Abhängig von Anlass und Situation kann es erfreulich oder weniger erfreulich ausfallen: das Mitarbeitergespräch. Mitarbeiter und Vorgesetzte kommen in ihm zusammen, um über Ziele, Perspektiven, Erfolge sowie auch Fehlschläge zu sprechen. Gerade letztgenanntes Thema bringt viele Menschen – auf beiden Seiten des Tisches – ins Schwitzen. Dass die eigene Leistung nicht den Erwartungen der Vorgesetzten entspricht, hören die meisten Mitarbeiter nur äußerst ungern – aber auch für die Geschäftsführung bzw. Teamleitung ist es oft alles andere als angenehm, Angestellte auf ihre Verfehlungen aufmerksam zu machen. Doch auch, wenn nicht alles rund lief, muss ein Personalgespräch keineswegs von Scham oder Sorge geprägt sein. Geht man gut vorbereitet in das Gespräch und hält sich an einige einfache Regeln, findet statt eines eher unangenehmen Aufeinandertreffens ein konstruktives Feedbackgespräch statt, von dem alle Beteiligten profitieren.
Mitarbeitergespräche finden mindestens alle zwölf Monate in Form des Jahresgesprächs statt – sie können aber prinzipiell jederzeit stattfinden, wenn eine der beiden Seiten – Vorgesetzte oder Mitarbeiter – Redebedarf haben. In regelmäßigen Abständen stattfindende Mitarbeitergespräche werden insbesondere in größeren Unternehmen von der Personalabteilung eingefordert und wederMitarbeiter noch Vorgesetzte dürfen sich dagegen sperren. In der Regel müssen die Gespräche bis zu einer vorgegebenen Deadline abgeschlossen sein. Doch gerade dieser Zwang sorgt dafür, dass viele Beteiligte das Feedbackgespräch eher als notwendiges Übel statt als Chance begreifen.
Zweck der Personalgespräche ist meist eine Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters – dieser erhält in der Regel aber auch Gelegenheit, seine Bedürfnisse und Zukunftspläne hinsichtlich des Unternehmens zu äußern. Feedbackgespräche auf Augenhöhe sind zwar eher die Ausnahme, aber dennoch ist meist auch vorgesehen, dass die Angestellten die Chance erhalten, Probleme und Unstimmigkeiten anzusprechen. Fragen, die dabei geklärt werden, sind unter anderem folgende: Was hält den Mitarbeiter davon ab, mehr Leistung zu liefern? Welche Probleme im Betriebsablauf gibt es, von denen der Vorgesetzte nichts weiß? Wie sieht der Angestellte seine Zukunft im Unternehmen?
Es ist als Angestellter nicht möglich, ein Mitarbeitergespräch zu verweigern. Der Gesetzgeber legt fest, dass der Mitarbeiter der Aufforderung zu einem Gespräch nachkommen und dort auch wesentliche Informationen aus seinem Arbeitsbereich offenlegen muss.
Der Vorgesetzte sollte durchaus Kritik geben, wenn sie berechtigt ist – aber auch unbedingt loben (und Potenziale aufzeigen): Was ist gut gelaufen, was hätte besser sein können? Chefs und Abteilungsleiter haben im Mitarbeitergespräch die Chance, auf die Wünsche des Angestellten einzugehen. Ob die Ziele der Mitarbeiter realistisch sind und welche Maßnahmen sie ergreifen müssen, damit er diese erreichen kann, lässt sich ebenfalls in einem Personalgespräch besprechen.
Wenn Sie Mitarbeitergespräche nicht richtig führen, können daraus schnell Konflikte entstehen. Damit solche Probleme dann nicht aus dem Ruder laufen, sollten Sie auf bewährte Methoden des Konfliktmanagements zurückgreifen, statt zu hoffen, dass der Konflikt sich von selbst löst.
Es gibt die unterschiedlichsten Anlässe für Gespräche zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten. Die bisher genannten Inhalte spielen vor allem im Jahresgespräch oder in allgemeinen Feedbackgesprächen eine Rolle. Aber auch in anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen muss nicht nur ein einzelnes Thema besprochen werden. Mitarbeiter und Vorgesetzte können die Gesprächssituation durchaus nutzen, um weitere Punkte anzusprechen. Anlässe für Mitarbeitergespräche gibt es mehrere …
Verwechseln Sie das Mitarbeitergespräch nicht mit einem Meeting. Bei dem Personalgespräch geht man anders als bei einem Meeting nicht im Detail auf Aufgaben oder Aufträge ein, die aktuell anstehen.
