Die cloudbasierte Google Workspace besitzt viele Vorzüge, hat aber auch ihre Grenzen. Wie schwer die Nachteile wiegen, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Je nach Geschäftsbereich, Mitarbeiterstruktur und Unternehmenskultur benötigt jede Firma andere Software-Lösungen. Daher gilt es abzuwägen, ob sich die Google Workspace (ehemals Google Apps for Business) rentiert und tatsächlich Arbeitsprozesse vereinfacht. Als Entscheidungshilfe stellen wir Vor- und Nachteile gegenüber.
Vorteile der cloudbasierten Plattform
Das Hauptmerkmal von Google Workspace ist die komplette Verlagerung von Datenablage und -verarbeitung in eine Cloud. Dies unterscheidet sie teilweise von Microsoft 365. Damit ist die Plattform für ortsunabhängige Teamarbeit geradezu prädestiniert und ein nützliches Collaboration-Tool. Firmen, deren Mitarbeiter zwecks Kundenabsprachen, Konferenzen oder Vertriebsaufgaben häufig auswärts unterwegs sind, bleiben auf den neuesten Stand, greifen auf alle Daten zu und nehmen trotz räumlicher Abwesenheit an wichtigen Besprechungen teil.
Wer es seinen Mitarbeitern ermöglicht, im Homeoffice zu arbeiten, stellt ebenfalls sicher, dass diese auf dem Laufenden bleiben. Das Gleiche gilt für Unternehmen, die auf verschiedene Standorte verteilt sind oder sich regelmäßig mit externen Partnern, Dienstleistern und Kunden absprechen müssen. Die Kommunikationsplattform mit dem Cloud-Speicherplatz stellt sicher, dass jeder freigeschaltete Nutzer, wo auch immer er sich gerade befindet, zeitgleich Zugriff hat, egal ob er einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone nutzt.
Insbesondere Start-ups und kleinere Unternehmen schonen Ressourcen, wenn sie keine eigene Hard- und Software installieren müssen; Datenspeicherung und Rechenprozesse extern erfolgen. Dies erübrigt ein firmeneigenes Rechenzentrum und dessen Wartung. Aus ebendiesem Grund kann Google Workspace auch für Selbstständige interessant sein, die häufig direkt mit Kunden kommunizieren und von außerhalb an Projekten mitarbeiten. In Sachen cloudbasiertes Zusammenarbeiten hat die Google Workspace demnach die Nase vorn.
Im Vergleich zur Google Workspace stellt Microsoft 365 nur eine rudimentäre Cloud-Lösung dar. Während die Google Workspace sämtliche Bearbeitungsprozesse in Echtzeit synchronisiert, funktioniert dies beim Microsoft-Pendant zumeist nur über einen Zwischenschritt, in jedem Fall nicht automatisch. Grundsätzlich speichert Office zunächst lokal. Erst, wenn Sie das Dokument anschließend beim Cloud-Speicher OneDrive oder dem Content-Management-System SharePoint einstellen oder Cloud-Funktionen aktivieren, ist es für andere einsehbar und bearbeitbar. Microsoft 365 bietet demnach ebenfalls eine Schnittstelle zur Cloud und besitzt Groupware-Funktionen, jedoch geschieht die Vernetzung nicht ganz automatisch.
Wer hingegen auf eine hybride Lösung setzt und eine Speicherung auf Festplatte und im Rechenzentrum wünscht, braucht mit Office in dieser Hinsicht keine Nachteile zu befürchten. Die Komponente Zusammenarbeit ist jedoch bei der Google Workspace stärker ausgeprägt.
Kehrseiten des Cloud-Systems
Eine komplette Cloud-Lösung macht abhängig. Die Google Workspace setzt in jedem Fall eine schnelle Internetverbindung voraus. Gerade bei der Nutzung mobiler Endgeräte stößt das Modell an seine Grenzen. Sollte die Verbindung einmal gekappt sein, besteht bei vielen Funktionen allerdings die Möglichkeit, in den Offlinemodus überzuwechseln und Dateien nachträglich zu synchronisieren.
Wenn Sie auf lokale Kopien verzichten, werden diese allein bei einem externen Anbieter gespeichert, in diesem Fall auf Googles Servern. Zwar beschäftigt Google Sicherheitsexperten und besitzt als großer Konzern eine entsprechend ausgeklügelte Infrastruktur, um Datenverlust zu vermeiden. Allerdings ist auch das beste System nicht hundertprozentig vor technischen Pannen, vorübergehendem Serverausfall, Datendiebstahl und Hackerangriffen gefeit. Außerdem behält sich Google vor, den Account aus bestimmten Gründen zu sperren, was jedoch eher ein Worst-Case-Szenario ist.
Überhaupt geben Sie als Nutzer der Google Workspace auch sensible Daten in die Hände des Konzerns und müssen darauf vertrauen, dass diese vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Denn von Ihrem Kontrollrecht können Sie kaum Gebrauch machen. Fakt ist auch, dass damit Ihre Daten auf den potenziell unsicheren Servern eines Drittstaates landen, in dem generell andere Datenschutzbestimmungen gelten. Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001, das verbrieft, dass Google internationale Normen in Sachen IT-Sicherheit einhält, sollen die Bedenken ausräumen. Gleichwohl zeigte gerade die NSA-Affäre, dass sich Geheimdienste an den Server-Standorten Zutritt zu Daten verschaffen können.
