In unserem beispielhaften Szenario arbeiten Sie als Marketing-Experte auf 8-Stunden-Basis in einer Online-Agentur. Abgesehen von gelegentlicher Interaktion und Kommunikation mit den Kollegen können Sie Ihre Arbeitszeit relativ frei gestalten. Sie nutzen die ALPEN-Methode nun schon seit einer Woche und haben sich mit dem Konzept vertraut gemacht. Als Resultat können Sie Ihre vergangenen Erfahrungen in die heutige Zeitplanung einfließen lassen.
Für den morgigen Dienstag notieren Sie sich folgende Aufgaben, Aktivitäten und Termine in einer nichtchronologischen To-do-Liste:
- Blog-Post schreiben
- E-Mail-Korrespondenz erledigen
- Allwöchentliches Teammeeting
- Projekt-Pitch für Mittwoch vorbereiten
- Von gestern übriggeblieben: Excel-Tabellenvorlagen für Arbeitszeiterfassung erstellen
Anschließend schätzen Sie den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben. Ihre Erfahrungen aus der letzten Woche sind Ihnen dabei von großem Nutzen. Beispielsweise wissen Sie, dass das wöchentliche Teammeeting immer etwas länger dauert als die veranschlagten 30 Minuten, weil sich die Kollegen gerne mal zum trivialen Smalltalk hinreißen lassen – 1 Stunde als Zeitrahmen ist da deutlich realistischer.
Zusammen mit den entsprechenden Terminangaben und Deadlines sieht Ihre Liste nun so aus:
- Blog-Post schreiben (2 Stunden, Deadline: Mittwoch)
- E-Mail-Korrespondenz erledigen (30 Minuten)
- Allwöchentliches Teammeeting (9 Uhr, 1 Stunde)
- Projekt-Pitch für Mittwoch vorbereiten (5 Stunden, Deadline: 16 Uhr)
- Von gestern übriggeblieben: Excel-Tabellenvorlagen für Arbeitszeiterfassung erstellen (1 Stunde und 30 Minuten, Deadline: 12 Uhr)
Indem Sie Ihre Angaben zusammenrechnen, kommen Sie auf einen Zeitaufwand von insgesamt 10 Stunden. Um alles an einem Tag zu schaffen, müssten Sie also Überstunden machen. Darin sind aber noch nicht Ihre Pausenzeiten (1 Stunde) und die empfohlenen Pufferzeiten einberechnet. Letztere müssten bei einem 8-Stunden-Arbeitstag etwa 3 Stunden und 20 Minuten betragen. Hier tut sich ein klarer Konflikt auf, der Sie dazu aufruft, Prioritäten zu setzen.
Indem Sie ein Priorisierungskonzept wie etwa die Eisenhower-Matrix anwenden, bringen Sie Ihre Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in eine chronologische Reihenfolge:
- E-Mail-Korrespondenz erledigen (30 Minuten)
- Puffer (30 Minuten)
- Allwöchentliches Teammeeting (Termin: 9 Uhr, 1 Stunde)
- Projekt-Pitch für Mittwoch vorbereiten (5 Stunden, Deadline: 16 Uhr)
- Mittagspause um 12 Uhr
- Puffer (1 Stunde)
- Delegieren: Excel-Tabellenvorlagen für Arbeitszeiterfassung erstellen
- Auf morgen verschieben: Blog-Post schreiben
Und so begründen Sie Ihre Entscheidungen:
Der Projekt-Pitch ist die anspruchsvollste Aufgabe, weshalb Sie sie am besten gleich am Morgen erledigen sollten. Da Sie jedoch erst um 8:00 Uhr zur Arbeit antreten und das Teammeeting Ihren Workflow unterbrechen würde, planen Sie, erst danach damit anzufangen. Vor dem Meeting erledigen Sie also Ihre E-Mail-Korrespondenz und haben im Anschluss eine halbe Stunde Puffer für einen Plausch mit den Kollegen – dann wird vielleicht im Teammeeting nicht so viel Zeit vertrödelt. Zudem entscheiden Sie sich, die Erstellung der Excel-Tabellenvorlagen an einen Kollegen zu delegieren, da Sie sich nicht zwingend persönlich darum kümmern müssen.
Vor und nach dem Mittagessen haben Sie genügend Zeit für die Arbeit am Projekt-Pitch, sodass Sie bis 16 Uhr damit fertig werden können. Eine zusätzliche Stunde Puffer reicht zwar nicht annähernd an die empfohlenen Richtwerte heran, sorgt aber für eventuelle Unterbrechungen vor. Da Sie pünktlich um 17 Uhr Feierabend machen wollen, um Ihr Kind vom Kindergarten abzuholen, fällt der Blog-Post leider hinten runter, sodass Sie ihn in den nächsten Tagesplan verschieben – die Deadline ist zum Glück erst einen Tag später.