Das Mitarbeitergespräch dient keinem Selbstzweck. Das Gespräch zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten hat vielmehr zahlreiche positive Effekte:
Das Mitarbeitergespräch sollte im Idealfall nicht nur ein einmal jährlich stattfindendes Ereignis sein, sondern dazu diesen, den Kommunikationskanal über die hierarchischen Stufen hinweg zu öffnen oder offen zu halten. Mitarbeiter bekommen dadurch das Gefühl, dass sie auch außerplanmäßig Kontakt zu den Vorgesetzten aufnehmen können, sollte Bedarf bestehen.
Wenn beide Seiten das Feedbackgespräch richtig nutzen, stärkt es das Vertrauen untereinander. Voraussetzung dafür ist, dass beide mit dem gebotenen Ernst an die Sache herangehen und zugleich bereit sind, sich zu öffnen. Legen beide Seiten ihre Karten offen, fallen Ressentiments. Der Zusammenhalt wird dadurch gestärkt.
Wenn man sich ernstgenommen fühlt, verbessert das auch die Stimmung im Betrieb. Damit dieser Effekt eintritt, ist es aber notwendig, dass das Gespräch nicht nur eine Richtung läuft. Signalisiert der Vorgesetzte seinem Mitarbeiter, dass ihm die Kritik des Angestellten wichtig ist, verbessert das die Arbeitsatmosphäre.
Im Mitarbeitergespräch haben Vorgesetzte auch die Gelegenheit, motivierende Impulse zu setzen. Lobt man seinen Angestellten für Erfolge und zeigt ihm Perspektiven zur Verbesserung auf, kann sich das positiv auf die Motivation auswirken. Die Leistungsbereitschaft sollte nach einem Gespräch immer höher sein als davor.
Das Feedbackgespräch sorgt dafür, dass man sich offen begegnet. Das Gegenüber wird weniger in seiner Position und stärkerals Person wahrgenommen. Die Unterschiede, die hinsichtlich Verantwortung und Gehalt bestehen, verlieren für das soziale Miteinander an Bedeutung und die Bindung wird gestärkt.
Beiden Seiten ist oftmals gar nicht klar, was genau die Arbeit des jeweils anderen auszeichnet, und welche Szenarien sich im Hintergrund abspielen. Der Mitarbeiter erfährt im Gespräch mitunter Gründe für Managemententscheidungen und andererseits erfährt der Vorgesetzte, mit welchen Herausforderungen die Angestellten zu kämpfen haben.
Es ist sinnvoll, sich bereits vor einem Mitarbeitergespräch mit den eigenen Zielen zu befassen – das gilt für beide Seiten. Das offene Gespräch ermöglicht aber, auch neue Ziele aufzuzeigen und neue Perspektiven zu eröffnen.
Während des Gesprächs hat der Mitarbeiter die Chance, seine eigenen Ideen und Vorstellungen einzubringen. Das kann entweder dafür sorgen, dass genannte Punkte direkt umgesetzt werden, oder dass dem Mitarbeiter mehr Verantwortung übertragen wird, damit er seine Ideen selbst umsetzen kann.
Häufig bemerken Vorgesetzte gar nicht, dass es unter ihren Mitarbeitern zu Konflikten kommt. In einem Vieraugengespräch kommen aber solche Dinge offen zur Sprache, die ansonsten nur (wenn überhaupt) unterschwellig zu merken sind. Durch Gespräche mit unterschiedlichen Mitarbeitern kann sich der Vorgesetzte so ein umfassendes Bild von der Lage machen.
Insbesondere die regelmäßig stattfindenden Jahresgespräche folgen mehr oder weniger einem vorgegebenen Schema. Dies lässt sich ganz grob in drei Phasen aufteilen: Zunächst wird in einer Analyse der Ist-Zustand besprochen. Anschließend geht man zur Planung der Zukunft über. In dieser Phase werden klare Aufgaben für die nächsten Monate benannt. Zum Schluss, in der dritten Phase, werden die langfristigen Perspektiven besprochen. Diese plant man noch nicht konkret, hält die besprochenen Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten aber bereits schriftlich fest.
