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Auftragsbestätigung: Mit Muster zum perfekten Schreiben

Wenn ein Kunde Ihr Angebot (teilweise oder vollständig) annimmt, erteilt er Ihnen auf diese Weise den Auftrag, die offerierte Dienstleistung zu erbringen bzw. Ware zu liefern. Sie ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber es ist aus mehreren Gründen sinnvoll, auf solch eine Bestellung mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung zu antworten. Ein solches Schreiben kann telefonisch besprochene Details zusammenfassen oder alle Änderungenaufzeigen, die an dem eigentlichen Angebot vorgenommen wurden. Auch für einen expliziten Hinweis auf die AGBs eignet sich eine Auftragsbestätigung.

Die Auftragsbestätigung ermöglicht dem Kunden eine Leistungsübersicht und bietet ihm dadurch Gelegenheit, eventuelle Missverständnisse rechtzeitig aufzuklären. Sie als Auftragsnehmer verpflichten sich durch die Bestätigung hingegen, die vereinbarte Leistung zu den festgehaltenen Konditionen zu erbringen. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass das in der DIN-Normenreihe 69901 empfohlene Schreiben angemessen und rechtssicher gestaltet ist und sämtliche auftragsrelevanten Informationen enthält. Ein einfaches und überwiegend kostenloses Hilfsmittel stellen dabei Auftragsbestätigung-Vorlagen dar, bei denen es sich typischerweise um gewöhnliche Word- oder Excel-Dokumente handelt.

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Was ist eine Vorlage für Auftragsbestätigungen?

Die schriftliche Bestätigung eines Auftrags sollte nicht nur aus den oben genannten Gründen zum Pflichtprogramm eines jeden Unternehmers zählen. Ein weiterer Vorteil einer Auftragsbestätigung ist nämlich folgender: Wird das Dokument korrekt angefertigt, kann es im Streitfall auch vor Gericht verwendet werden. Für seine Erstellung benötigen Sie aber nicht unbedingt eine spezifische Software und einen Jura-Abschluss. Bereits die verbreiteten Textbearbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme wie Word und Excel bieten alle notwendigen Werkzeuge und Funktionen, um die Bestätigung zu erstellen und im Anschluss auszudrucken bzw. im PDF-Format per Mail zu verschicken.

Um nicht nach jedem Auftrag immer ein komplettes Schreiben neu verfassen zu müssen, ist es üblich, mit Word oder Excel Muster für Auftragsbestätigungen zu gestalten – bzw. auf bereits vorgefertigte Muster zurückzugreifen. Letztgenannte zeichnen sich dadurch aus, dass alle elementaren Bestandteile bereits eingefügt und mit jederzeit austauschbaren Platzhalterdaten versehen sind. Für einen neuen Auftrag müssen Sie das jeweilige Muster also lediglich entsprechend anpassen und es nicht von Grund auf neu erstellen. Das spart eine Menge Zeit. Nutzen Sie Ihre Vorlage für sämtliche Auftragsbestätigungen, dann sind Ihre Dokumente auch automatisch einheitlich designt.

Aufgrund der großen Auswahl branchenspezifischer Auftragsbestätigungen-Muster für Word und Excel finden Sie im Web passende Exemplare für die verschiedensten Branchen. Diese unterscheiden sich geringfügig hinsichtlich Layout und den inhaltlichen Elementen und sind damit optimal für die jeweilige Kundenansprache geeignet. Mit der richtigen Vorlage schaffen Sie somit die Basis dafür, dass Ihre Schreiben nicht nur korrekt und vollständig sind, sondern auch zur Branche und den häufigsten Auftragsarten passen. Wollen Sie das Dokument an Ihre Bedürfnisse anpassen, brauchen Sie lediglich ein paar Änderungen an der Vorlage vornehmen und können selbige dann problemlos abspeichern.

Auftragsbestätigung-Vorlagen: Was zeichnet ein gutes Muster aus?

Zwei Aspekte spielen bei der Bewertung einer Vorlage für Auftragsbestätigungen eine wichtige Rolle: Ein sehr entscheidendes Kriterium ist der strukturelle Aufbau. Das Schreiben soll die Informationen über die angebotene Leistung sowie die damit verbundenen Konditionen übersichtlich und verständlich präsentieren. Für den Fall, dass der Kunde Rückfragen hat, sollte er dem Dokument außerdem schnell und einfach die Kontaktmöglichkeiten entnehmen können. Im optimalen Fall – und sofern es einen solchen gibt – nennt die Auftragsbestätigung dem Kunden einen direkten Ansprechpartner.

