Besser spät als nie: Entschuldigung für die späte Antwort

Sie lauern in jedem Postfach: die E-Mails, die man eigentlich schon vor Tagen oder sogar Wochen hätte beantwortet sollen. Doch im Arbeitsalltag kommt schnell etwas dazwischen – sei es eine Aufgabe, die dringend erledigt werden muss, oder ein kurzfristig einberufenes Meeting. Eine E-Mail kann da schnell in Vergessenheit geraten.

Vielleicht schieben Sie die Antwort aber auch ganz bewusst immer wieder auf, weil sie wissen, dass der Empfänger nicht gerade erfreut darüber sein wird. Irgendwann ist so viel Zeit vergangen, dass es Ihnen unangenehm ist, überhaupt noch zu antworten. Wäre es dann nicht besser, einfach so tun, als wäre die E-Mail nie angekommen oder am Spam-Filter gescheitert? Die Antwort darauf lautet ganz klar: Nein. Eine ernst gemeinte und nett formulierte Entschuldigung für die verspätete Antwort wird in den meisten Fällen auf Verständnis stoßen und ist wichtig für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern.

Aus welchen Gründen auch immer eine E-Mail bisher unbeantwortet geblieben ist: Es ist immer die bessere Lösung, sich der unangenehmen Situation zu stellen und eine verspätete Antwort zu geben, statt den Absender zu ignorieren. Vor allem bei der Kommunikation im Berufsleben gehört es zum guten Ton, auf Anfragen oder auch auf einfache Benachrichtigungen zu reagieren, selbst wenn Sie in dem Moment nicht weiterhelfen können oder gar keine Reaktion erforderlich ist. Eine freundliche Rückmeldung signalisiert immer, dass Sie Ihr Gegenüber ernstnehmen und Ihnen eine gute Zusammenarbeit wichtig ist. Das erhöht nicht nur Ihr Ansehen bei Kollegen oder Kunden, sondern kann sich auch später bezahlt machen, wenn Sie Ihrerseits um Unterstützung bitten.

Zum Beispiel könnten Sie Ihre unbeantworteten Mails mit verschiedenen Farben zu markieren, die Sie für bestimmte Themengebiete oder nach Dringlichkeitsstufen vergeben. Für ganz besonders wichtige E-Mails können Sie die Alarm-Funktion einstellen. Natürlich lässt sich auch diese mit einem Mausklick ausschalten, doch immerhin verhindern Sie über die Erinnerungsfunktion, dass Sie Mails nach einiger Zeit einfach vergessen.

Doch zurück zur Ausgangssituation. Sie entdecken unbeantwortete E-Mails in Ihrem Postfach und wollen diese so beantworten, dass Ihnen der Absender die späte Antwort möglichst nicht übelnimmt. Je nach Anlass der E-Mail gibt es verschiedene Wege, zu zeigen, dass Sie Ihr Gegenüber schätzen und die Verspätung nicht persönlich gemeint ist. Falls Sie sich unsicher sind, wie Sie Ihre Antwort am besten formulieren, können Sie sich von den folgenden Musterlösungen inspirieren lassen.

Diese Art von E-Mails kommt häufig von langjährigen Geschäftspartnern und Kollegen aus anderen Abteilungen. Diese könnten zum Beispiel davon gehört haben, dass Ihr Team ein begehrtes Prestigeprojekt an Land gezogen hat, und wollen dazu gratulieren bzw. weitere Informationen haben. Da solche E-Mails entweder keine oder zumindest keine dringende Antwort erfordern, werden sie mit Abstand am häufigsten vergessen. Doch gerade diese E-Mails spielen eine wichtige Rolle dabei, gute Beziehungen im Berufsleben aufzubauen. Sie signalisieren, dass Sie Ihr Gegenüber eben nicht ausschließlich kontaktieren, wenn Sie etwas brauchen, sondern den Austausch auch allgemein zu schätzen wissen. Das sollte Ihre E-Mail dementsprechend auch unbedingt zum Ausdruck bringen:

„Liebe/r XYZ,

bitte entschuldigen Sie die verspätete Antwort. Nachdem wir den Pitch gewonnen haben, mussten wir uns direkt auf die Umsetzung des Projekts vorbereiten, um die strengen Terminvorgaben zu erfüllen. Deshalb konnte ich mich in den letzten Wochen kaum um andere Dinge kümmern. Trotzdem habe ich mich sehr über die Glückwünsche gefreut.

Ich habe heute online gelesen, dass Sie in Zukunft zusätzlich das komplette Nordamerika-Geschäft übernehmen. Zu diesem Karriereschritt möchte ich Ihnen ebenfalls gratulieren. Wissen Sie schon, wie die Veränderung strukturell umgesetzt wird? Ich hoffe sehr, dass Sie weiterhin unser Ansprechpartner bleiben.

