Einen Kostenvoranschlag zu erstellen ist ein zeit- und arbeitsintensiver Mehraufwand, den Sie sich womöglich gern vergüten lassen wollen – und auch dürfen. Aber Vorsicht: Kunden sehen den Kostenvoranschlag gern als selbstverständliche Basisdienstleistung und fühlen sich von einer Gebühr womöglich abgeschreckt. Die ist aber sinnvoll für Ihre finanzielle Liquidität, denn manchmal geht ein Kostenvoranschlag mit einer aufwendigen Planung oder umfangreichen Berechnungen einher. Stellt er außerdem schon einen wesentlichen Teil der eigentlichen Dienstleistung (z. B. die Fehlersuche im Vorfeld der Reparatur eines Laptops) dar, haben Sie ein starkes Argument auf Ihrer Seite, das eine Gebührenerhebung in jedem Fall rechtfertigt.
Diese müssen Sie aber auch explizit mit Ihrem Kunden aushandeln und vertraglich festhalten, denn gesetzlich vorgeschrieben ist solch eine Vergütungspflicht laut § 632 Abs. 3 Bundesgesetzbuch (BGB) nicht. Eine einfache Erwähnung einer Pauschalgebühr in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen reicht somit nicht aus, wie das Oberlandgericht Köln im Juni 2011 beschlossen hat.
Am Markt üblich sind Pauschalen in Höhe von 15 bis 30 Euro oder aber 10 Prozent des Auftragswerts. Diese Beträge können Ihnen auch eine gewisse Sicherheit gegenüber Betrugsmaschen bieten: Kunden, die in Wahrheit nicht wirklich vorhaben, bei Ihnen eine Dienstleistung in Auftrag zu geben, werden sich wohl eher nicht auf eine Gebührenerhebung einlassen. Denken Sie daran: Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie einen Kostenvoranschlag nur deshalb erstellen sollen, damit Ihre Konkurrenten Ihre eigenen Preise hinter die fein säuberlich geordneten Positionen schreiben können, haben Sie stets das Recht, sich dessen zu verweigern.
Damit Sie die ernsthaften Interessenten aber nicht mit Ihrer Forderung nach Vergütung verschrecken, sollten Sie schon im Vorhinein darauf hinweisen, dass diese „Schutzgebühr“ bei einer Auftragserteilung zurückerstattet bzw. mit dem Auftragswert verrechnet wird.