Google Workspace vs. Microsoft 365

Google Workspace oder Microsoft 365? Bei der Wahl der Produktivitätssoftware scheiden sich die Geister. Microsoft bietet mit der Office-Linie seit Jahren ein bewährtes Software-Paket für den Büroalltag, das als Microsoft 365 auch in der Cloud eine gute Figur macht.

Google hat mit dem Filehosting-Dienst Drive und Google Docs zunächst kostenlose Alternativen zur Microsoft-Produktpalette auf dem Markt eingeführt. Diese nehmen in erster Linie Privatanwender ins Visier. Google Workspace soll hingegen auch den Ansprüchen von Geschäftskunden gerecht werden und sich in diesem Segment als ernsthafter Konkurrent zu Microsoft Office etablieren. Doch wie schlägt sich Google Workspace im direkten Vergleich zum Marktführer?

Die Office-Produkte von Google und Microsoft verfolgen beide den gleichen Ansatz: Unternehmen sollen möglichst viele Aufgabe mit Lösungen aus den Suites erledigen können, ohne auf Anwendungen von anderen Anbietern zurückgreifen zu müssen. Die einzelnen Programme greifen dabei in der Regel nahtlos ineinander, um einen reibungslosen Workflow zu garantieren.

Microsoft 365

Viele der Anwendungen innerhalb der Suite von Microsoft 365 sind jedem PC-Nutzer bekannt: Word, Excel und PowerPoint gehören zu den bekanntesten Programmen der Welt und sind in vielen Büros Teil der Standardausstattung. Microsoft 365 bringt die Software-Lösungen in die Cloud. Das vereinfacht die mobile Arbeit und wandelt die traditionellen Büroanwendungen zu modernen Collaboration-Tools um.

Google Workspace

Google hat sich längst davon verabschiedet, ausschließlich seine Suchmaschine anzubieten. Relativ früh im Produktportfolio dabei waren auch die Office-Lösungen. Damals gehörte Google tatsächlich zu den Ersten, die Tabellenkalkulation, Textverarbeitung und das Erstellen von Präsentationen über eine Webanwendung per Browser ermöglichten. Inzwischen sind die einzelnen Programme durch Einbindung von Gmail und Google Drive zu einer umfangreichen Suite komplett in der Cloud herangewachsen.

Mit der Produktivitätssoftware Google Workspace nimmt Google das Business-Segment ins Visier – eine Kampfansage an Marktführer Microsoft und das Konkurrenzprodukt Microsoft 365. Wir stellen beide Produkte hinsichtlich folgender Aspekte gegenüber:

• App-Angebot
• Cloud-Speicher
• File-Sharing
• Kollaboration
• E-Mail
• Sicherheit
• Datenschutz
• Verfügbarkeit
• Support
• Preisgestaltung

Unser Vergleich ist auf dem Stand von Mai 2021.

Schaut man sich das Produktportfolio der beiden Business-App-Pakete an, zeigt sich eine weitgehende Übereinstimmung des Funktionsumfangs. Grundsätzlich bietet Google für jede Microsoft-365-App eine adäquate Alternative.

Ein Alleinstellungsmerkmal des Microsoft-Produkts jedoch ist die Download-Option. Alle oben aufgeführten Business-Apps von Microsoft 365 stehen bei Bedarf auch als Desktop-Version zur Verfügung und können (abhängig vom gewählten Produktplan) direkt aus der Cloud heraus auf lokalen Endgeräten installiert und in der Regel auch offline verwendet werden.

Auch Google Workspace bietet Offline-Funktionen für Google Docs, Sheets und Slides. Nicht jedoch in der Form einer Desktop-App, sondern als Feature der Webanwendung. Voraussetzung dafür ist die Verwendung des Webbrowsers Chrome inklusive einer Erweiterung für den Offline-Betrieb.

Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 und Google Workspace überzeugen im Unternehmenskontext vor allem durch die zentrale Datenhaltung im Internet.

Microsoft setzt bei Microsoft 365 auf den Filehosting-Dienst OneDrive. Nutzern von Google Workspace steht die Cloud-Speicherplattform Google Drive mit erweitertem Speicherkontingent zur Verfügung.

Während Microsoft allen Microsoft-365-Nutzern 1 Terabyte (TB) Cloudspeicher zur Verfügung stellt, hängt das Speichervolumen bei Google Workspace davon ab, welche Produkt-Version zum Einsatz kommt: Zwischen 30 GB und 5 TB pro Nutzer kann man erwerben. In der Enterprise-Version ist sogar unbegrenzt Speicherplatz enthalten.

Sowohl Microsoft als auch Google bieten die Möglichkeit, den Cloud-Speicher mit einem Endgerät zu synchronisieren. Online gespeicherte Dateien und Dateiordner stehen so bei Bedarf auch offline zur Verfügung.

Bei der Verwaltung von online gespeicherten Dateien punkten beide Cloud-Speicherlösungen mit einem großen Funktionsspektrum. Für den Unternehmensalltag sehr praktisch sind unter anderem der Versionsverlauf sowie die Sharing-Funktionen, mit denen Anwender Dateien per Klick mit Personen innerhalb oder außerhalb ihrer Organisation teilen können – bei Bedarf mit zeitlicher Begrenzung.

Google Workspace überzeugt zudem mit einer alle Anwendungen umfassenden Suchfunktion auf Basis von NLP (Natural Language Processing).

