# Abwesenheitsnotiz bei Kündigung: Vorlagen und Wissenswertes

Eine Kündigung oder die **Beendigung eines Arbeitsverhältnisses** gehört zum beruflichen Alltag. Was dabei oft unterschätzt wird: Eine **Abwesenheitsnotiz nach Kündigung** stellt sicher, dass E-Mail-Anfragen nicht ins Leere laufen und verhindert Missverständnisse. Gerade bei der E-Mail-Kommunikation sorgt eine klare Regelung für einen sauberen Übergang.

## Warum ist eine Abwesenheitsnotiz nach einer Kündigung wichtig?

Ein Großteil der geschäftlichen Kommunikation läuft heute per E-Mail. Entsprechend sensibel ist der Umgang mit einem beruflichen Postfach nach dem Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters.

**Ohne Abwesenheitsnotiz entstehen schnell Probleme:**

- Kunden und Kundinnen erhalten keine Rückmeldung
- wichtige Anfragen gehen verloren
- es drohen Datenschutzverstöße
- der Eindruck von Unprofessionalität entsteht

Während sich ein Telefonanschluss meist unkompliziert umleiten lässt, ist der E-Mail-Account deutlich komplexer zu handhaben. Eingehende Nachrichten dürfen **nicht einfach weitergeleitet oder mitgelesen** werden, da sie dem Datenschutz unterliegen.

**Typische Vorgehensweisen nach der Kündigung:**

<table>
  <thead>
    <tr>
      <th>Maßnahme</th>
      <th>Vorteile</th>
      <th>Nachteile</th>
    </tr>
  </thead>
  <tbody>
    <tr>
      <td><strong>Postfach löschen</strong></td>
      <td>Kein Zugriff mehr</td>
      <td>Absender erhalten nur Fehlermeldung</td>
    </tr>
    <tr>
      <td><strong>E-Mails weiterleiten</strong></td>
      <td>Kein Anfragenverlust</td>
      <td>Datenschutzrechtlich problematisch</td>
    </tr>
    <tr>
      <td><strong>Abwesenheitsnotiz aktivieren</strong></td>
      <td>Rechtssicher, transparent</td>
      <td>Muss sauber formuliert sein</td>
    </tr>
  </tbody>
</table>

Die Abwesenheitsnotiz bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist daher die **praktikabelste und rechtssicherste Lösung**. Sie informiert Absender klar darüber, dass die Person nicht mehr im Unternehmen tätig ist, und nennt einen neuen Ansprechpartner.

Hinweis Auch wenn Sie eine [Abschiedsmail an Kolleginnen und Kollegen versenden](https://www.ionos.at/digitalguide/e-mail/e-mail-marketing/abschiedsmail-an-kollegen/), ersetzt diese keine automatische Abwesenheitsnotiz. Nicht alle Kontakte sind im Verteiler, und externe Absenderinnen und Absender wissen häufig nichts vom Ausscheiden.

## Was sollte die Abwesenheitsnotiz nach einer Kündigung beinhalten?

Zweck der Abwesenheitsnotiz nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist, dass eingehende E-Mails weiterbearbeitet und beantwortet werden können. Eine [gelungene Abwesenheitsnotiz](https://www.ionos.at/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/die-perfekte-abwesenheitsnotiz-beispiele-und-vorlagen/) enthält daher folgende Punkte:

- Hinweis auf das Ende des Arbeitsverhältnisses
- klare Nennung der neuen Ansprechpartnerin oder des neuen Ansprechpartners
- alternative Kontaktmöglichkeit (E-Mail, optional Telefon)
- Hinweis, dass die Nachricht nicht automatisch weitergeleitet wird
- sachlicher, professioneller Ton im Unternehmensstil

Wichtig: Die Abwesenheitsnotiz ist keine persönliche Botschaft, sondern eine **organisatorische Information**. Stellen Sie sicher, dass die genannten Kontaktdaten aktuell sind, damit Kundenanfragen ohne Verzögerung bearbeitet werden können.