In der Praxis sollte man versuchen das Gespräch fließend von einem Gesprächspunkt zum nächsten zu navigieren und auf eine starre Einteilung verzichten. Zwar gibt es meist ein entsprechendes Skript oder ein Fragenkatalog (meist von der Personalabteilung erstellt) als Vorgabe, am wichtigsten ist aber, dass man sich offen unterhalten kann. Deshalb kann es vorkommen, dass man Punkte zunächst überspringt, um sie dann erst zum Ende hin noch anzusprechen. Folgende Themen kommen normalerweise in jedem Mitarbeitergespräch vor.
Damit ein Mitarbeitergespräch konstruktiv und erfolgreich wird, ist nicht nur wichtig, was man bespricht, sondern auch wann, wie und wo. Damit das Treffen von Mitarbeiter und Vorgesetztem für beide Seiten positiv verläuft, ist vor allem ausreichend Zeit notwendig. Es ist nicht sinnvoll, das Mitarbeitergespräch kurz und spontan zwischen zwei Termine zu schieben. Man sollte sich mindestens 30 Minuten Zeit nehmen und eventuell sogar eine ganze Stunde freihalten, falls das Gespräch länger dauern sollte. Termin und Dauer werden mit ausreichendem Vorlauf beiden Seiten bekannt gegeben, damit keine anderen Meetings dazwischen kommen.
Das Mitarbeitergespräch ist vertraulich und obwohl es in einem professionellen Umfeld stattfindet, darf man in einem gewissen Rahmen auch Emotionen und private Erfahrungen offenbaren. Das gelingt in einer ruhigen Atmosphäre besser als in einer stressigen Umgebung, in der jederzeit jemand in das Mitarbeitergespräch hineinplatzen kann.
In der Regel ist das Treffen als Vieraugengespräch geplant. Es ist aber durchaus möglich, dass der Mitarbeiter eine Vertrauensperson aus dem Betriebsrat hinzuzieht. Das kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn es sich nicht um ein reguläres Jahresgespräch handelt, sondern das Gespräch einen eher negativen Anlass hat. Ein unparteiischer Dritter kann dann später bei Unstimmigkeiten objektiver beurteilen, was tatsächlich gesagt wurde und Thema des Gesprächs war.
Gegenseitige Wertschätzung ist Kernelement eines guten Mitarbeitergesprächs. Das sollte sich auch konkret im Inhalt und der Wortwahl widerspiegeln. Der Gesprächsbeginn ist ein guter Zeitpunkt, um seinen Respekt gegenüber dem anderen zu verdeutlichen. Das erleichtert auch eine konstruktive Kommunikation. Werden kritische Themen angesprochen, ist es sinnvoll, am Ende des Gesprächs nochmal seine Wertschätzung auszudrücken, damit beide Seiten mit einem guten Gefühl aus dem Gespräch gehen können.
Ein Zeichen von Respekt ist auch eine ausreichende Vorbereitung: Der Mitarbeiter sollte sich schon im Vorfeld Gedanken darüber machen, welche Ziele er künftig verfolgen möchte und welche Unterstützung des Arbeitgebers er dafür benötigt. Noch viel wichtiger ist es aber, dass der Vorgesetzte sich vorbereitet. Die meisten Chefs und Teamleiter haben mehrere Mitarbeiter unter sich und können sich daher nicht zu jedem sämtliche Einzelheiten merken. Damit nicht während des Gesprächs eine Sucherei in der Personalakte losgeht, ist es unbedingt erforderlich, dass der der Vorgesetzte frühzeitig alle wichtigen Infos zusammengetragen hat und außerdem einige Ideen hat, wie die künftige Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter aussehen könnte.
Jedes Mitarbeitergespräch ist geprägt von den Persönlichkeiten der Teilnehmer. Man muss angemessen auf die Geschichte, die Wünsche und den Anforderungen des Mitarbeiters reagieren, damit das Gespräch zufriedenstellend verläuft. Damit man wichtige Punkte nicht vergisst, kann es aber durchaus sinnvoll sein, sich beim Mitarbeitergespräch an eine Vorlage zu halten. Eine solche Checkliste gibt Struktur vor und dient gleichzeitig als Gedankenstütze.
Eine gute Vorbereitung sorgt dafür, dass Sie sich als Vorgesetzter während des Gesprächs voll auf den Mitarbeiter konzentrieren können und alle wichtigen Informationen parat haben.
Termin vereinbaren: Legen Sie rechtzeitig den Termin für das Mitarbeitergespräch fest. Planen Sie mindestens eine Stunde dafür ein.
Raum reservieren: Damit während des Feedbackgesprächs offen miteinander kommuniziert werden kann, bedarf es eines ruhigen Raumes.
