Zahlungserinnerung – professionelles Forderungsmanagement dank Vorlage

Ausstehende Zahlungen sind nicht zwangsläufig auf Unwillen oder Zahlungsunfähigkeit zurückzuführen. Mitunter haben Ihre Kunden schlicht vergessen, offene Rechnungen zu begleichen, oder entsprechende Schreiben nie erhalten. In solchen Fällen ist Fingerspitzengefühl gefragt. Ein harsches Mahnschreiben – womöglich unter Androhung rechtlicher Schritte – ist in der Regel effektiv, jedoch der Kundenzufriedenheit abträglich. Bleiben Sie stattdessen freundlich. Mahnen Sie säumige Kunden mit einer Zahlungserinnerung an, die höflich, aber bestimmt auf ausstehende Leistungen hinweist und diese einfordert.

Wir zeigen Ihnen anhand von Muster-Texten und Vorlagen, wie Sie freundliche Zahlungserinnerungen formulieren, die rechtlich die Funktion einer verzugsbegründenden Mahnung erfüllen.

Im Rahmen des Forderungsmanagements hat die Mahnung die Funktion, einen säumigen Schuldner in Verzug zu setzen. Denn nur wenn ein Zahlungsverzug vorliegt, ist ein Gläubiger im Recht, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Formale Vorgaben für die rechtssichere Mahnung sieht der Gesetzgeber nicht vor. Die Rechtsprechung orientiert sich stattdessen an einem amtlichen Leitsatz, der dem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 10. März 1998 (Az.: X ZR 70/96) entnommen wurde:

Eine Mahnung muss somit nicht zwangsläufig als Mahnung betitelt werden. In Deutschland ist es kaufmännische Gepflogenheit, säumige Kunden zunächst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung auf ausstehende Rechnungen hinzuweisen. Die Zahlungserinnerung kommt in diesem Fall als erste Mahnung zum Einsatz. In der Regel folgen zwei weitere Mahnschritte, ehe der Gläubiger rechtliche Schritte einleitet. Vorgeschrieben sind diese nicht.

Eine Erklärung der Begriffe Verzug und Fälligkeit finden Sie in unserem Grundlagen-Artikel zu Mahnung schreiben.

Grundsätzlich sind Mahnungen – und somit auch Zahlungserinnerungen – an keine bestimmte Form gebunden. Rechtlich macht es keinen Unterschied, ob Gläubiger säumige Schuldner schriftlich, mündlich oder durch schlüssiges Verhalten dazu auffordern, fällige Rechnungen zu begleichen.

In der Praxis hat sich die schriftliche Zahlungserinnerung durchgesetzt. Der Grund dafür ist die Beweiskraft des Mahnschreibens. Denn: Streitet ein Schuldner den Zugang der Zahlungserinnerung ab, ist der Gläubiger in der Beweispflicht.

Die Zahlungserinnerung fungiert als Mahnung und sollte grundsätzlich alle Angaben eines rechtssicheren Mahnschreibens enthalten.

Informieren Sie den Empfänger der Zahlungserinnerung unmissverständlich darüber, wer Sie sind, welche Forderung Sie stellen, an wen sich die Forderung richtet und auf welche Rechnung sich Ihre Forderung bezieht.

Wir empfehlen Ihnen, auf einer Zahlungserinnerung grundsätzlich folgende Angaben zu machen:

• Ihr Unternehmen inklusive Anschrift
• Name und Anschrift des Empfängers
• Kundennummer
• Datum der Rechnung
• Rechnungsnummer
• Ggf. Nummer des Lieferscheins und Liefertermin
• Fälliger Rechnungsbetrag
• Ihre Bankverbindung

Da es sich bei der Zahlungsaufforderung in der Regel um die erste Mahnung im Rahmen eines dreistufigen Mahnverfahrens handelt, brauchen Sie vorerst keine Zahlungsfrist zu setzen. Auch die möglichen Folgen bei Nichtzahlung werden in der Zahlungserinnerung zunächst nicht thematisiert.

Die Zahlungserinnerung kleidet die Mahnung in freundliche Worte. Dennoch sollte Ihr Schreiben eindeutig zum Ausdruck bringen, dass Sie den Empfänger dazu auffordern, seine Schuld zu begleichen.

Wie Sie diesen Spagat erfolgreich meistern, zeigenden folgende Beispielformulierungen, die sich in der Praxis bewährt haben. Weisen Sie den Empfänger der Mahnung freundlich auf ausstehende Zahlungen hin und geben Sie die Rechnungsnummer inklusive Datum oder das entsprechende Kundenkonto an:

Nennen Sie die den fälligen Betrag:

Räumen Sie abschließend die Möglichkeit ein, dass die ausstehenden Beträge bei Eintreffen der Zahlungserinnerung möglicherweise schon beglichen wurden:

Wurde die offene Rechnung ursprünglich auf dem Postweg übermittelt, besteht die Möglichkeit, dass diese nie beim Empfänger einging oder nach Empfang unabsichtlich verlegt wurde. Unser Tipp: Legen Sie der Zahlungserinnerung eine Kopie der Originalrechnung bei.

Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.