnungsprogramm für Mac und Windows, das sich optional mit Features für die Finanzbuchhaltung kombinieren lässt. Die kostenpflichtige Anwendung begleitet Sie durch den gesamten Auftragsprozess, vom Angebot über die Rechnung bis hin zur Abrechnung von Artikeln und Leistungen, wobei eine optimale Aufbereitung der Daten für die Finanzbuchhaltung im Vordergrund steht. Ferner punktet MonKey Office mit diesen Features:

  • hierarchisch strukturierte Verwaltung von Artikeln und Leistungen
  • umfangreiche Details für Artikel und Leistungen (inklusive Produktbild) definierbar
  • kostenfreie Anbindung an Webshop, CRM- oder Warenwirtschaftssystem mit MonKey Office Connect
  • vierstufiges Mahnwesen mit Gebühren- und Verzugszinsenberechnung
  • intelligente Belegverarbeitung (Einzel- und Sammelbelege)
  • Export per PDF und Versand per E-Mail möglich

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MonKey Office wird in einem sogenannten Freemium-Modell angeboten – eine Zahl von Basis-Features können Sie also kostenfrei nutzen. Wollen Sie die Software allerdings als Mac-Rechnungsprogramm verwenden, benötigen Sie zwangsläufig das Paket „REWE“, das rund 190 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) kostet.

Vorteile Nachteile
großer Funktionsumfang verhältnismäßig teuer
optimale Aufbereitung der Daten für die Finanzbuchhaltung keine Webanwendung oder App für mobile Geräte verfügbar

weclapp

Wenn Sie auf der Suche nach einem Mac-Rechnungsprogramm sind, das Sie auf all Ihren Apple-Geräten nutzen können, finden Sie in weclapp die passende Lösung: Die kostenpflichtige Cloud-Anwendung lässt sich ganz einfach über Safari oder einen anderen Browser aufrufen, sodass Sie Ihre Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Mahnungen oder Angebote bequem zu Hause auf dem MacBook oder unterwegs auf dem iPad oder dem iPhone erstellen und verwalten können. Für letztgenannte Geräte stellt der Hersteller weclapp GmbH sogar zusätzlich eine mobile App zur Verfügung, die speziell für das mobile Rechnungswesen optimiert ist. Die Features des Rechnungsprogramms für Mac im Überblick:

  • professionelle Kunden- und Kontaktverwaltung
  • individuell gestaltbare Angebots- und Rechnungsvorlagen
  • Projektmanagement-Modul für Arbeit im Team
  • integrierte Zeit- und Leistungserfassung
  • Automatisierung regelmäßiger Zahlungen durch „wiederkehrende Rechnungen“-Funktion
  • DATEV-Export

Um weclapp als Mac-Rechnungsprogramm verwenden zu können, müssen Sie ein monatliches Abonnement abschließen. Wahlweise können Sie sich hierbei für das Paket „ERP Dienstleistung“ (ab 24 Euro pro Monat) oder das Paket „ERP Handel“ (ab 49 Euro pro Monat) entscheiden. Letzteres ergänzt das Rechnungspaket um Features für Handel, E-Commerce und Produktion. Wer über die notwendigen Ressourcen verfügt, kann das Rechnungsprogramm außerdem auch auf dem eigenen Server hosten: Die Server-Edition weclappOn gibt es ab 48 Euro bzw. 98 Euro im Monat.

Vorteile Nachteile
wahlweise als Cloud- oder Server-Anwendung nutzbar nicht alle Zusatzmodule sind kostenfrei
hervorragende Collaboration-Features sehr komplexe Bedienung

Die vorgestellten Rechnungsprogramme für Mac im tabellarischen Vergleich

  Entwickler Veröffentlichung Mobile Version Kosten Besonderheit
sevDesk SEVENIT GmbH 2014 ja ab 6,50 Euro pro Monat Rechnungsversand via Post-Schnittstelle
Fakturama Ralf Heydenreich und andere 2010 nein kostenlos Open Source
GrandTotal Media Atelier 2008 nein 119 Euro für macOS optimiert
MonKey Office ProSaldo 2008 nein 190 Euro Profile inklusive Bild für alle eingetragenen Artikel und Leistungen
Totals Kedisoft 2009 nein 150 Euro automatische Gewinnkalkulation
weclapp weclapp GmbH 2012 ja ab 24 Euro pro Monat wahlweise in der Cloud oder auf eigenem Server betrieben