Mitarbeiter informieren: Informieren Sie den Mitarbeiter nicht nur über Ort und Zeit des Treffens, sondern bitten Sie ihn auch, das Gespräch im Rahmen seiner Möglichkeiten vorzubereiten.
Sammeln von Informationen: Im Gespräch geht es konkret um den Mitarbeiter und dessen Leistungen sowie Ziele. Dafür ist es notwendig, dass Sie alle Informationen rund um den Angestellten parat haben. Einiges kann der Personalakte entnommen werden, anderes müssen Sie gezielt zusammentragen. Wenn Sie sich im laufenden Betrieb Notizen zu bestimmten Meilensteinen des Mitarbeiters machen, hilft Ihnen das bei der Vorbereitung. Wichtige Informationen im Vorfeld sind:
Entwicklung überdenken: Machen Sie sich schon im Vorfeld Gedanken darüber, welche Potenziale der Mitarbeiter ausschöpfen und welche neuen Verantwortungen er in Zukunft übernehmen kann. So können Sie beim Treffen gezielt diese Themenbereiche ansprechen und müssen keinen Nachfolgetermin einplanen.
Ein Skript kann helfen, beim Gespräch den Faden nicht zu verlieren. Man sollte dabei aber im Hinterkopf behalten, dass das Skript nur eine Art Gedächtnisstütze bildet und keine starre Struktur vorgibt. Bestimmte Punkte sollten zwar abgearbeitet werden, aber nicht zwingend in der Reihenfolge des Skripts. Sie sollten dem Mitarbeiter Gelegenheit geben, den Gesprächsverlauf auch mitzugestalten – nur so kann eine konstruktive Kommunikation funktionieren.
Einleitung: Sie begegnen dem Mitarbeiter freundlich und auf Augenhöhe und schaffen so ein konstruktives Umfeld.
Gesprächsanlass: Es ist wichtig, dass Sie und der Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind. Legen Sie also zu Beginn noch einmal fest, worum es folgend gehen soll und wie das Gespräch ablaufen wird.
Austausch: Sowohl Sie als auch Ihr Mitarbeiter sollten sich gemeinsam über die derzeitige Situation unterhalten. Auf diese Weise lassen sich auch (potenzielle) Probleme aufdecken.
Bilanz: Ein Rückblick auf das letzte Gespräch und was sich daraufhin im Arbeitsalltag des Mitarbeiters verändert hat, ist eine gute Überleitung vom Vorgespräch zum eigentlichen Feedback.
Wahrnehmungen: Sie und Ihr Mitarbeiter haben unter Umständen unterschiedliche Perspektiven auf Sachverhalte. Gerade bei kontroversen Themen ist es wichtig, dass beide Seiten ihre Sicht schildern.
Frustrationen: Ein offenes und klares Gespräch, bei dem auch negative Aspekte angesprochen werden, kann Emotionen hochkommen lassen. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter Gelegenheit, seiner Frustration Ausdruck zu verleihen. Nehmen Sie die Gefühle des anderen ernst, lassen Sie sich aber nicht zu einer emotionsgeladenen Diskussion hinreißen.
Entwicklungsperspektiven: Nachdem der Ist-Zustand besprochen wurde, kann es an die Planung der Zukunft gehen. Gehen Sie auf die Ambitionen des Mitarbeiters ein und zeigen Sie die möglichen Optionen auf.
Vereinbarungen: Auf Grundlage des Gesprächs über mögliche Perspektiven können Sie zusammen mit dem Arbeitnehmer die konkrete Planung für die kommenden Wochen und Monate vornehmen. Gemeinsam beschließen Sie, in welchem Zeitraum Transformationen abgeschlossen sein sollen.
Abschluss: Sorgen Sie dafür, dass das Treffen zu einem positiven Abschluss findet. Der Mitarbeiter sollte das Gespräch nicht verärgert verlassen.
Da bei dem Gespräch auch wichtige Ziele und Aufgaben besprochen wurden, müssen nach dem Termin Taten folgen. So kann die Transformation starten.
Formulieren: Während des Gesprächs haben Sie sich Notizen gemacht. Bringen Sie diese möglichst zeitnah in eine ordentliche Form, damit Sie auch in einem Jahr noch verstehen, was besprochen wurde. Stellen Sie das Dokument auch Ihrem Mitarbeiter zur Verfügung.
