KI Telefonassistent

Ja, der KI Telefonassistent ist immer verfügbar und arbeitet auf Wunsch 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche – auch an Feiertagen oder nachts, wenn Sie persönlich nicht erreichbar sind. Mit moderner KI-Telefonie verpassen Sie keinen Anruf mehr.

Die Einrichtung ist bewusst einfach gehalten und erfordert keinerlei Programmierkenntnisse. Durch die Kompatibilität mit jeder Website sowie allen gängigen Content-Management-Systemen ist der digitale Telefonassistent in der Regel in wenigen Minuten startklar:

• Wissen vermitteln: Geben Sie einfach Ihre Website-URL ein – der KI Telefonassistent analysiert Ihre Seite und lernt so automatisch alles über Ihre Leistungen und Öffnungszeiten. Ergänzen Sie durch zusätzliche manuelle Einträge das Wissen, auf das der KI Telefonassistent zurückgreift.
• Konfiguration: Wählen Sie im Dashboard eine Stimme aus und legen Sie fest, welche Daten (z. B. Kundennummer oder Terminwünsche) die KI aktiv erfragen soll.
• Aktivierung: Richten Sie die Rufumleitung an Ihrem Telefon ein.

Sollten Sie Hilfe benötigen, führen unsere Hilfe-Center-Anleitungen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Zudem können Sie das System 30 Tage lang kostenlos und ohne Risiko testen.

Ja, Ihre bestehende Geschäftsnummer müssen Sie weder ändern noch zu uns portieren. Die Integration erfolgt über eine einfache Rufumleitung, sodass Ihr Telefonservice für Ihre Kundinnen und Kunden unter Ihrer gewohnten Nummer erreichbar bleibt. Sie entscheiden selbst, wann der KI Telefonassistent einspringen soll – so stellen Sie sicher, dass kein Anruf mehr unbeantwortet bleibt. In Ihrem IONOS Paket ist zudem eine eigene neue Telefonnummer inklusive, die als Ziel für diese Weiterleitung dient oder direkt als Anrufnummer genutzt werden kann.

Die Einrichtung ist unkompliziert: Der KI Telefonassistent analysiert die Inhalte Ihrer Website über die hinterlegte URL und lernt so automatisch alles über Ihre Leistungen sowie Öffnungszeiten. Zusätzlich können Sie im Dashboard eine eigene Wissensdatenbank bearbeiten und gezielt Informationen hinterlegen. Auf dieser Basis lernt der KI Telefonassistent Ihr Unternehmen kennen und beantwortet Anfragen Ihrer Kundinnen und Kunden eigenständig und kompetent.

Absolut, denn Sie behalten zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über Ihren Telefonservice und bestimmen selbst, wann der Assistent aktiv wird. Der KI Telefonassistent fungiert dabei als intelligente Schnittstelle: Über den Anliegen-Manager im Dashboard legen Sie individuelle Anrufregeln fest und definieren per Anweisung zur Anrufweiterleitung, bei welchen Themen – wie Verkaufsanfragen oder Notfälle – eine sofortige persönliche Übergabe an Sie oder Ihr Team erfolgen soll.

Die Anzahl der möglichen Weiterleitungsziele richtet sich dabei nach Ihrem Tarif:

• Flex-Tarif: Eine feste Weiterleitung inklusive.
• Flex-Pro-Tarif: Bis zu 5 verschiedene Weiterleitungsziele.
• All-Flat Advanced-Tarif: Unbegrenzte Weiterleitungsziele für maximale Flexibilität.

Während der KI Telefonassistent Standardfragen direkt klärt, sorgt die Übermittlung der Original-Rufnummer bei einer Anrufweiterleitung dafür, dass auf dem Display sofort erkennbar ist, welche Kundin oder welcher Kunde in der Leitung ist. So kann jedes Gespräch nahtlos und professionell übernommen werden.

Ja, überzeugen Sie sich am besten selbst: IONOS bietet Ihnen die Möglichkeit, den digitalen Telefonassistenten einen Monat lang kostenlos zu testen, bevor Sie ihn offiziell für Ihre Kundinnen und Kunden freischalten. Zudem steht eine Test-Nummer bereit, unter der Sie die Technologie sofort und bereits vor dem Kauf live erleben können.

Sobald Sie Ihre gewünschten Einstellungen im Dashboard konfiguriert und gespeichert haben, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten für einen Testanruf zur Verfügung:

• Direkt-Anruf: Rufen Sie die im Dashboard bereitgestellte Rufnummer Ihres Assistenten einfach an.
• Web-Anruf: Nutzen Sie den integrierten “Test Call”-Button für einen Anruf direkt aus der Oberfläche heraus – ideal, um Konfigurationsänderungen sofort zu testen.

Erst wenn alles exakt Ihren Wünschen entspricht, klicken Sie auf "In Betrieb nehmen" und aktivieren die offizielle Rufumleitung. So gehen Sie kein Risiko ein und stellen sicher, dass Ihre KI-Telefonanlage vom ersten Moment an optimal vorbereitet ist.

