Social Intranets legen den Grundstein für eine offene Unternehmenskultur. Bei optimaler Strukturierung soll jeder Mitarbeiter relevante Informationen zum frühestmöglichen Zeitpunkt erhalten. Ferner ist ein elementarer Grundgedanke der sozialen Vernetzung, dass alle Angestellten auch aktiv werden und eigenen Input liefern können. Auf diese Weise erhält die Unternehmensführung nicht nur wertvolle Rückmeldungen, sondern wird auch in Sachen Management entlastet: Dank der Eigeninitiative, die durch Social Intranets ermöglicht wird, können sich die verschiedenen Teams in der Regel selbst organisieren. Nebenbei können die praktischen Netzwerk-Plattformen auch den Zugriff auf die benötigten Arbeitsmittel sicherstellen.
Auch wenn die einzelnen Lösungen stark auf die Anforderungen der jeweiligen Firma zugeschnitten und daher zum Teil sehr unterschiedlich ausfallen, gibt es dennoch einige Elemente, die sich in nahezu jedem Social Intranet wiederfinden. Die wichtigsten sind:
- Newsfeed: Newsfeeds, die häufig auch als Activity Streams (dt. „Aktivitätsströme“) bezeichnet werden, bilden häufig die zentrale Komponente eines Social Intranets. Sie sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter mit aktuellen Informationen über das Unternehmen und ihre Abteilungen versorgt werden. Dabei sind die Beiträge im Newsfeed nach Datum sortiert und der Nachrichtenverlauf jederzeit auch im Nachhinein abrufbar. Häufig werden Activity Streams in Form eines Blogs realisiert, wobei jedoch keine feste Redaktion für das Verfassen der Beiträge zuständig sein muss. Anders als in klassischen Intranets können Angestellte direkt auf neue Nachrichten reagieren, z. B. mithilfe einer Kommentarfunktion.
- Nutzerprofile und Gruppen: Eine Komponente, die bestens aus den sozialen Netzwerken bekannt ist, ist die Möglichkeit, Benutzerprofile anzulegen und zu verwalten. Diese helfen dabei, Beiträge und Kommentare zuzuordnen, und vereinfachen es den einzelnen Mitarbeitern, den geeigneten Ansprechpartner für das jeweilige Anliegen zu finden. Die Profile ermöglichen es außerdem, die Benutzer zu spezifischen Gruppen hinzuzufügen, die sich beispielsweise lediglich aus Angestellten einer Abteilung oder eines bestimmten Projekts zusammensetzen. Im kleinen Kreis können somit alle Themen angeschnitten und Neuigkeiten verkündet werden, die für andere Mitarbeiter irrelevant wären. Häufig haben Gruppen auch einen eigenen Newsfeed – zusätzlich zum Hauptfeed des Unternehmens.
- Nachrichtensystem (Messenger): Außer den Nachrichtenplattformen für das Unternehmen und die einzelnen Teams bieten Social Intranets in der Regel auch ein eigenes Chat-Nachrichtensystem, das in erster Linie als dynamische Alternative zum traditionellen E-Mail-Verkehr fungieren soll, indem es die Kommunikation in Echtzeit ermöglicht. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Kontakte sich an einem Gespräch beteiligen. Wie bei der Strukturierung des Intranets allgemein ist es üblich, verschiedene Räume wie einen Allgemein-Chat und verschiedene Gruppen-Chats einzurichten.
- Kalender: Trotz aller Kommunikationskanäle, die ein gutes soziales Unternehmensnetzwerk bietet, sollte eine einfache, klassische Kalenderfunktion in keinem Fall fehlen. Kalender helfen dabei, alle wichtigen Termine im Überblick zu behalten – egal, ob es sich um ein Team-Meeting, ein Geschäftsessen oder eine Deadline handelt. Dank der Vernetzung im Unternehmen lässt sich so bei Bedarf auch die Terminlage von Kollegen überblicken, wenn diese ihren Kalender für andere Personen freigegeben haben.
- Zentrale Dateiablage: Damit die digitale Zusammenarbeit in einem Unternehmen funktioniert, ist nicht nur ein guter Austausch von Informationen gefragt; ebenso wichtig ist ein gutes Dokumenten-Management. Fester Bestandteil vieler Social Intranets ist deshalb eine zentrale Dateiablage, die für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Hier können Dokumente abgelegt oder abgerufen werden. Durch Versionsverwaltung kann dabei sichergestellt werden, dass die ausgewählte Datei auch aktuell ist.
- Suchfunktionen: Per Definition soll ein Social Intranet die Kommunikation und Zusammenarbeit der Teilnehmer fördern. Auch wenn die enthaltenen Netzwerkkomponenten hierfür die bestmögliche Basis bilden, ist es insbesondere in großen Unternehmen nicht immer leicht, den Überblick zu behalten: Umfangreiche Kontaktlisten, scheinbar unendliche Nachrichtenverläufe und ein riesiges Dokumentensortiment machen die Suche nach einer bestimmten Information schnell zu einer mühsamen Angelegenheit. Suchfunktionen für die verschiedenen Features sollten darum zur Standardausstattung der Social-Intranet-Struktur zählen. So lassen sich bestimmte Inhalte oder Kontakte jederzeit mit einem einfachen Stichwort finden.
Um die verschiedenen Komponenten eines Social Intranets zu realisieren, wird entsprechende Software benötigt. Dazu kann man einzelne Programme für die verschiedenen Zwecke erwerben und diese aufeinander abstimmen oder aber zu Komplettlösungen greifen, die eine vollständige soziale Plattform in die Unternehmensstruktur integrieren. In beiden Fällen gilt es zu entscheiden, ob die neue Vernetzungsstruktur in einem einzigen Schritt oder nach und nach eingeführt wird. Ersteres bietet den Vorteil, dass das Intranet sofort von allen Mitarbeitern genutzt werden kann, setzt natürlich aber auch voraus, dass die notwendige Manpower zur Verfügung steht. Die Schritt-für-Schritt-Variante dauert – je nach Planung – mehrere Tage oder Wochen, hat aber den Vorteil, dass das Tagesgeschäft zu jedem Zeitpunkt gewährleistet ist (mit minimalen Einschränkungen).