Ich hoffe, wir können uns bald wieder bei einem gemeinsamen Mittagessen austauschen.

Beste Grüße“

Wenn jemand um Ihre Unterstützung bittet, aber Sie aufgrund Zeitmangels und reichlich Arbeit keine Gelegenheit hatten, sich darum zu kümmern, sollten Sie nach einer Entschuldigung für die späte Antwort Ihre Hilfsbereitschaft zum Ausdruck bringen. Dazu machen Sie dem Absender am besten durch konstruktive Vorschläge deutlich, dass Sie über sein Anliegen nachgedacht haben und nun bereit sind, zu helfen:

„Sehr geehrte/r XYZ,

ich entschuldige mich für die späte Antwort. Es tut mir wirklich leid, dass ich nicht früher auf Ihre Frage nach geeigneten Kontaktpersonen für Ihre Projektidee reagieren konnte. Da zwei Kollegen ausgefallen sind, musste ich mich in den letzten Wochen allein um das Office Management kümmern und war dementsprechend ausgelastet.

Zum Glück sind die Kollegen zurück und ich habe jetzt wieder Zeit, mich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Im Anhang habe ich eine Liste mit den E-Mail-Adressen möglicher Ansprechpartner geschickt. Wenn Sie möchten, kann ich die Personen schon einmal auf Ihre Kontaktaufnahme vorbereiten. Und auch sonst helfe ich Ihnen gerne weiter.

Sagen Sie einfach Bescheid, wenn Sie Unterstützung brauchen.

Mit freundlichen Grüßen“

Egal, wie hilfsbereit Sie sind, es wird immer Situationen in Ihrem Berufsleben geben, in denen Sie nicht helfen können, so gerne Sie auch wollen. Unpopuläre Entscheidungen zu kommunizieren, ist eine Herausforderung, die jeder gern aufschiebt. Doch versetzen Sie sich in die Lage Ihres Gegenübers: Selbst, wenn die Hoffnungen enttäuscht werden, ist das besser, als überhaupt keine Antwort zu erhalten. Versuchen Sie in diesem Fall so transparent wie möglich zu kommunizieren und möglichst alternative Lösungsansätze vorzuschlagen.

„Liebe/r XYZ,

zunächst möchte ich um Entschuldigung für die späte Rückmeldung bitten. Wir haben mit großem Interesse gelesen, dass Sie im Rahmen Ihrer Masterarbeit mit uns zusammenarbeiten möchten. Die Fragestellung klingt sehr interessant und Ihre bisherigen akademischen Leistungen sprechen dafür, dass Sie gut zu unserem Unternehmen passen.

Leider begleitet die Abteilung, die für Sie infrage kommt, bereits zwei Studenten bei Ihren Abschlussarbeiten und hat deshalb nicht genügend freie Kapazitäten, um Sie angemessen bei Ihrer Arbeit zu unterstützen. Falls Sie bereit sind, die Fragestellung etwas abzuändern und den Fokus eher auf soziale als auf wirtschaftliche Aspekte zu legen, könnten wir Sie allerdings in Abteilung XYZ unterbringen.

Lassen Sie mich wissen, ob Sie Interesse daran haben.

Freundliche Grüße“

Für E-Mails, die in keine der genannten Kategorien passen, können Sie die folgende allgemeine Vorlage verwenden und an Ihre Situation anpassen:

„Sehr geehrte/r XYZ,

als ich heute mein Postfach durchgegangen bin, habe ich bemerkt, dass ich mich bisher nicht bei Ihnen gemeldet habe. Das tut mir sehr leid. Ich wollte Ihr Anliegen noch mit meinen Kollegen besprechen, doch dann ist das Thema in der alltäglichen Arbeit untergegangen.

Im Anhang finden Sie zunächst meine eigene Einschätzung. Ich werde aber sofort um die Bewertung der Kollegen bitten und Ihnen in den nächsten Tagen weitere Details zukommen lassen.

Bitte entschuldigen Sie die verspätete Antwort. Ich hoffe sehr, dass Ihnen dadurch keine Unannehmlichkeiten entstanden sind.

Mit freundlichen Grüßen“

Wie Sie an den Beispielen sehen können, ist das Wichtigste, dass eine deutliche und überzeugende Entschuldigung für die späte Antwort ausgesprochen wird. Versuchen Sie, die Situation zu erklären, dabei aber, sachlich zu formulieren und ausschließlich Ihre persönliche Situation zu schildern. Schuldzuweisungen wirken unprofessionell und illoyal, selbst wenn sie der Wahrheit entsprechen. Denken Sie daran, dass der Ton in Ihrer E-Mail einen entscheidenden Einfluss darauf hat, wie glaubwürdig Ihre Entschuldigung wirkt.

Hier noch einmal im Überblick, wie Sie am besten reagieren, wenn Sie erst sehr verspätet eine Nachricht beantworten können.

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