Welche Microsoft-365-Alternative passt zu Ihrem Unternehmen?

Auch wenn Microsoft 365 (früher Office 365) durch seinen Funktionsumfang und seine Funktionalität überzeugt, suchen einige Unternehmen nach passenden Alternativen – sei es, weil das Abo-Modell für diese Unternehmen nicht infrage kommt, sei es aufgrund des zu großen Funktionsumfangs oder der zu hohen Kosten. Wir haben uns die verschiedenen Microsoft 365-Alternativen auf dem Markt für Sie angesehen und präsentieren die besten Optionen.

Wichtige Funktionen einer Microsoft-365-Alternative

Der immense Funktionsumfang von Microsoft 365 ist für viele Anwender der große Vorteil und einer der Hauptgründe dafür, dass Microsoft-Office-Anwendungen noch immer das Standardwerkzeug in den meisten Unternehmen sind. Damit eine gute Microsoft-365-Alternative in Betracht gezogen werden kann, muss diese viele Funktionen erfüllen, die man auch vom Marktführer kennt.

Die Rolle der Exchange-Server

Das Thema Datenaustausch spielt in Unternehmen eine große Rolle, und auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und Prozessen gewinnt zunehmend an Bedeutung. Hierbei sind vor allem gute Verfügbarkeit und die Versionshistorie relevant. Viele Unternehmen setzen deswegen immer noch auf Microsoft Office, beispielsweise mit einem gehosteten Microsoft Exchange Server, da nur wenige Alternativen wie etwa Google Workspace oder auch die OX App Suite diese Funktionen bieten. Daher sollten Sie bei der Suche nach einer passenden Alternative zu Microsoft 365 diesen Punkt besonders in Augenschein nehmen. Denn viele Unternehmen sind auf Exchange angewiesen und müssen, wenn sie eine ungeeignete Alternative gewählt haben, mühsam nach Workarounds suchen.

Akzeptanz der Dateiformate

Ein weiterer zentraler Aspekt sind die Dateiformate. Denn auch eine Alternative zu Microsoft 365 muss Dateien erzeugen können, die von Usern mit dem Microsoft-Office-Paket gelesen werden können, sowie solche verarbeiten, die damit erstellt wurden. Schließlich ist Microsoft 365 in der Geschäftswelt weit verbreitet und es ist nicht immer möglich, die verschiedenen Dokumente im frei lesbaren PDF-Format auszuliefern. Wer also mit Geschäftspartnern, Partnerunternehmen oder auch Kunden gemeinsam an Dokumenten arbeiten will, sollte an die Integration der passenden Dateiformate denken. OnlyOffice bietet beispielsweise besonders hohe Kompatibilität mit Microsoft-Dateiformaten (inkl. DOCX, XLSX und PPTX) ohne Formatverluste. Nur so kann der freie Datenaustausch über die verschiedenen Programmgrenzen hinweg gewährleistet werden. Alternativen zu Microsoft 365, die dies nicht ermöglichen, haben wir dementsprechend nicht in den direkten Vergleich aufgenommen.

Berücksichtigung der DSGVO

Ein anderer wichtiger Punkt für Unternehmen ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und deren Berücksichtigung innerhalb der Programme. Hier hatte Microsoft 365 bereits eine Vorreiterrolle eingenommen und überzeugt durch die konsequente und vorbildliche Umsetzung. Lösungen wie OnlyOffice (im Self-Hosting) oder OX App Suite (europäischer Anbieter) erfüllen die DSGVO-Anforderungen inzwischen teils strikter als Microsoft oder Google. Das hat den immensen Vorteil, dass Sie als Unternehmer sich um dieses Thema weniger Gedanken machen müssen. DSGVO-Aspekte können sich bei einzelnen Alternativen, vor allem bei den kostenfreien, durchaus als problematisch erweisen. Der Datenschutz darf bei Überlegungen zu Microsoft-365-Alternativen auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Die Alternativen zu Microsoft 365 im Überblick

Wir haben für Sie die verschiedenen Alternativen zu Microsoft 365 im Überblick zusammengefasst. Natürlich gibt es noch viele weitere Alternativen – wir präsentieren Ihnen an dieser Stelle die populärsten Lösungen.

Kostenlegende: + = günstig ++ = mittel +++ = teuer

IONOS Managed Nextcloud mit Collabora Online

IONOS Managed Nextcloud in Kombination mit Collabora Online bietet eine leistungsstarke Open-Source-Alternative zu Google Workspace und Microsoft 365. Die Lösung wird vollständig von IONOS betrieben und gewartet, sodass Unternehmen von einer sicheren und DSGVO-konformen Cloud profitieren, ohne eigene Server verwalten zu müssen. Collabora Online ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen direkt im Browser, inklusive umfassender Versionsverwaltung und Rechtekontrolle.

Vorteile

Ein entscheidender Vorteil ist die Kombination aus einer vollständig gemanagten Cloud-Umgebung und der nahtlosen Integration von Collabora Online. So lassen sich Office-Dokumente im Browser in Echtzeit bearbeiten, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen. Die Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert und unterliegen damit strengen Datenschutzrichtlinien. Unternehmen profitieren zudem von einer sicheren Rollen- und Rechteverwaltung sowie von einem Support, der speziell auf Nextcloud-User ausgerichtet ist.

