Wenn am Ende eines Geschäftsjahrs die Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht wird, ist das Kassenbuch Teil der Besteuerungsgrundlage des Unternehmens. Wie alle anderen kaufmännischen Bücher muss das Kassenbuch nach den Grundsätzen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit geführt werden. Um diese sicherzustellen, gibt es einige Pflichtangaben, die bei jedem Kassenbucheintrag vorhanden sein müssen.
Unser Kassenbuch-Vordruck im Download enthält alle Angaben, die für ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch notwendig sind. In sechs Spalten werden folgende Infos festgehalten:
- die Belegnummer des dazugehörigen Bargeldbelegs
- das Datum des Geschäftsvorfalls
- die Einnahmen in Euro
- oder die Ausgaben in Euro
- eine Bemerkung über die Art des Geschäftsfalls
- der (automatisch errechnete) Saldo aus allen Einnahmen und Ausgaben
Im Kopf des Kassenbuch-Vordrucks befinden sich zwei weitere Felder: eines, in dem Sie den Namen Ihrer Firma eintragen, und ein anderes, in dem der Zeitraum festgehalten wird, über den Sie den jeweilige Kassenbuch-Bogen führen. Unter die Tabelle setzen Sie dann nur noch Ihre Unterschrift.
Alle getätigten Einnahmen und Ausgaben werden chronologisch dokumentiert. Dabei gilt der Grundsatz: Vollständigkeit ist alles! Selbst der Kauf von Briefmarken – eine klassische Bargeldzahlung – gehört ins Kassenbuch. Einer der großen Vorteile des Kassenbuchs in der Excel-Version: Das Programm verrechnet die Posten direkt miteinander und gibt automatisch den aktuellen Saldo an.