Der KI Telefonassistent ist speziell darauf ausgelegt, sehr authentisch, natürlich und professionell zu klingen. Im Dashboard wählen Sie je nach Tarif aus bis zu 14 verschiedenen Stimmen und legen fest, ob Ihre Kundinnen und Kunden per „Sie“ oder „Du“ angesprochen werden. Dank moderner Spracherkennung führt das System natürliche Gespräche in ganzen Sätzen. Anruferinnen und Anrufer müssen sich somit nicht mehr durch Menüs mit Anweisungen wie „Drücken Sie die 1“ tippen.

Ehrlichkeit schafft Vertrauen: Für einen rechtskonformen Betrieb muss sich der KI Telefonassistent bereits bei der Begrüßung als KI identifizieren und auf die entsprechende Datenschutzerklärung hinweisen. Dies richten Sie ganz einfach selbst in der Oberfläche ein. Wir empfehlen, den Assistenten transparent als "digitalen Assistenten" vorzustellen. Die Praxiserfahrung zeigt: Kundinnen und Kunden schätzen eine sofortige Lösung durch eine kompetente KI deutlich mehr als besetzte Leitungen oder endlose Warteschleifen – so bleibt Ihr Telefonservice jederzeit professionell erreichbar. 

Um die Sorge vor sogenannten „KI-Halluzinationen” direkt zu nehmen: Der KI Telefonassistent basiert primär auf den gesicherten Informationen Ihrer eigenen Website. Ist sich der KI Telefonassistent bei einer Anfrage unsicher, erfindet er keine Fakten – stattdessen antwortet er höflich: „Dazu liegen mir keine genauen Informationen vor. Ich notiere das für einen Rückruf durch meine Kollegen." So bleibt Ihre fachliche Professionalität jederzeit gewahrt.

Sicherheit steht an erster Stelle: Die KI ist Ihr schnellster Filter. Über den intelligenten Anliegen-Manager erkennt das System gezielt Schlüsselbegriffe wie z. B. “Notfall”, “Wasserschaden” oder “akute Schmerzen” und leitet diese dank der Anweisung zur Anrufweiterleitung sofort nach Ihren individuellen Vorgaben weiter.

Während eine besetzte Leitung Notfälle nicht erkennen kann, leitet der KI Telefonassistent solche Anrufe direkt an Ihre hinterlegte Notfallnummer weiter oder sendet Ihnen eine Sofort-Benachrichtigung. So stellen Sie sicher, dass die wirklich kritischen Anliegen sofort bei Ihnen landen, während die KI Routineanfragen eigenständig übernimmt.

Sie sind jederzeit bestens informiert: Nach jedem einzelnen Anruf erhalten Sie automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. Diese enthält nicht nur die Telefonnummer des Anrufers, sondern auch eine detaillierte Zusammenfassung des Gesprächs und des Kundenanliegens. Das ermöglicht Ihnen ein gezieltes Nachfassen ohne Informationsverlust.

Zusätzlich bietet das IONOS Dashboard eine detaillierte Anrufhistorie mit allen relevanten Daten wie der Anzahl der Anrufe, der jeweiligen Gesprächsdauer sowie den strukturierten Inhalten (z. B. Name, Rückrufnummer und Grund des Anrufs) auf einen Blick. In den Tarifen “Flex Pro” und “Advanced” können Sie diese Daten über die API-Integration sogar direkt in Ihre eigenen Systeme übertragen.

Auch bei Terminbuchungen sorgt das System für volle Transparenz: Der Assistent vereinbart Termine und trägt diese direkt in Ihr Kalendersystem (wie z. B. Cal.com oder Calendly) ein.

Ja, der KI Telefonassistent nutzt moderne Technologien wie NLP (Natural Language Processing) und Sentiment-Analyse, um Gespräche besser zu verstehen. Während NLP dem System hilft, menschliche Sprache präzise zu verarbeiten, erkennt die Sentiment-Analyse feine Nuancen in der Ausdrucksweise und ordnet die wahrgenommene Stimmung der anrufenden Person ein.

Diese Einschätzung wird im Call Summary festgehalten. So sehen Sie auf einen Blick, ob eine Kundin oder ein Kunde beispielsweise zufrieden, neutral oder verärgert gewirkt hat. Diese Information hilft Ihrem Team dabei, Gespräche schneller einzuordnen und bei Bedarf gezielt nachzufassen.

Ja, der KI Telefonassistent lässt sich über APIs und Integrationen flexibel mit bestehenden Systemen verbinden, zum Beispiel mit CRM- oder Support-Tools wie HubSpot, Salesforce oder Zendesk.

Für Automatisierungen können Sie zudem Ihre eigene Make- oder n8n-Instanz anbinden. Damit lassen sich beispielsweise Gesprächszusammenfassungen, erkannte Anliegen oder Kontaktdaten automatisch in Ihre internen Workflows übernehmen – etwa um direkt Tickets zu erstellen, Follow-ups auszulösen oder Daten in Ihr CRM zu schreiben.

Dadurch bleiben alle Kundeninformationen zentral dokumentiert und Ihr Team kann nahtlos in den gewohnten Workflows weiterarbeiten.

Ja, bei IONOS hat der Schutz Ihrer Unternehmensdaten höchste Priorität. Der KI Telefonassistent ist vollständig DSGVO-konform. Als Marktführer garantiert IONOS höchste Datenschutzstandards nach EU-Vorgaben – alle Datenübertragungen erfolgen sicher und geschützt. Zudem weisen wir Sie bei der Einrichtung auf relevante Ergänzungen für Ihre Datenschutzerklärung hin.