Nachteile

Die Kombination aus Managed Nextcloud von IONOS und Collabora Online bietet eine datenschutzfreundliche Alternative zu Microsoft 365, eignet sich jedoch vor allem für einfache Office-Anwendungen und kleinere Teams. Nachteile sind daher der leicht eingeschränkte Funktionsumfang sowie begrenzte Integrationen und Performance bei größeren Anforderungen.

Managed Nextcloud by IONOS Cloud

Teamarbeit in der eigenen Cloud

• Vollständige Datensouveränität in deutschen Rechenzentren
• Managed Service ohne Administrationsaufwand
• File-Sharing, Dokumentenbearbeitung & Kommunikation

Zu den Tarifen

OnlyOffice

OnlyOffice bietet eine moderne Open-Source-Alternative zu Microsoft 365. Besonders stark ist das Tool in Kombination mit Nextcloud oder als Self-Hosted-Lösung für datenschutzorientierte Unternehmen. Dank hoher Formatkompatibilität und granularer Benutzerverwaltung eignet sich die Plattform auch für professionelle Teams

Vorteile

Neben der problemlosen Nutzung von Microsoft-Office-Dateiformaten überzeugt OnlyOffice durch eine intuitive Benutzeroberfläche und umfangreiche Möglichkeiten zur Echtzeit-Zusammenarbeit. Unternehmen, die Wert auf Datensouveränität legen, profitieren besonders von der Option, die Lösung im eigenen Rechenzentrum zu betreiben und damit die volle Kontrolle über sensible Daten zu behalten. Zudem lässt sich OnlyOffice dank modularer Struktur flexibel in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren und ist vollständig DSGVO-konform bei Self-Hosting.

Nachteile

Trotz der vielen Stärken bringt OnlyOffice auch ein paar Einschränkungen mit sich. So ist die Funktionalität einzelner Module (z. B. Präsentationen oder Tabellenkalkulation) nicht so ausgereift wie bei Microsoft 365, insbesondere bei komplexen Formeln, Makros oder Diagrammen. Auch wenn die Echtzeitbearbeitung stabil funktioniert, kann es bei gleichzeitiger Bearbeitung großer Dateien zu Performanceeinbußen kommen – vor allem bei Self-Hosting ohne passende Serverressourcen.

Google Workspace

Google Workspace ist die professionelle Variante der für Privatanwendende frei verfügbaren Google-Apps. Google Workspace vereint eine Vielzahl an Funktionen und unterfüttert diese mit der Power der Google-Architektur. Dementsprechend setzen insbesondere solche Unternehmen verstärkt auf diese Lösung, die bereits auf viele Dienste von Google zurückgreifen.

Vorteile

Neben der problemlosen Nutzung von Office-Dateiformaten bietet diese Microsoft-365-Alternative den Vorteil, dass alle Dienste von Google bequem und ohne Einschränkungen überall genutzt werden können. Priorisierter Support und ein umfassendes Leistungsportfolio runden das Angebot ab. Echtzeit-Kollaborationen sind ebenso möglich wie die Nutzung unbegrenzter Onlinespeicher, sodass diese Lösung darüber hinaus äußerst skalierungsfreundlich ist.

Nachteile

Als US-amerikanischer Konzern unterliegt Google dem Cloud Act und muss den US-Behörden Zugriffsrechte auf Daten seiner Nutzerinnen und Nutzer gewähren. Da die Nutzung und Weitergabe der Daten auf europäischer Seite hingegen der DSGVO unterliegt, müssen Unternehmen einen zusätzlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem US-Unternehmen aufsetzen.

Bei der Google Workspace gibt es folglich in der Anwendung kaum Nachteile zu verzeichnen. Wer allerdings gegenüber Google und der Sicherheit von Google Drive skeptisch eingestellt ist und bisher noch nicht mit den verschiedenen Lösungen gearbeitet hat, ist wahrscheinlich bei einer anderen Microsoft-365-Alternative besser aufgehoben.

LibreOffice

LibreOffice war ursprünglich eine Abspaltung von OpenOffice und basiert daher auf der gleichen Architektur. Allerdings war der eher minimalistische Ansatz von OpenOffice dem Entwicklerteam offenbar zu wenig, sodass sich viele Komfort-Funktionen im neuen LibreOffice wieder etabliert haben. Gerade für Selbständige ist diese kostenlose Microsoft-365-Alternative durchaus eine Lösung.

Vorteile

Aufgrund der Ähnlichkeit zu Microsoft 365 ist das Programm äußerst einsteigerfreundlich und einfach zu nutzen. Die gängigen Dateiformate werden unterstützt, sodass Sie auch Office-Dokumente lesen, bearbeiten und speichern können. Die unkomplizierte Benutzeroberfläche und die einfache Funktionalität reduzieren zudem den Speicherverbrauch, weshalb das Programm insbesondere auf schwächerer Hardware überzeugt.