Tipp Eine [Abwesenheitsnotiz in Outlook](https://www.ionos.at/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/abwesenheitsnotiz-in-outlook-einrichten/) einzurichten, ist technisch einfach möglich und kann bei Bedarf jederzeit geändert oder deaktiviert werden.

## Worauf sollten Sie in einer Abwesenheitsnotiz nach einer Kündigung verzichten?

Auch wenn eine Kündigung emotional sein kann, gilt für die Abwesenheitsnotiz: **Sachlich bleiben**. Darauf sollten Sie verzichten:

- Gründe für die Kündigung
- persönliche Kommentare oder Bewertungen
- Kritik am Unternehmen oder an ehemaligen Kolleginnen oder Kollegen
- Hinweise auf die neue Arbeitgeberin oder den neuen Arbeitgeber
- private oder neue berufliche E-Mail-Adressen

Kontaktinformationen für die Zeit nach dem Arbeitsverhältnis gehören ausschließlich in eine **separate Abschiedsmail**, nicht in die automatische Abwesenheitsnotiz.

## Abwesenheitsnotiz nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Vorlagen

Je nach Situation wird die Abwesenheitsnotiz entweder vom ehemaligen Mitarbeitenden selbst oder durch eine berechtigte dritte Person eingerichtet. Für beide Fälle haben wir Beispiele für die Abwesenheitsnotiz bei Kündigung erstellt:

### Eigene Abwesenheitsnotiz nach Kündigung: Beispiel

```txt
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin seit dem XX.XX.XXXX nicht mehr für [Name des Unternehmens] tätig und kann Ihre E-Mail leider nicht persönlich beantworten. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an meine(n) Nachfolger(in) [Vor- und Nachname], die/der Ihnen per E-Mail an XX@XX.XX oder telefonisch unter XXXX–XXX XXXX gern weiterhilft. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.
Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname]
```

### Abwesenheitsnotiz nach Kündigung für Dritte einstellen: Beispiel

```txt
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Herr/Frau [Vor- und Nachname] ist seit dem XX.XX.XXXX nicht mehr für [Name des Unternehmens] tätig und kann Ihre E-Mail leider nicht persönlich beantworten. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an seine(n)/ihre(n) Nachfolger(in), Frau/Herr [Vor- und Nachname], die/der Ihnen per E-Mail an XX@XX.XX oder telefonisch unter XXXX–XXX XXXX gern weiterhilft. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.
Mit freundlichen Grüßen
[Name des Unternehmens]
```

### Abwesenheitsnotiz nach Kündigung – englisches Beispiel

```txt
Dear Sir or Madam,
Thank you for your message. I am no longer employed by [company name] as of XX/XX/XXXX and will not be able to respond to your email. For further assistance, please contact [first and last name] at XX@XX.XX or by phone at XXXX-XXX XXXX. Please note that your message will not be forwarded automatically.
Kind regards,
[First and last name]
```

## Thema E-Mail-Adresse: Was sollten Sie bei einer Kündigung noch beachten?

Haben Sie bisher ausschließlich mit Ihrem beruflichen **E-Mail-Account** gearbeitet und elektronisch kommuniziert? Vor der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sollten Sie sich rechtzeitig um eine **private Lösung** wie eine [sichere E-Mail-Adresse](https://www.ionos.at/office-loesungen/eigene-email-adresse "Eigene E-Mail Adresse erstellen") kümmern, etwa für Bewerbungen oder berufliche Netzwerke.

Eine eigene, sichere E-Mail-Adresse bietet langfristig mehr Unabhängigkeit und Kontrolle. Ergänzend ermöglichen professionelle Lösungen wie [Hosted Microsoft Exchange](https://www.ionos.at/office-loesungen/microsoft-exchange "Hosted Microsoft Exchange bei IONOS") weiterhin einen strukturierten und geräteübergreifenden Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte.


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