Zudem sind Googles Datenschutzbestimmungen nicht vollständig transparent. Dies legt nahe, dass sich der Konzern gewisse Freiheiten bewahren möchte – schließlich bildet die Weiterverarbeitung von Nutzerdaten Googles größte geschäftliche Säule. Das ruft regelmäßig Datenschützer auf den Plan.
Daneben ist es aber auch wichtig, dass Sie in Ihrem Unternehmen auf Datensicherheit achten. Ein einmaliger Log-in ist praktisch, stellt aber für Hacker keine große Hürde dar. Ist das Passwort gehackt oder versehentlich in falsche Hände geraten, sind viele Daten einsehbar, da sie schließlich auf Google Workspace gebündelt werden. Um für mehr Sicherheit zu sorgen, bietet Google alternativ mehrstufige Authentifizierungsverfahren und andere Sicherheitsfunktionen an. Über das Admin-Konto können Sie zudem jederzeit die Zugangsdaten ändern. Über die Mobilgeräteverwaltung sichern Sie Daten von mobilen Endgeräten für den Fall, dass eines verloren geht. Teilweise erlaubt Google Workspace, zusätzlich externe Sicherheitstools einzubeziehen. Dies gilt beispielsweise für Gmail, wo Sie auch eigene Zertifikate für die S/MIME-Verschlüsselung der E-Mail-Korrespondenz verwenden können.
Auch intern ist es notwendig, über verschiedene Abteilungen und Ebenen hinweg Geheimnisse zu bewahren und besonders vertrauliche Daten zusätzlich zu schützen, insbesondere personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitern. Um dies zu gewährleisten, können Sie beispielsweise für jeden Nutzer individuelle Zugriffsrechte festlegen, sodass nicht jeder alle Dokumente einsehen, bearbeiten und herunterladen kann.
Die Google Workspace räumt Administratoren viele Möglichkeiten ein. So können diese die Chatprotokolle der Mitarbeiter speichern sowie Nutzerkonten und personenbezogene Daten verwalten. Nach eigenen Angaben entspricht die Google Workspace EU-Datenschutzanforderungen. Dennoch empfiehlt es sich, einmal von einem Rechtsexperten prüfen zu lassen, ob die eigene Verwendungsweise der Plattform der DSGVO entspricht. Zudem gibt es Unternehmen, die mit Google hinsichtlich der Datenverarbeitung eigene Vertragsklauseln vereinbart haben.
Mehrere Tools aus einer Hand
Eine cloudbasierte Arbeitsplattform, die verschiedene Anwendungen vereint, sorgt für einen besseren Workflow.
- Bessere Übersicht: Die Google Workspace erleichtert es, sämtliche Arbeitsprozesse zu koordinieren und den Überblick über Meetings, Deadlines und Arbeitsfortschritte zu wahren. Gerade bei großen Teams und wenn Externe beteiligt sind, spart dies viel Zeit. Eine Plattform, die verschiedene aufeinander abgestimmte Applikationen vereint, stellt sicher, dass alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind. Suchfunktionen erlauben es, aus einer Vielzahl an in der Cloud gespeicherten Daten rasch relevante Informationen herauszufiltern.
- Einfach verwalten: Für Administratoren gibt es eine zentrale Stelle, die ohne zusätzliche Konfigurationsdateien auskommt. Da alles über eine Cloud läuft, sparen sich Administratoren die Verwaltung von Konten und Lizenzen für mehrere, über verschiedene Server verteilte Anwendungen. Zudem gibt es verschiedene Optionen zur Evaluation, Kontrolle und Verwaltung von Zugriffsrechten.
- Leichte Bedienung: Ein Log-in genügt, um auf sämtliche Tools der Google Workspace und Dokumente zuzugreifen. Echtzeit-Updates erübrigen es, verschiedene Dateien nachträglich aktualisieren und unter Kollegen austauschen zu müssen. Da die meisten Apps wie beispielsweise Chat- und Textverarbeitungsfunktionen bekannten Anwendungen von Microsoft ähneln und das Gmail-Konto weit verbreitet ist, können Sie die Google Workspace problemlos in der eigenen Firma einführen. Zumeist sollte es nicht erforderlich sein, Mitarbeiter im Umgang mit der Google Workspace zu schulen. Zudem gibt es zahlreiche Optionen, um über andere Dienste generierte Daten auf die Google-Plattform zu übertragen.
- Externe Tools integrieren: Ob zur Datenmigration oder Funktionserweiterung: Die Google Workspace ist mit zahlreichen externen Diensten kompatibel. Dazu gehören Customer-Relationship-Systeme ebenso wie Buchhaltungsprogramme. Eine Liste der integrierbaren Programme befindet sich auf Google Workspace Marketplace. Darüber hinaus ist die Google Workspace mit sämtlichen Office-Anwendungen kompatibel. So lässt sich ein mit Google Docs erstellter Text problemlos als Word-Dokument speichern, was den ein oder anderen Nachteil ausgleichen könnte. Wer den Funktionsumfang der Office-Anwendungen vermisst, braucht nicht auf diese zu verzichten, sollte aber abwägen, ob sich Microsoft 365 allein eventuell mehr lohnt als eine in die Google Workspace integrierte Lösung. Auch firmeninterne Entwicklungen können Sie über eine Schnittstelle einbinden.