Nachteile

LibreOffice wurde mit dem Fokus auf Privatanwenderinnen und Privatanwendern entwickelt und bietet somit für Unternehmen nur ein eingeschränktes Portfolio an Möglichkeiten. Vor allem die Arbeit in Gruppen sowie der komfortable Austausch von Dateien in Echtzeit sind mit dieser Microsoft-365-Alternative nur begrenzt möglich. Spezielle Features lassen sich zwar integrieren, müssen aber in der Regel selbst entwickelt werden – was technisches Know-how voraussetzt und mitunter aufwendig oder fehleranfällig sein kann.

OX App Suite

Die OX App Suite bietet hingegen viele der von Nutzerinnen und Nutzern gewünschten Funktionen bereits ab Werk. Sie erfüllt zudem sämtliche Anforderungen in Sachen Datenschutz, die der deutsche Markt an Unternehmen stellt. Zudem profitieren die Nutzer von der aufgeräumten Menüführung und dem großen Funktionsumfang, sodass sich praktisch alle Aufgaben der Office Suite auch bequem und effektiv mittels OX App Suite abdecken lassen.

Vorteile

Die OX App Suite überzeugt in erster Linie durch ihren großen Funktionsumfang, der dem von Microsoft 365 in nichts nachsteht. Zudem bietet das Programm nicht nur eine umfassende Office-Integration mit allen Dateiformaten, sondern auch eine intelligente E-Mail-Lösung inklusive Onlinespeicher und passender E-Mail-Adressen für Ihr Unternehmen.

Nachteile

Mit der OX App Suite als Microsoft-365-Alternative müssen Sie sich an ein verändertes Bedienumfeld gewöhnen. Das bedeutet zunächst eine erhebliche Umstellung in den verschiedenen Programmen und Programm-Ebenen. Einmal erfolgt, werden Sie den Umstieg allerdings kaum mehr bereuen.

iWork for iCloud

iWork for iCloud ist die Apple-eigene Alternative zu Microsoft 365. Daher findet diese Lösung vor allem in solchen Unternehmen Verbreitung, die bereits über eine bestehende Apple-Peripherie verfügen und diese Programme somit eher nativ nutzen. Wer bisher im Microsoft-Universum beheimatet ist und somit keine Geräte von Apple im Unternehmen nutzt, wird von dieser Lösung kaum profitieren. Die iCloud-Apps können auch über Windows-Browser genutzt werden, jedoch nur mit eingeschränktem Funktionsumfang. Eine Nutzung auf Android-Geräten ist aktuell nicht offiziell möglich. Sind jedoch die entsprechenden Geräte vorhanden, kann iWork eine sehr gute Microsoft-365-Alternative darstellen und mit seinen Leistungen und Möglichkeiten überzeugen.

Vorteile

Diese kostenlose Lösung ist ideal für alle Apple-Freunde: Sie ist vollständig mit iOS kompatibel und auf sämtlichen Apple-Geräten, seien es MacBook, iMac, iPad oder iPhone, uneingeschränkt nutzbar. Auch kollaboratives Arbeiten, also z. B. die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments durch verschiedene User, ist damit möglich.

Nachteile

Die Verwendung von iWork for iCloud ist vor allem für Unternehmen mit einer bestehenden Apple-Architektur sinnvoll. Zwar lässt sich diese Alternative zu Microsoft 365 auch auf Windows-PCs über die Webversionen der Apple-Programme Pages, Numbers und Keynote nutzen, jedoch ist der Funktionsumfang dabei deutlich eingeschränkt. Der volle Mehrwert der iCloud entfaltet sich somit hauptsächlich in Verbindung mit dem Apple-Betriebssystem. Auf vielen Tablets und Smartphones (z. B. Android-Geräte) ist die Nutzung von iWork for iCloud derzeit nur eingeschränkt oder gar nicht möglich.

Fazit: Jede Microsoft-365-Alternative bietet eigene Vor- und Nachteile

Wenn Sie sich für eine Alternative zu Microsoft 365 entscheiden, profitieren Sie häufig von den individuellen Stärken der einzelnen Systeme. Dies kann beispielsweise dann für Unternehmen von Vorteil sein, wenn die Bandbreite an Möglichkeiten der Office-Suite entweder zu groß ist oder nicht den eigenen Anforderungen entspricht. Auch das Thema DSGVO sollte in jedem Fall berücksichtigt werden, damit Sie dauerhaft von der von Ihnen gewählten Variante profitieren.

Bei der Wahl einer Microsoft-365-Alternative empfiehlt es sich, nichts zu überstürzen und alle Vor- und Nachteile gut gegeneinander abzuwägen, da diese Alternativen in der Regel über einen langen Zeitraum genutzt werden. Lösungen wie Google Workspace oder auch die OX App Suite können Microsoft 365 auch im professionellen Umfeld gut ersetzen. Haben Sie allerdings bereits die gesamte Peripherie inklusive Exchange-Server auf Office ausgerichtet, will eine Microsoft-365-Alternative gut überlegt sein. Manchmal ist es sinnvoller, beim Marktführer zu bleiben und weiter von den vielen Vorteilen und der exzellenten Update-Politik zu profitieren.