Die Eisenhower-Matrix: Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen

In Unternehmen ist wichtig, dass Aufgaben so schnell wie möglich bearbeitet werden. Entscheidend ist aber auch eine Prioritätensetzung, damit Dringliches nicht hintenansteht. Denn im Alltag – sei es nun im Arbeits- oder Privatleben – kosten häufig weniger dringliche Aufgaben unnötig Zeit, die dann an entscheidender Stelle fehlt. Mit dem sogenannten Eisenhower-Prinzip haben Sie eine Grundlage, um sinnvoll Prioritäten zu setzen und das eigene Zeitmanagement zu optimieren. Dadurch lassen sich viele Ziele schneller erreichen.

Das Pareto-Prinzip besagt, dass sich mit 20 Prozent des Gesamteinsatzes 80 Prozent der geplanten Ergebnisse erbringen lassen. Doch das Problem dabei: Häufig beschäftigen sich die Mitarbeiter mit den anderen 80 Prozent anfallender Tätigkeiten, die allerdings nur zu 20 Prozent der Ergebnisse führen.

Dieses Problem erkannte auch der amerikanische General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Er entwickelte eine Zeitmanagement-Methode, bei der man anhand einer Matrix eine Einteilung der zu bewältigenden Aufgaben vornimmt. Eisenhower unterscheidet dabei zwischen der Wichtigkeit und der Dringlichkeit von Aufgaben.

Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen, Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Eine klare und eindeutige Prioritätensetzung führt dazu, dass die wichtigsten Projekte zuerst erledigt werden. Das Modell ist vor allem für Personen in Führungspositionen praktikabel, da deren Zeit meistens besonders knapp ist und sie weniger wichtige Aufgaben ganz einfach an ihre Mitarbeiter delegieren können. Das bietet wiederum den Vorteil, dass die Mitarbeiter stärker in die Arbeitsabläufe des Unternehmens eingebunden werden.

Das Modell hat allerdings auch einige Nachteile. So fällt es häufig schwer, die Wichtigkeit einer Aufgabe richtig einzustufen. Dadurch kann es mitunter passieren, dass wichtige Aufgaben an die falschen Mitarbeiter delegiert und infolgedessen nicht ausreichend erfüllt werden. Die Dringlichkeit lässt sich hingegen meist über Deadlines bestimmen. Ist keine Deadline vorgegeben, steht der Mitarbeiter vor der Frage, inwieweit er selbst sie als dringlich einschätzt.

Ein weiteres Problem kann die ungleichmäßige Verteilung von Aufgaben sein. Denn oft konzentrieren sich die zu erledigenden Aufgaben auf nur wenige Personen oder Abteilungen, da wichtige Aufgaben zumeist dringend sind und dringende Aufträge auch selten unwichtig. Folglich lassen sich solche Aufgaben nicht delegieren oder beiseiteschieben.

Ein Mitarbeiter sitzt um 9 Uhr in seinem Büro in Berlin. Nachdem er die morgendlichen E-Mails gecheckt hat, liest er einen Zeitungsartikel. Um 11 Uhr erwartet sein Chef einen potenziellen Kunden zu einem Meeting. Dann klingelt das Telefon des Mitarbeiters. Der Chef teilt mit, dass er kurzfristig für einen erkrankten Kollegen einen Termin in München wahrnehmen muss, weshalb er nicht beim Meeting sein kann. Der Mitarbeiter soll daher einen neuen Termin vereinbaren und die Anreise nach München organisieren. Für den auswärtigen Termin benötigt der Chef außerdem bestimmte Dokumente.

Orientiert sich der Mitarbeiter an dem Eisenhower-Prinzip, geht er folgendermaßen vor:

• Er beschafft die Dokumente, die der Chef für seine Reise benötigt (A-Aufgabe, dringend und wichtig).
• Er vereinbart mit dem Kunden einen neuen Termin (B-Aufgabe).
• Das Bahn- bzw. Flugticket nach München delegiert der Mitarbeiter am besten an die dafür zuständige Abteilung der Firma, z. B. an die Event-Abteilung (C-Aufgabe, A-Aufgabe in der Event-Abteilung).
• Beim Lesen des Zeitungsartikels handelt es sich um eine D-Aufgabe, die weder relevant noch dringend ist und deshalb aufgeschoben oder aufgegeben werden kann.

Gerade der Quadrant mit den D-Aufgaben bereitet vielen Menschen Probleme. Dort landen die nicht eiligen und gleichzeitig unwichtigen Aufgaben. Um den Schreibtisch von diesen Aufgaben zu befreien, gibt es folgende Möglichkeiten:

• Komposthaufen: Sämtliche Unterlagen, die keinen tagesaktuellen Informationswert für die Arbeit beinhalten, sollten auf einen Stapel – den sogenannten Komposthaufen – gelegt werden. Dieser Stapel wird nur dann bearbeitet, wenn tatsächlich Zeit dafür ist, weil gerade keine dringlicheren Aufgaben anstehen. Alle paar Monate wirft der Mitarbeiter mindestens ein Fünftel des Stapels in den Papierkorb – und zwar, ohne den Stapel nochmal durchzublättern. Manche Aufgaben haben sich bis dahin vielleicht schon sowieso von selbst erledigt.
• Papierkorb: Material, das weder wichtig noch dringend ist, kann sofort in den Papierkorb. Dazu gehört zwar etwas Mut, aber dafür fühlt sich der Mitarbeiter hinterher viel befreiter und spart Zeit.
• Ablage: Die dritte Möglichkeit ist das Abheften der Unterlagen in einer Ablage. Im Unterschied zum Komposthaufen überprüft der Mitarbeiter aber alle paar Monate die Unterlagen und entscheidet dann, ob er diese aufhebt, bearbeitet oder in den Papierkorb wirft.

Neben der Eisenhower-Matrix und dem Pareto-Prinzip gibt es mit der ABC-Analyse eine weitere Methode, die das Zeitmanagement effektiver gestalten soll. Die ABC-Analyse lässt sich schnell und einfach anwenden:

• A-Aufgaben: extrem wichtig und dringend
• B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend
• C-Aufgaben: weniger wichtig, Routine

Häufig ist es so, dass die C-Aufgaben am zeitintensivsten sind, aber am wenigsten Ertrag bringen. Das größte Nutzen haben dagegen die A-Aufgaben, in die am wenigsten Zeit investiert wird. Der Zweck der ABC-Analyse, des Pareto-Prinzips und der Eisenhower-Matrix ist es, den Fokus auf die A-Aufgaben auf zu setzen. Diese sollten möglichst dann erledigt werden, wenn die Konzentration und Produktivität des Mitarbeiters am größten ist. B-Aufgaben sind hingegen oft Routineaufgaben. Daher sollten diese zu Zeiten bearbeitet werden, in denen die Konzentrationsfähigkeit etwas abnimmt. C-Aufgaben stehen erst dann an, wenn die A- und B-Aufgaben abgeschlossen worden sind.

Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die Eisenhower-Matrix ein größeres Zeitfenster umfasst, während die ABC-Analyse eher auf einen Tag ausgerichtet ist. Die ABC-Analyse hat also das Ziel, Tagesaufgaben innerhalb einer To-do-Liste zu priorisieren, um Projekte über einen Tag verteilt effizient zu erledigen. Das Eisenhower-Diagramm eignet sich dagegen für langfristige Projekte und kann auch dabei helfen, dem eigenen Alltag – sei es im Beruf oder privat – eine Struktur zu geben.

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