Weiterleiten: Wenn es besondere Formulare wie zum Beispiel einen Beurteilungsbogen gibt, leiten Sie diese an die richtigen Stellen in der Personalabteilung weiter.
Veranlassen: Neue Aufgaben oder Weiterbildungen auf die man sich geeinigt hat, müssen nun umgesetzt werden.
Lernen: Jedes Mitarbeitergespräch bringt Ihnen neue Erkenntnisse für die Zukunft. Überdenken Sie, was Sie beim nächsten Personalgespräch anders machen wollen und welche Strategien gut funktioniert haben.
Auch als Angestellter gibt es einige Punkte, die Sie bei einem Mitarbeitergespräch bedenken sollten. Wenn Sie gut vorbereitet und mit konstruktivem Willen in das Gespräch gehen, kann das Feedbackgespräch Sie weiterbringen. Eine gute Vorbereitung hilft Ihnen im Gespräch enorm.
Zwar müssen Sie sich nicht so sehr auf Ihren Vorgesetzten vorbereiten wie andersrum, aber auch Sie haben wahrscheinlich nicht alle wichtigen Stationen des vergangenen Jahrs vor Ihrem geistigen Auge. Recherchieren Sie in Ihren Unterlagen und durchforsten Sie Ihr Gedächtnis: Was gab es in den vergangenen Monaten besonders? Welche Erfolge konnten Sie erreichen? Welche Fehlschläge mussten Sie hinnehmen? Eine intensive Vorbereitung verhindert auch, dass Sie im Gespräch überrascht oder gar überrumpelt werden – Sie können sich beispielsweise die richtigen Worte überlegen, um auf Kritik reagieren zu können. Überlegen Sie aber auch, wie Sie Ihrem Vorgesetzten am besten Ihre Erfolge präsentieren.
Seien Sie zudem proaktiv: Formulieren Sie Ziele für die Zukunft. Was möchten Sie kurz- und was langfristig erreichen? Erwarten Sie nicht, dass Ihr Chef oder Teamleiter Ihnen von sich aus neue Aufgaben und mehr Verantwortung zuteilt. Wählen Sie ruhig hochgesetzte Ziele, bleiben Sie aber auch realistisch und überlegen Sie sich, was man tatsächlich in den kommenden Monaten erreichen kann. Legen Sie sich eine Argumentation zurecht, mit der Sie begründen können, warum Sie für die zusätzlichen Aufgabenbereiche geeignet sind. Wenn Sie sich schon überlegt haben, welche Maßnahmen sie für neue Verantwortungsbereiche qualifizieren können, können Sie auch auf diese Frage im Feedbackgespräch schnell eine passende Antwort liefern.
Sie dürfen das Treffen nicht als Tribunal verstehen. Gehen Sie also nicht zu defensiv oder gar aggressiv in das Mitarbeitergespräch. Auch Ihr Vorgesetzter wünscht sich einen positiven Gesprächsverlauf und möchte mit konstruktiven Ideen aus dem Meeting herausgehen. Bewahren Sie also auch in kritischen Momenten Ruhe. Seien Sie freundlich und zeigen Sie bei Kritik Willen zur Verbesserung.
Niemand ist perfekt. Und so werden Sie sicherlich auch Kritik von Ihrem Vorgesetzten hören. Das ist aber in den seltensten Fällen Grund zur Sorge, sondern eine Chance zur Verbesserung. Nehmen Sie das Feedback ernst, signalisieren Sie Interesse und signalisieren Sie, dass Sie sich in den angesprochenen Punkten verbessern möchten.
Für einige ist es noch schwerer, Kritik auszusprechen, als diese anzunehmen – besonders einem Vorgesetzten gegenüber. Manche Chefs möchten dieses gegenseitige Feedback gar nicht, andere werden Sie konkret dazu auffordern. Seien Sie auch diesbezüglich vorbereitet. Bringen Sie Ihre Kritikpunkte an, bleiben Sie dabei aber sachlich und diplomatisch. Außerdem sollten Sie positive Kritik nicht vergessen. Auch Vorgesetzte hören gern Lob.
Im besten Fall haben Sie nach dem Mitarbeitergespräch mehrere neue Ziele vor Augen, die Sie so schnell wie möglich angehen sollten. Dazu gehören:
Das Mitarbeitergespräch ist immer eine Chance, sich weiterzuentwickeln. Im Idealfall gehen beide Seiten gehen mit neuen Ideen und Zielen in die Zukunft.
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