Pro-Forma-Rechnung

Wird eine Rechnung nicht zu Zahlungszwecken, sondern nur aus zollrechtlichen Gründen ausgestellt, spricht man von einer Pro-Forma-Rechnung. Entsprechende Dokumente begegnen Ihnen insbesondere bei internationalen Handelsbeziehungen. Wann Pro-Forma-Rechnungen zum Einsatz kommen und welchen Zweck sie bei der Ausfuhr von Waren erfüllen, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

Bei der Pro-Forma-Rechnung (auch als pro forma invoice bekannt) handelt es sich um eine Rechnung, die den Empfänger nicht zur Zahlung auffordert. Stattdessen wird das Dokument pro forma – der Form wegen – erstellt, um gesetzlichen Vorgaben zu genügen – beispielsweise bei der Warenausfuhr in Nicht-EU-Länder (z.B. nach China, Japan oder in die Schweiz). Nicht-EU-Länder werden auch als Drittländer bezeichnet.

Zum Einsatz kommt die Pro-Forma-Rechnung in erster Linie im Außenhandel.

Handelsgeschäfte mit Drittländern unterliegen der Deklarationspflicht. Führen Sie Waren in ein Drittland aus, müssen Sie deren Wert dem Zoll gegenüber ausweisen. Und das auch dann, wenn die Waren für den Empfänger unentgeltlich ausgeführt werden – beispielsweise bei Mustersendungen, Geschenken, Spenden oder einer kostenlosen Ersatzlieferung im Rahmen der Garantie oder aus Kulanz.

In solchen Fällen wird zur zollrechtlichen Beurteilung keine Handelsrechnung, sondern eine Pro-Forma-Rechnung ausgestellt. Diese deklariert lediglich den Wert der ausgeführten Ware und hat somit eine rein informative Funktion.

Darüber hinaus kommt die Pro-Forma-Rechnung als Vorabkopie einer Handelsrechnung zum Einsatz. – beispielsweise wenn der Empfänger in Vorkasse geht. In diesem speziellen Fall dient die Pro-Forma-Rechnung als Zahlungsaufforderung.

Gebräuchlich sind Pro-Forma-Rechnungen zudem bei Geschäften, die über Akkreditive abgewickelt werden, oder als Voraussetzung für die Erteilung von Importlizenzen. Die Pro-Forma-Rechnung hat dann den Charakter eines Angebots.

In der Regel löst eine Pro-Forma-Rechnung weder beim Absender noch beim Empfänger eine Buchung aus.

Eine Pro-Forma-Rechnung kann auch als Ersatzbeleg für die Buchhaltung dienen, wenn die tatsächliche Rechnung noch nicht vorliegt, man aber bereits eine Buchung vornehmen muss. Wurde eine Leistung ausgeführt und man weiß, was sie kosten wird, hat aber noch keine Rechnung vorliegen, dann kann man über diesen Betrag eine Pro-Forma-Rechnung ausstellen. Sobald die Originalrechnung eingeht, ersetzt sie die Pro-Forma-Rechnung. Solche Ersatz- oder Eigenbelege werden beispielsweise zur Rechnungsabgrenzung am Jahresende ausgestellt.

Die Pro-Forma-Rechnung entspricht im Wesentlichen der Handelsrechnung, muss jedoch ausdrücklich als Pro-Forma-Rechnung ausgewiesen werden. Wir empfehlen Ihnen, den Betreff „Pro-Forma-Rechnung“ bzw. „Pro forma invoice“ zu verwenden.

Falls Sie eine Pro-Forma-Rechnung im Rahmen des Außenhandels erstellen, empfehlen wie Ihnen, alle Pflichtangaben für Exportrechnungen aufzuführen, um den Importeur und die zuständige Behörde des Einfuhrlandes ausreichend über die Einzelheiten der Sendungen zu informieren.

Erforderliche Angaben auf Exportrechnungen sind in der Regel:

• Name und Anschrift des Absenders
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Handelsregisternummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren
• Ursprungserklärung
• Einzel- und Gesamtpreis
• Vereinbarte Verpackungs-, Versicherungs- und Transportkosten (separat)
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
• Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
• Bankverbindung des Absenders
• Zahlungsbedingungen
• Zeitpunkt der Lieferung
• Lieferbedingungen
• Verpackungsdaten
• Zolltarifnummern

Die Rechnung sollte händisch unterschrieben und ggf. mit einem Firmenstempel versehen werden.

Von der Handelsrechnung hebt sich die Pro-Forma-Rechnung sowohl durch die Bezeichnung, als auch durch die Funktion ab. Sie vermerken auf einer Pro-Forma-Rechnung für den Empfänger klar und deutlich, dass es sich um eine Rechnung handelt, die allein aus formalen Gründen erstellt wurde und daher keine Zahlungsaufforderung beinhaltet. Anders als in der Handelsrechnung nennen Sie in der Pro-Forma-Rechnung kein Zahlungsziel.

In Deutschland wird die Pro-Forma-Rechnung als Auftragsbestätigung gewertet. In anderen Ländern erfüllt sie mitunter die Funktion eines Angebots.