Als Kollaborations-Plattformen stellen Microsoft 365 und Google Workspace leistungsstarke Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern bereit.

Beide Lösungen ermöglichen Video-Telefonie und Instant-Messaging sowie die gemeinsame Bearbeitung von Texten, Tabellen und Präsentationen in der Cloud.

Googles Antwort auf Skype for Business ist der Videokonferenz-Dienst Google Meet. Mit Google Chat steht Anwendern zudem eine Kommunikationsplattform für Direktnachrichten und Gruppenunterhaltungen zur Verfügung.

Unternehmensinterne Webseiten und andere Intranet-Anwendungen lassen sich mit Google Workspace ebenso professionell umsetzen wie mit Microsoft 365. Google setzt mit Sites auf ein intuitiv verständliches Template-System mit eingeschränktem Gestaltungsspielraum. Microsoft SharePoint hingegen ist nicht so einfach intuitiv zu verstehen, bietet bei der Umsetzung unternehmensinterner Webanwendungen jedoch deutlich mehr Möglichkeiten.

Mit Yammer und Google Currents haben beide Anbieter Cloud-Lösungen im Programm, mit denen sich interne und unternehmensübergreifende soziale Netzwerke realisieren lassen.

Sowohl Microsoft 365 als auch Google Workspace bieten professionelle E-Mail-Funktionen auf Unternehmensniveau inklusive Kalender und Adressbuch.

Nutzer von Microsoft 365 verwalten ihren E-Mail-Verkehr entweder im E-Mail-Client-Programm Outlook oder in der Browser-Anwendung Outlook on the Web – bei Bedarf auch auf dem Mobilgerät. Bei Google Workspace erfolgt die E-Mail-Verwaltung in der Webanwendung Gmail, die auch dem gleichnamigen Freemail-Produkt zugrunde liegt.

Anders als beim kostenfreien Google-Account steht Google-Workspace-Nutzern Gmail mit werbefreier Benutzeroberfläche und individueller E-Mail-Domain zur Verfügung. Bei Microsoft 365 ist die individuelle E-Mail-Domain nur über Umwege möglich.

Google Workspace oder Microsoft 365 – welches Produkt ist sicherer? Grundsätzlich richten sich beide Anbieter an Unternehmenskunden, deren Geschäftsprozesse strengen Compliance-Richtlinien in Bezug auf Abhörsicherheit und Datenschutz unterliegen.

Beide Anbieter setzen sowohl bei der Datenhaltung im Rechenzentrum als auch bei der Datenübertragung zwischen Client und Server auf solide Verschlüsselungstechnologien.

Darüber hinaus wurden sowohl Microsoft 365 als auch Google Workspace so entwickelt, dass beide Cloud-Lösungen zentralen Branchenstandards und -vorschriften zur sicheren Datenverarbeitung entsprechen.

• Beide Plattformen sind nach internationalen Normen zur Informationssicherheit, Cloud-Sicherheit und zum Cloud-Datenschutz zertifiziert gemäß (ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO 27018).
   
• Alle Microsoft-Clouddienste erfüllen die Service Organization Control Standards für die Betriebssicherheit (SOC 1, 2 und 3), die jährlichen Kontrollen für Datensicherheit, Verfügbarkeit, Integritätsverarbeitung und Vertraulichkeit beinhalten. Auch Google Workspace ist nach SOC 2 und 3 zertifiziert.
   
• Als Teilnehmer des Federal Risk and Authorization Management Programs (FedRAMP) haben beide Anbieter ein Bewertungs- und Genehmigungsverfahren durchlaufen, das ihre Cloud-Produkte für den Einsatz in US-Regierungsbehörden qualifiziert.
   
• Um eine sichere Abwicklung von Kreditkartentransaktionen gewährleisten zu können, unterstützen beide Cloud-Plattformen den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).
   
• Alle Cloud-Tools in der Microsoft-Produktpalette sowie die Google-Lösungen orientieren sich an HIPAA. Der U.S. Health Insurance Portability and Accountability Act gibt strikte Regeln zum Umgang mit Patientendaten vor.

Sowohl Microsoft als auch Google haben Datenschutzmaßnahmen implementiert, die Unternehmen eine DSGVO-konforme Nutzung der Cloud-Anwendungen ermöglichen.

Wie die Microsoft Cloud garantiert auch Google Workspace Nutzern eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent. Die Service-Teams sind bei beiden Plattformen rund um die Uhr per Telefon, E-Mail oder im Chat-erreichbar.

Google bietet Workspace in drei Versionen an:

Für große Unternehmen stellt Google auch eine Enterprise-Version zur Verfügung. Bei dieser Fassung ist vor allem der unbegrenzte Speicherplatz erwähnenswert.

Microsoft bietet Unternehmern eine differenziertere Produktpalette. Für den Business-Einsatz stehen insgesamt drei Produktpläne mit unterschiedlichem Funktionsumfang zur Verfügung:

Google Workspace ist in allen relevanten Bereichen eine starke Konkurrenz des Marktführers. Online bietet die Microsoft-Cloud kaum ein Feature, das bei Google nicht ebenfalls zur Verfügung steht. Lediglich Anwender, die bei der tagtäglichen Büroarbeit lieber mit einer Desktop-Anwendung als im Webbrowser arbeiten, sind bei Microsoft 365 besser aufgehoben.

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