Inventurliste: Die Inventurvorlage zum Runterladen

Sind Sie Unternehmer, dann kennen Sie das bestimmt: Jedes Jahr aufs Neue müssen Sie und Ihre Mitarbeiter einen vollständige Inventur durchführen. Insbesondere, wenn Ihr Betrieb Waren herstellt und/oder verkauft, kann das eine sehr zeitaufwendige Angelegenheit sein. Dann ist es zeitsparend, wenn Sie sich möglichst wenig um das Drumherum kümmern müssen. Eine Vorlage für Inventurlisten erspart Ihnen beispielsweise einiges an Formatierungsarbeit.

Jedes Jahr müssen Unternehmen eine komplette Liste Ihres Inventars anfertigen: Was befindet sich alles in Ihrem Bestand und welche Schulden haben Sie noch? Durch die Inventur erlangen sowohl Sie als auch das Finanzamt einen genauen Überblick über den Zustand Ihres Unternehmens. Dabei unterscheidet man drei verschieden Formen der Inventur:

• Körperliche Inventur: Sie zählen, messen, wiegen oder schätzen all Ihre materiellen Güter.
• Buchinventur: Immaterielles und Umlaufvermögen sowie Schulden entnehmen Sie Ihren Büchern.
• Anlageinventur: Im Anlageverzeichnis erfassen Sie alle Güter des beweglichen Anlagevermögens wie zum Beispiel Fahrzeuge und Maschinen.

Am aufwändigsten ist dabei die körperliche Inventur, da Sie bei ihr in kürzester Zeit jeden einzelnen Gegenstand erfassen müssen. Eine ordentliche Inventurliste erleichtert diesen Vorgang erheblich.

Inventurlisten verwendet man bei der körperlichen Inventur. Sie verteilen die Listen an Ihre Mitarbeiter oder Inventurhelfer, die mithilfe der Dokumente den Ist-Bestand in Ihrem Betrieb erfassen. Zu diesem Zweck ist eine solche Liste in Spalten aufgeteilt:

• Artikelbezeichnung: Tragen Sie dort für jeden Artikel die genaue Bezeichnung ein.
• Artikelnummer: In Ihrem Unternehmen hat jeder Gegenstand eine eigene Inventarnummer. Es kann sinnvoll sein, die Liste nach der Artikelnummer zu sortieren und diese Spalte nach links zu setzen – abhängig von der Sortierung Ihres Lagers.
• Menge: In dieser Spalte trägt der Mitarbeiter das Ergebnis seiner Zählung oder Messung ein.
• Maßeinheit: Diese Spalte gibt an, ob es sich um Stückzahlen, Gewicht, Länge oder eine andere Maßeinheit handelt.
• Wert: Den Wert der Artikel teilen Sie noch in zwei Spalten auf. Zum einen geben Sie den Wert des einzelnen Gegenstandes an und dann den Gesamtwert, der sich aus der Zählung ergibt.

Zum Ende jedes Blattes bilden Sie die Summe aus den Gesamtwerten jeder Artikelgruppe. Dabei findet von Blatt zu Blatt kein Übertrag statt. Sie fangen immer wieder mit einer neuen Rechnung an. Erst am Ende, auf einem gesonderten Blatt, zählen Sie alle Summen zusammen.

Neben der eigentlichen Tabelle finden sich in der Inventurliste noch zusätzliche Angaben, die einer möglichst exakten Dokumentation dienen. Jedes Blatt erhält eine Nummer, damit man den Überblick behält und zu einem späteren Zeitpunkt die Vollständigkeit besser nachvollzogen werden kann (nicht nur von Ihnen, sondern auch von einem Wirtschaftsprüfer). Außerdem ist jedes Blatt zwingend mit Datum und einer Unterschrift zu versehen.

Mit nahezu jedem Tabellenkalkulationsprogramm (wie Excel), aber auch mit moderner Textverarbeitungssoftware können Sie eine ordentliche und hilfreiche Inventurliste erstellen. Achten Sie beim Erstellen Ihrer Vorlage vor allem auf die Anforderungen der Mitarbeiter, die die Zählung tatsächlich durchführen. So ist es beispielsweise wichtig, genügend Platz für die Eintragungen zu lassen. Versuchen Sie nicht zu viele Artikel auf einer Seite unterbringen. Bedenken Sie, dass Ihre Mitarbeiter die Listen handschriftlich ausfüllen. Damit die Eintragungen lesbar bleiben, dürfen die Spalten nicht zu klein sein.

Wenn Sie Ihre Inventur mit einer solchen Vorlage erledigen, können Sie die spätere Erfassung und Auswertung der Daten elektronisch durchführen – sie fügen dazu einfach die Werte nachträglich in eine digitale Tabelle ein. So können Sie auch die Kapazitäten von Excel besser ausschöpfen: Nutzen Sie zum Beispiel die Summenfunktion, um Ihnen die Rechenarbeit abzunehmen. Dennoch müssen Sie die Listen im Anschluss ausdrucken und handschriftlich mit Datum und Unterschrift versehen.

In Excel sollten Sie die oberen Zeilen nutzen, um einen immer gleichbleibenden Kopf zu erstellen. Dort sollten alle Informationen zum Dokument zu finden sein. Bauen Sie erst dann Ihre Tabelle auf und vergessen Sie hierbei nicht, mit Rahmen zu arbeiten, damit die Tabellenfelder auch im Ausdruck noch zu sehen sind.

Anpassungen können in zwei verschiedenen Varianten vorgenommen werden. Zum einen können Sie für Informationen, die speziell für Ihr Unternehmen interessant sind, zusätzliche Spalten einfügen– zum Beispiel den Lagerort oder Bemerkungen zur Artikelgruppe. Die andere Anpassung kann darin bestehen, dass Sie Teile der Inventurlisten schon im Voraus ausfüllen, um Ihren Mitarbeitern so die Arbeit zu erleichtern. Außerdem sorgen Sie so für mehr Leserlichkeit. Beispielsweise können Sie den Kopf jedes Blattes vorab ausfüllen.

Eventuell ist es auch sinnvoll, die Produktbezeichnungen und Artikelnummern einzutragen. Bedenken Sie dabei aber auf jeden Fall die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter während der Inventur. Diese sollten Regal für Regal durchgehen und nicht von einem Posten zum nächsten springen müssen, nur weil Sie in Ihrer Liste räumlich weit entfernte Waren in nebeneinander liegenden Spalten vermerkt haben. Versetzen Sie sich also bei der Sortierung in die Position des Zählenden. Machen Sie Ihren Mitarbeitern die Arbeit so leicht wie möglich und minimieren Sie so die Fehlerquellen.

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