Der zweite Faktor ist der Inhalt der Auftragsbestätigung-Vorlage im Excel- oder Word-Format. Nicht jedes Muster muss dabei alle denkbaren Elemente enthalten. Es sollte jedoch stets die für Ihre Branche typischen Bausteine beinhalten oder Ihnen zumindest Möglichkeiten bzw. Funktionen bieten, um diese schnell und ohne großen Aufwand zu ergänzen. Die folgende Liste beinhaltet sämtliche Punkte, die in einem professionellen Auftragsbestätigung-Muster auf keinen Fall fehlen sollten:

  • Firmenanschrift und ggf. weitere Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, persönlicher Ansprechpartner)
  • Adressdaten des Auftraggebers
  • Auftragsnummer und/oder Kundennummer (insofern vorhanden)
  • Datum der Auftragsbestätigung
  • umfassende Auftragsbeschreibung (Bezeichnung, Preis, Umfang der beauftragten Leistung)
  • Gesamtsumme und Umsatzsteuer (sofern notwendig)
  • voraussichtlicher Liefertermin bzw.Termin der Dienstleistung
  • Zusatzkonditionen wie Lieferkosten und -fristen oder Aufwandsentschädigung
  • Zahlungsbedingungen
  • zuständiger Gerichtsstand und Eigentumsvorbehalt

So erstellen Sie Ihre Auftragsbestätigung mit Word- und Excel-Vorlagen

Möchten Sie eine Vorlage für Auftragsbestätigungen nutzen, benötigen Sie im Grunde keinerlei besonderen Vorkenntnisse. Die bereits erwähnten Word- und Excel-Vorlagen machen zwar den Großteil der verfügbaren Exemplare aus – jedoch finden Sie auch Muster-Bestätigungen für Programme anderer Office-Suites, mit denen sich Ihre Schreiben ebenfalls anfertigen lassen. Der Unterschied zwischen Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsmustern ist lediglich der, dass letztere die Möglichkeit bieten, bestimmte Schritte zu automatisieren.

In der folgenden Anleitung stellen wir Ihnen exemplarisch die Arbeit mit einem Auftragsbestätigung-Muster für Word und Excel vor.

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Nachdem Sie sich für eines der beiden Auftragsbestätigung-Muster entschieden und dieses heruntergeladen haben, öffnen Sie es wie jedes andere Word- oder Excel-Dokument per Doppelklick. Folgende Änderungen sind nun erforderlich, bevor Sie das Bestätigungsschreiben an Ihren Kunden versenden können:

  • Links oben finden Sie Platz für Ihre Firmenadressdaten, unter die anschließend auch die Adressdaten des Empfängers einzufügen sind.
  • Auf der rechten Seite haben Sie eine etwas größere Fläche für die Präsentation Ihrer Daten. Neben einer erneuten Angabe der Firmenadresse können Sie hier auch eine Telefonnummer und/oder eine E-Mail-Adresse angeben, über die der Kunde Sie erreichen kann.
  • Über die nun folgende Betreffzeile teilen Sie dem Empfänger mit, um welche Art von Schreiben es sich handelt. Alternativ zu dem in der Vorlage gewählten BetreffAuftragsbestätigung“ können Sie hier auch einen detaillierteren Titel wie zum Beispiel „Auftragsbestätigung zu Ihrem Auftrag/Ihrer Bestellung vom 10.05.2017“ formulieren.
  • Unter dem Betreff sieht die Auftragsbestätigung-Vorlage die Angabe von drei Werten vor: Die Nummer des akzeptierten Angebots, das den Anlass für das Bestätigungsschreiben gibt, die Kundennummer (sofern vorhanden) und das Datum, an dem das Dokument aufgesetzt wurde.
  • Nachdem Sie den Empfänger und den Auftrag hervorgehoben haben, schließt sich in der Vorlage für Auftragsbestätigungen der Text an, mit dem Sie den Kunden direkt ansprechen. In ein bis zwei Sätzen haben Sie hier die Möglichkeit, sich für den Auftrag zu bedanken und auf die kommende Auflistung der vereinbarten Leistungen zu verweisen.
  • Die vereinbarte Dienstleistung bzw. die bestellten Artikel (Positionen) führen Sie in der anschließenden Tabelle auf. Unterschiedliche Waren bzw. Leistungen verzeichnen Sie dabei jeweils in einer eigenen Zeile. Standardmäßig ist die Angabe der genauenBezeichnung, der Menge, des Einzelpreises sowie desGesamtpreises vorgesehen. Sie können die Spalten aber auch an Ihre Bedürfnisse anpassen, weitere hinzufügen oder nicht benötigte entfernen. Das gleiche gilt natürlich auch für die Anzahl an Zeilen, wenn Sie Platz für weitere Positionen benötigen.
  • Die Gesamtsumme der Positionen ohne Umsatzsteuer, den fälligen Steuerbetrag sowie den endgültigen Rechnungsbetrag geben Sie gesondert unter der Tabelle an, bevor Sie sich in einem weiteren Textbereich noch einmal an den Kunden wenden. Teilen Sie alle wichtigen Zusatzinformationen (Eigentumsvorbehalt, Lieferkonditionen, Hinweis auf AGBs, Sonderaktionen etc.) mit, bevor Sie das Schreiben mit Ihrer Signatur abschließen.
  • Den Abschluss der Vorlage bildet allerdings der Fußtext, in dem Sie ein weiteres Mal Ihre Kontaktdaten einfügen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, an dieser Stelle Ihre Kontodaten (IBAN/Kontonummer, BIC/Bankleitzahl, Name der Bank) sowie die USt.-ID anzugeben.
  • Sobald Sie alle Änderungen vorgenommen haben, können Sie das Muster speichern und das Schreiben ausdrucken. Sie können die Auftragsbestätigung-Vorlage natürlich auch im PDF-Format exportieren, wenn Sie planen, das Dokument per Mail zu verschicken.

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