Zahlungserinnerung – professionelles Forderungsmanagement dank Vorlage

Ausstehende Zahlungen sind nicht zwangsläufig auf Unwillen oder Zahlungsunfähigkeit zurückzuführen. Mitunter haben Ihre Kunden schlicht vergessen, offene Rechnungen zu begleichen, oder entsprechende Schreiben nie erhalten. In solchen Fällen ist Fingerspitzengefühl gefragt. Ein harsches Mahnschreiben – womöglich unter Androhung rechtlicher Schritte – ist in der Regel effektiv, jedoch der Kundenzufriedenheit abträglich. Bleiben Sie stattdessen freundlich. Mahnen Sie säumige Kunden mit einer Zahlungserinnerung an, die höflich, aber bestimmt auf ausstehende Leistungen hinweist und diese einfordert.

Wir zeigen Ihnen anhand von Muster-Texten und Vorlagen, wie Sie freundliche Zahlungserinnerungen formulieren, die rechtlich die Funktion einer verzugsbegründenden Mahnung erfüllen.

Mahnung vs. Zahlungserinnerung

Im Rahmen des Forderungsmanagements hat die Mahnung die Funktion, einen säumigen Schuldner in Verzug zu setzen. Denn nur wenn ein Zahlungsverzug vorliegt, ist ein Gläubiger im Recht, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Formale Vorgaben für die rechtssichere Mahnung sieht der Gesetzgeber nicht vor. Die Rechtsprechung orientiert sich stattdessen an einem amtlichen Leitsatz, der dem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 10. März 1998 (Az.: X ZR 70/96) entnommen wurde:

Zitat

Als verzugsbegründende Mahnung genügt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, mit der der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, daß er die geschuldete Leistung verlangt. (Quelle: Neue Juristische Wochenschrift (NJW) Heft 1998/29, 2123)

Eine Mahnung muss somit nicht zwangsläufig als Mahnung betitelt werden. In Deutschland ist es kaufmännische Gepflogenheit, säumige Kunden zunächst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung auf ausstehende Rechnungen hinzuweisen. Die Zahlungserinnerung kommt in diesem Fall als erste Mahnung zum Einsatz. In der Regel folgen zwei weitere Mahnschritte, ehe der Gläubiger rechtliche Schritte einleitet. Vorgeschrieben sind diese nicht.

Fazit

Eine Zahlungserinnerung erfüllt die Funktion einer verzugsbegründenden Mahnung, sofern sie den Empfänger unmissverständlich dazu auffordert, eine geschuldete Leistung zu erbringen.

Eine Erklärung der Begriffe Verzug und Fälligkeit finden Sie in unserem Grundlagen-Artikel zu Mahnung schreiben.

Zahlungserinnerung: Aufbau und Inhalt

Grundsätzlich sind Mahnungen – und somit auch Zahlungserinnerungen – an keine bestimmte Form gebunden. Rechtlich macht es keinen Unterschied, ob Gläubiger säumige Schuldner schriftlich, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten dazu auffordern, fällige Rechnungen zu begleichen.

In der Praxis hat sich die schriftliche Zahlungserinnerung durchgesetzt. Der Grund dafür ist die Beweiskraft des Mahnschreibens. Denn: Streitet ein Schuldner den Zugang der Zahlungserinnerung ab, ist der Gläubiger in der Beweispflicht.

Wichtige Angaben auf der Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung fungiert als Mahnung und sollte grundsätzlich alle Angaben eines rechtssicheren Mahnschreibens enthalten.

Informieren Sie den Empfänger der Zahlungserinnerung unmissverständlich darüber, wer Sie sind, welche Forderung Sie stellen, an wen sich die Forderung richtet und auf welche Rechnung sich Ihre Forderung bezieht.

Wir empfehlen Ihnen, auf einer Zahlungserinnerung grundsätzlich folgende Angaben zu machen:

  • Ihr Unternehmen inklusive Anschrift
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Kundennummer
  • Datum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Ggf. Nummer des Lieferscheins und Liefertermin
  • Fälliger Rechnungsbetrag
  • Ihre Bankverbindung

Da es sich bei der Zahlungsaufforderung in der Regel um die erste Mahnung im Rahmen eines dreistufigen Mahnverfahrens handelt, brauchen Sie vorerst keine Zahlungsfrist zu setzen. Auch die möglichen Folgen bei Nichtzahlung werden in der Zahlungserinnerung zunächst nicht thematisiert.

Beispielformulierungen

Die Zahlungserinnerung kleidet die Mahnung in freundliche Worte. Dennoch sollte Ihr Schreiben eindeutig zum Ausdruck bringen, dass Sie den Empfänger dazu auffordern, seine Schuld zu begleichen.

Wie Sie diesen Spagat erfolgreich meistern, zeigenden folgende Beispielformulierungen, die sich in der Praxis bewährt haben. Weisen Sie den Empfänger der Mahnung freundlich auf ausstehende Zahlungen hin und geben Sie die Rechnungsnummer inklusive Datum oder das entsprechende Kundenkonto an:

„Für die die Rechnung […] vom […] konnten wir bis heute leider keinen Zahlungseingang feststellen. Sicherlich handelt es sich um ein Versehen. Eine Kopie der Rechnung vom […] haben wir dem Schreiben beigelegt.“

„Wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die Rechnung […] vom […] noch nicht beglichen wurde.”

„Nach Durchsicht Ihres Kundenkontos haben wir festgestellt, dass der nachfolgend aufgeführte Betrag zum Fälligkeitstermin nicht beglichen wurde. Unter Berücksichtigung Ihrer Zahlungseingänge bis zum […] erinnern wir Sie daher heute an die Begleichung unserer Forderung.“

„Leider konnten wir für die Rechnung […] vom […] keinen Zahlungseingang bis zum festgesetzten Zahlungstermin feststellen.“

Nennen Sie die den fälligen Betrag:

„Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von […] € ohne Abzüge auf das untenstehende Bankkonto.“

„Wir erlauben uns daher höflich, an den Ausgleich des Gesamtbetrages in Höhe von […] € zu erinnern.“

Räumen Sie abschließend die Möglichkeit ein, dass die ausstehenden Beträge bei Eintreffen der Zahlungserinnerung möglicherweise schon beglichen wurden:

„Sofern Sie die Zahlung zwischenzeitlich veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.“

Wurde die offene Rechnung ursprünglich auf dem Postweg übermittelt, besteht die Möglichkeit, dass diese nie beim Empfänger einging oder nach Empfang unabsichtlich verlegt wurde. Unser Tipp: Legen Sie der Zahlungserinnerung eine Kopie der Originalrechnung bei.

Kostenlose Vorlage für die Zahlungserinnerung

Sie können sich beim Verfassen von Zahlungserinnerungen an folgendem Muster orientieren, das Ihnen je nach Bedarf als Word-Datei oder im Excel-Format zur Verfügung steht.

Word-Download

Zahlungserinnerungs-Vorlage für Word

Excel-Download

Zahlungserinnerungs-Vorlage für Excel

Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.


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